Цели проекта

Основной целью проекта было создание единого и управляемого процесса согласования и отправки отгрузочных документов в рамках уже используемой системы 1С:ERP без внедрения отдельной системы электронного документооборота.

Компания ежедневно работала с большим объемом реализаций, поэтому ключевой задачей стало не просто ускорение отдельных операций, а комплексная оптимизация всего процесса документооборота — от формирования реестра документов до их отправки контрагентам через 1С-ЭДО.

Перед проектной командой стояли следующие задачи:

• сократить время согласования документов реализации;
• минимизировать ручной труд бухгалтерии;
• исключить необходимость повторного поиска документов в системе;
• реализовать массовую обработку и отправку документов;
• автоматизировать формирование пакетов ЭДО с вложением внутренних PDF-реестров;
• обеспечить прозрачный контроль статусов документов;
• исключить риски повторной отправки или отправки несогласованных документов;
• разграничить роли бухгалтеров и согласующих сотрудников;
• встроить новый функционал в привычную для пользователей систему без необходимости обучения работе в стороннем ПО.

Отдельное внимание уделялось надежности процесса: для компании с крупными оборотами даже единичные ошибки в отправке документов могли приводить к серьезным операционным рискам.

Ситуация до внедрения

ООО "Алтайские карьеры" — крупнейший производитель нерудных строительных материалов в Алтайском крае, расположенный в Барнауле. В компании работает более 600 сотрудников, а количество автоматизированных рабочих мест превышает 100.

На момент старта проекта предприятие уже использовало 1С:ERP совместно с 1С-ЭДО. Однако работа с реализациями и отгрузочными документами была организована преимущественно вручную.

С ростом объемов бизнеса процесс начал становиться узким местом в работе бухгалтерии.

Ежедневно сотрудники формировали десятки и сотни документов реализации, каждый из которых должен был пройти внутреннее согласование перед отправкой контрагенту. На практике это выглядело следующим образом:

• бухгалтер вручную собирал список реализаций за период;
• документы часто выгружались или распечатывались для согласования;
• согласующий просматривал и утверждал документы по одному;
• после согласования бухгалтеру приходилось заново искать документы в системе;
• далее документы отдельно отправлялись через 1С-ЭДО;
• к каждому УПД вручную прикладывался PDF-реестр.

При большом объеме отгрузок такой процесс занимал часы и даже дни.

Дополнительные сложности создавали:

• отсутствие единого инструмента массового согласования;
• необходимость ручного контроля сумм к оплате;
• отсутствие прозрачных статусов;
• высокая зависимость от человеческого фактора;
• риск повторной отправки документов;
• риск отправки несогласованных реализаций.

Для компании с крупным документооборотом подобные ошибки могли приводить к серьезным финансовым и операционным последствиям.

Уникальность и инновационность проекта

Главная особенность проекта заключалась в подходе к автоматизации.

Вместо внедрения отдельной ECM- или СЭД-системы было принято решение развивать уже существующую инфраструктуру на базе 1С:ERP. Это позволило избежать сложной интеграции сторонних продуктов, сократить сроки внедрения и сохранить привычную среду работы для сотрудников.

Ключевым элементом решения стал специально разработанный документ "Согласование реестра реализаций".

Фактически он объединил в одном интерфейсе сразу несколько бизнес-процессов:

• автоматический сбор всех несогласованных реализаций;
• массовое согласование документов;
• контроль сумм к оплате;
• управление статусами;
• формирование пакетов ЭДО;
• массовую отправку документов;
• автоматическое вложение PDF-реестров.

Дополнительно были реализованы механизмы, повышающие надежность процесса:

• автоматическая блокировка повторной отправки документов;
• система напоминаний и контроля статусов;
• контроль дублирования;
• автоматический расчет итоговых сумм;
• разграничение пользовательских ролей;
• визуальный контроль использования ЭДО по контрагентам.

Инновационность проекта заключалась не только в доработке системы, но и в изменении самого подхода к работе с документами. Ранее сотрудники работали с отдельными реализациями и ручными действиями, а после внедрения получили единый управляемый процесс внутри ERP-системы.

При этом пользователям не пришлось осваивать новое программное обеспечение — вся работа осталась внутри привычного интерфейса 1С.

Публикации о проекте

• Внедрение электронного документооборота в компании ООО "ОПОРА" на базе ПП 1С:Предприятие 8 ERP Управление предприятием 2.0

Результаты проекта

Проект позволил компании полностью перестроить процесс согласования и отправки отгрузочных документов.

После внедрения бухгалтерия получила единый инструмент работы с реализациями: документы автоматически собираются в реестр, согласуются в одном окне и отправляются через 1С-ЭДО пакетно, без повторных ручных операций.

Ключевые результаты проекта:

1. Трудозатраты бухгалтерии сократились на 50–70%;
2. Цикл "согласование → отправка по 1С-ЭДО" сократился с нескольких дней до 1–2 часов;
3. Исключены случаи повторной отправки документов;
4. Полностью устранен риск отправки несогласованных УПД;
5. Значительно ускорена работа с большими объемами документов;
6. Автоматизировано вложение PDF-реестров в пакеты 1С-ЭДО;
7. Обеспечен прозрачный контроль статусов документов и этапов согласования;
8. Минимизировано влияние человеческого фактора;
9. Сокращено количество ручных операций и дополнительных проверок в Excel.

Дополнительно компания получила прозрачную систему контроля документооборота: пользователи в любой момент видят, на каком этапе находится документ, какие реализации согласованы, а какие требуют действий.

В результате ООО "Алтайские карьеры" удалось создать масштабируемый и устойчивый процесс работы с отгрузочными документами внутри существующей 1С:ERP без внедрения дополнительных решений и без кардинального изменения привычных процессов сотрудников.

1С:ERP Управление предприятием :
• Регламентированный учет
• Управленческий учет
• Электронный документооборот

Сервис 1С-ЭДО

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение реализовано на базе существующей 1С:ERP без внедрения отдельного внешнего ПО и без изменения привычного контура работы пользователей. В рамках проекта была доработана стандартная схема работы с реализациями и отгрузочными документами: данные по документам автоматически собираются в единый реестр, проходят этап массового внутреннего согласования, после чего передаются в 1С-ЭДО для пакетной отправки контрагентам. Для каждого УПД предусмотрено автоматическое формирование и вложение PDF-реестра, а также контроль статусов на всех этапах процесса.

Архитектурно решение построено как набор встроенных механизмов и доработок в 1С, работающих в едином информационном пространстве компании. Пользователи работают в одном интерфейсе, без переключения между системами и без ручного переноса данных в Excel или отдельные файлы. Это позволило сохранить действующую ИТ-ландшафтную архитектуру предприятия, обеспечить целостность данных и исключить дублирование операций.

Масштаб проекта соответствует уровню крупного производственного предприятия с более чем 600 сотрудниками и свыше 100 автоматизированных рабочих мест. Решение охватывает бухгалтерию и смежные подразделения, задействованные в формировании, согласовании и отправке реализаций, и рассчитано на ежедневную обработку большого объема документов. Проект обеспечил возможность устойчивой работы с массовым документооборотом и создал основу для дальнейшего масштабирования процесса без существенного увеличения трудозатрат.