Цели проекта

Цель - переход с конкурентного решения на "1С:Кабинет сотрудника" и автоматизация кадровых процессов под ключевые требования Заказчика:

1. Прием сотрудника на работу
2. Заявление на перечисление ЗП
3. Согласие на передачу ПД для нового сотрудника
4. Согласие на передачу ПД при изменении согласия
5. "Кадровый перевод сотрудника" и "Результат интеллектуальной собственности"
6. Выпуск и отзыв УНЭП через стороннего провайдера
7. Подписание документов через стороннего провайдера
8. Авторизация в "1С:Кабинет сотрудника" через ADFS
9. Материнство
10. Командировки
11. Отражение печати ЭДО на каждой странице документа
12. Кастомизация интерфейса "1С:Кабинет сотрудника" под корпоративный стиль Заказчика.

В процессе:

1. РВД
2. ЛНА
3. Сбор согласия на командировки
4. Интеграция с "1С:Архив"
5. Разработка интеллектуального ассистента для поддержки адаптации сотрудников и навигации по HR-процессам на основе корпоративной базы знаний.

Ситуация до внедрения

ООО "Национальный Каталог" — это российская IT-компания, специализирующаяся на разработке программного обеспечения. Национальный каталог – это важная составляющая национальной системы цифровой маркировки "Честный ЗНАК", которая защищает потребителей от контрафакта, контрабанды и фальсификата.

К моменту старта проекта в компании уже функционировал корпоративный портал собственной разработки - центральная платформа взаимодействия сотрудников с HR-процессами, базой знаний, сервисами и внутренними коммуникациями. Кадровый электронный документооборот также был реализован и использовался сотрудниками на базе существующего КЭДО-решения.

На определённом этапе развития компания приняла стратегическое решение о переходе на новую платформу КЭДО - не в связи с критическими сбоями, а в рамках планового развития цифровой HR-инфраструктуры. Действующее решение выполняло базовые функции, однако не обеспечивало необходимого уровня гибкости для реализации расширенных кадровых сценариев и не позволяло обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративным порталом и экосистемой 1С.

Фундаментальным и обязательным условием работоспособности новой системы являлась интеграция с провайдером электронной подписи для обеспечения выпуска и применения УНЭП. Без этой интеграции кадровый электронный документооборот не имеет юридической силы: именно она обеспечивает легитимность подписания кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ. Данная интеграция рассматривалась не как дополнительная функциональность, а как инфраструктурный фундамент всего решения.

Данный переход направлен на повышение эффективности работы системы, улучшение её масштабируемости и снижение затрат на поддержку в долгосрочной перспективе.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта был совершен переход с конкурентного решения КЭДО на "1С:Кабинет сотрудника".

Одним из ключевых запросов со стороны клиента была интеграция со сторонней ИС. Для этого была доработана возможность выпуска УНЭП через API оператора ЭДО до того, как аналогичный функционал появился в типовом решении "1С:Кабинет сотрудника".

Также в рамках проекта ведётся разработка интеллектуального ассистента, направленного на упрощение взаимодействия сотрудников с HR-процессами.

Решение не является обучающей системой, а фокусируется на практической поддержке сотрудников: помогает быстро находить нужные документы, инструкции и ответы на типовые вопросы, снижая нагрузку на HR-службы.

Ассистент использует корпоративную базу знаний и адаптирует ответы под контекст запроса пользователя, что позволяет ускорить адаптацию новых сотрудников и повысить доступность HR-сервисов.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Трудозатраты без учета сопровождения внедренной системы – 3 910 часов, из них 2 864 часов - трудозатраты на внедрение и доработку сервиса "1С:Кабинет сотрудника" и 1 046 часов - трудозатраты на разработку интеллектуального ассистента для поддержки пользователей и адаптации сотрудников с использованием корпоративной базы знаний.

Количество сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО - <10%

Были выявлены следующие преимущества перехода на "1С:Кабинет сотрудника":

• Бесшовная интеграция с типовым продуктом "‎1С:Зарплата и управление персоналом"
• Возможность кастомизации "‎1С:Кабинет сотрудника" под нужды бизнес-заказчиков
• Возможность использования мобильного приложения
• Более дружелюбный и приятный в использовании для конечного пользователя интерфейс
• Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников.

Результаты проекта

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника :
• Электронный кадровый документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения была спроектирована как комплексная информационная система на базе "1С:Кабинет сотрудника" (on-premise), обеспечивающая переход с ранее используемого решения и дальнейшее развитие кадрового электронного документооборота с учетом специфических требований Заказчика.

1. Переход на "1С:Кабинет сотрудника"

Ключевой архитектурной задачей проекта стал не просто перевод кадровых процессов на новую платформу, а органичное встраивание "1С:Кабинет сотрудника" в существующую цифровую инфраструктуру компании. Одним из центральных элементов этой инфраструктуры является корпоративный портал собственной разработки - внутренняя платформа, объединяющая HR-сервисы, базу знаний, оргструктуру и инструменты взаимодействия сотрудников. Именно интеграция с корпоративным порталом стала архитектурным приоритетом: "1С:Кабинет сотрудника" должен был стать не изолированным инструментом, а частью единого цифрового пространства компании, доступного сотрудникам через привычный интерфейс портала. При переходе важно было учесть уже имеющийся опыт взаимодействия с системой КЭДО у конечного пользователя.

Выбранная архитектура позволила:

• перенести основные кадровые процессы в единый цифровой контур;
• обеспечить более гибкую адаптацию системы под требования Заказчика;
• обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративным порталом компании как основной точкой входа сотрудника в HR-сервисы;
• снизить зависимость от ограничений предыдущего решения;
• создать основу для последующего наращивания функциональности без необходимости смены платформы;
• реализовать интеграцию с существующим порталом Заказчика.

2. Интеллектуальный контур обучения и адаптации пользователей

Отдельным архитектурным блоком решения является разрабатываемый интеллектуальный ассистент, предназначенный для поддержки пользователей и упрощения взаимодействия с HR-процессами.

Решение не является обучающей системой и не заменяет корпоративные обучающие инструменты. Его основная задача — предоставить сотрудникам быстрый доступ к актуальной информации (в том числе хранящейся в "1С:Кабинет сотрудника") и помочь ориентироваться в кадровых процессах компании.

Ассистент будет встроен в корпоративный контур и интегрирован с базой знаний, что позволит:

• находить ответы на типовые вопросы по HR-процессам;
• помогать новым сотрудникам быстрее ориентироваться в документах и регламентах;
• снижать нагрузку на HR;
• обеспечивать единый и актуальный источник информации.

На рисунке 2 приведен пример схемы одного из меню, используемого при работе интеллектуального ассистента.

На текущем этапе решение разработано как технологический компонент и планируется к внедрению в корпоративный мессенджер компании.

3. Интеграция с "1С:Архив"

Для обеспечения целостного жизненного цикла кадровых документов в архитектуру решения была заложена интеграция с "1С:Архив". Это направление находится в развитии, однако уже на этапе проектирования оно рассматривалось как значимый элемент масштабируемой архитектуры.

Интеграция с программным продуктом "1С:Архив" ориентирована на решение следующих задач:

• централизованное хранение кадровых документов;
• обеспечение прозрачности доступа к архивным данным;
• поддержка регламентированного хранения и последующего поиска документов;
• повышение управляемости кадрового документооборота в долгосрочной перспективе.

4. Интеграционный и функциональный контур решения

Архитектура проекта включает набор доработок и интеграций, формирующих единое цифровое пространство кадрового документооборота.

В рамках решения были реализованы и развиваются следующие блоки:

• прием сотрудника на работу;
• заявление на перечисление заработной платы;
• согласие на передачу персональных данных для нового сотрудника;
• согласие на передачу персональных данных при изменении согласия;
• кадровый перевод сотрудника;
• процессы по результатам интеллектуальной собственности;
• выпуск и отзыв УНЭП через стороннего провайдера;
• подписание документов через стороннего провайдера;
• авторизация в "1С:Кабинет сотрудника" через ADFS;
• процессы, связанные с материнством;
• оформление командировок;
• отражение печати ЭДО на каждой странице документа;
• кастомизация интерфейса "1С:Кабинет сотрудника" под корпоративный стиль Заказчика.

5. Масштаб проекта

Масштаб проекта определяется не только количеством автоматизированных процессов, но и глубиной архитектурных изменений.

Фактически речь идет о построении новой корпоративной HR-платформы, охватывающей:

• кадровый электронный документооборот;
• электронное подписание документов;
• управление пользовательским доступом и авторизацией;
• интеграцию с внешними сервисами;
• поддержку пользователей с использованием искусственного интеллекта;
• развитие архивного контура хранения документов.

Проект носит масштабный характер, поскольку затрагивает одновременно:

• замену ранее используемой системы;
• перестройку ключевых кадровых процессов;
• интеграцию с внешним провайдером электронной подписи;
• адаптацию интерфейсов и пользовательского опыта под корпоративные стандарты Заказчика;
• создание технологической базы для дальнейшего развития КЭДО-процессов.