Цели проекта

Стратегическая цель: трансформация системы электронного документооборота из источника сбоев в работе в высокоэффективный, стабильный и масштабируемый инструмент управления деятельностью НИЦ "Курчатовский институт", способный служить интеграционным ядром для всего ИТ-ландшафта организации.

Тактические цели проекта:

Задачи проекта (в соответствии с поэтапным планом):

1 очередь (апрель 2025 г.):

2 очередь (июль 2025 г.):

3 очередь (август 2025 г.):

4 очередь (октябрь 2025 г.):

Ситуация до внедрения

НИЦ "Курчатовский институт" – один из старейших и крупнейших научно-исследовательских центров России, основанный в 1943 году. Сегодня это многопрофильный научный комплекс, объединяющий более 7000 человек, включая научных сотрудников, инженеров и административный персонал. Институт является головной научной организацией по направлениям: ядерная энергетика, физика плазмы, нано-, био- и информационные технологии, материаловедение.

В структуру Центра входят многочисленные лаборатории, отделы, административно-хозяйственные службы и филиалы. Столь сложная организационная структура требует надежного инструмента для управления документами, поручениями и бизнес-процессами. Высокий статус организации и работа с государственной тайной предъявляют повышенные требования к безопасности, разграничению доступа и юридической значимости электронного документооборота.

К началу 2025 года в НИЦ "Курчатовский институт" сложилась следующая ситуация с автоматизацией документооборота.

Предыстория внедрения:

В 2023-2024 годах в НИЦ была внедрена система "1С:Документооборот государственного учреждения". Проект носил масштабный характер — было автоматизировано 2 300 рабочих мест, выполнена интеграция с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). Данное внедрение позволило решить первоочередные задачи: централизовать хранение документов и перевести в электронный вид процессы согласования заявок на закупку.

Количество пользователей и действий в системе электронного документооборота стало существенно расти уже после завершения процесса внедрения.

По мере эксплуатации и кратного увеличения материалов, действий и объемов данных со стороны пользователей, стали проявляться системные проблемы, связанные как с масштабом внедрения, так и с отдельными техническими и методологическими решениями, принятыми на этапе старта.

Ключевые проблемы, зафиксированные в ходе экспресс-обследования (ноябрь-декабрь 2024 г.):

В ходе масштабирования системы, вызванного подключением новых подразделений и ростом числа пользователей, проявились системные ограничения первоначальной архитектуры. Сложная организационно-штатная структура НИЦ "Курчатовский институт" (свыше 7 000 сотрудников, сложная иерархия подчиненности и высокая динамика кадровых перестановок) создала беспрецедентную нагрузку на механизмы расчета прав доступа и бизнес-логику. Это привело к ухудшению показателей производительности и прежний уровень автоматизации оказался недостаточным.

1. Потеря производительности при пиковых нагрузках. Под влиянием возросшего трафика и сложных расчетов прав доступа время выполнения базовых операций увеличилось на порядки. Ключевые пользовательские сценарии оказались парализованы:

• Открытие формы списка "Документы" – до 8 минут.
• Запись карточки "Исходящее письмо" – до 10 минут.
• Регистрация "Приказа по основной деятельности" — до 20 минут.
• Формирование предпросмотра файлов .xls – до 20 минут.
• Операция вставки штампа электронной подписи в файлы .xls – до 40 минут.

2. Падение фоновых процессов. Многократно возросший объем очередей задач и сложность маршрутизации обработок в условиях разветвленной структуры института стали причиной регулярных зависаний регламентных и фоновых заданий. Это приводило к нарушению критически важных обменов с другими информационными системами, задержкам в отправке корреспонденции по МЭДО и длительной блокировке перерасчета прав доступа.
3. Нарушения в работе модуля МЭДО и визуализации ЭП. Рост объемов официальной переписки с вышестоящими ведомствами выявил некоторые расхождения в реализации штампов электронной подписи с регламентными требованиями. Некорректное отображение штампов и проблемы совместимости форматов затрудняли гарантированную юридически значимую доставку документов.
4. Унаследованная противоречивость настроек и сложности эксплуатации. При обследовании выявлены узкие места:

• Коллизии прав доступа: некорректная работа механизмов замещения в условиях частой ротации кадров и сложной подчиненности приводила к тому, что пользователи регулярно теряли доступ к необходимым документам.
• Избыточность бизнес-логики: наличие дублирующих ролей и условий в бизнес-процессах, которые на малых объемах были незаметны, а при текущем масштабе работы стали причиной отказов системы.
• Проблемы миграции данных: некорректное заполнение НСИ, возникшее на этапе старта, привело к накоплению критической массы дублирующихся данных, замедляющих поиск и обработку документов.
• Беспорядочное заимствование процедур в расширениях и отсутствие описания доработок усложнили обновление конфигурации и привели к конфликтам типовой и модифицированной логики при отправке пакетов МЭДО.

Вывод по итогам диагностики:

Система перестала справляться с возросшей нагрузкой в рамках сложной организационно-штатной структуры института. Стало очевидно, что точечные исправления ошибок не дадут результата. Требовалась комплексная программа модернизации, направленная на адаптацию архитектуры под реальные масштабы деятельности, кардинальное повышение производительности (включая переход на импортонезависимое ПО для работы с файлами документов) и обеспечение стабильности в долгосрочной перспективе.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевая особенность данного проекта – уникальная коллаборация трех сторон, обладающих высокой экспертизой: заказчика (штатные специалисты Курчатовского института, глубоко понимающие специфику научной деятельности), вендора (фирма "1С", участвовавшая в доработке механизмов типовой конфигурации) и интегратора (ООО "1С-Рарус", обладающего компетенциями в сложных проектах по документообороту). Это позволило решить задачи, выходящие за рамки стандартного подхода "внедрение-сопровождение":

1. Эволюция системы: от учета закупок к "кровеносной системе" института

Проект 2025 года стал логическим продолжением и развитием предыдущего этапа автоматизации. Если на первом этапе основной фокус был сделан на закупочную деятельность и финансы, то в ходе модернизации система вышла на новый стратегический уровень:

2. Техническая оптимизация на системном уровне.

В отличие от типовых проектов, где работы ведутся "поверх" существующей логики, в данном проекте был проведен глубокий рефакторинг и тонкая настройка на всех уровнях:

3. Интеллектуальная работа с МЭДО и электронной подписью.

Развитие функционала МЭДО стало отдельным важным блоком проекта.

4. Создание механизма гибких связей и "легкого" согласования.

Анализ бизнес-процессов показал, что жесткие маршруты согласования не всегда удобны.

Публикации о проекте

• Модернизация и функциональное расширение системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в НИЦ "Курчатовский институт"

Дополнительная информация к описанию проекта

Планы развития (2026-2027 гг.)

Сотрудничество "1С-Рарус" и НИЦ "Курчатовский институт" продолжается в рамках долгосрочного договора на сопровождение и развитие системы. На 2026-2027 годы запланированы следующие мероприятия, направленные на углубление автоматизации и расширение функциональных возможностей:

1. Корректировка и оптимизация текущих настроек системы:

2. Модификация архитектуры системы управления доступом (АСУД):

3. Модификация документопотоков:

4. Стратегическое развитие:

Результаты проекта

1. Производительность системы (количественные метрики)

Главный итог – система "ожила". Достигнуто кратное сокращение времени выполнения всех критически важных операций. Замеры производились на идентичных аппаратных мощностях и на одинаковых наборах данных до начала проекта и после его завершения.

Блок "Приказы и Служебные записки":

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование