Цели проекта

Цель: снизить трудоемкость работ в подразделении при переводе кадрового документооборота в электронный вид на базе сервиса "1С:Кабинет сотрудника".

Ситуация до внедрения

Группа предприятий "Готэк" – это один из крупнейших производителей упаковочных материалов в Центральной России. Производственные площадки ГП "Готэк" распределены по разным регионам страны. Управляющая компания находится в Москве, с филиалом в Железногорске.

Уникальность и инновационность проекта

Специальные сценарии оформления документов для непрерывного производства 24/7

Система настраивалась так, чтобы кадровые документы можно было инициировать и согласовывать в любое время суток, включая ночные смены и выходные. Реализованы специальные сценарии обработки внеплановых заявлений для рабочего персонала, когда согласование переносится с кадровой службы на руководителя производственного подразделения, работающего в сменном режиме.

Процесс оформления внепланового выхода сотрудника на работу

На схеме показан пример процесса оформления внепланового выхода сотрудника на работу через личный кабинет. Сотрудник подает заявление, руководитель производственного подразделения, который в нерабочий день находится на смене, согласует заявление в своем интерфейсе. Далее "1С:ЗУП" автоматически формируется комплект кадровых документов, который подписывается с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) и оформленных МЧД (машиночитаемых доверенностей), подтверждающих полномочия подписантов.

Благодаря настроенным правам и маршрутам согласования внеплановые выходы и другие срочные кадровые ситуации оформляются напрямую через сотрудников и руководителя производственного подразделения. Данный функционал обеспечивает точное следование нормам трудового законодательства и минимизирует риски их несоблюдения.

Масштабная настройка индивидуальных правил согласования

Для каждого типа заявления (всего порядка 40 видов, включая внеплановые выходы, изменения условий, приказы выходного дня и др.) настроены базовые маршруты согласования и "правила‑исключения" для нестандартных ситуаций. На уровне каждого юридического лица для одного заявления действует 10–15 дополнительных правил согласования, что позволяет учитывать сложную организационную структуру и разные схемы подчиненности.

Адаптация печатных форм под кадровые регламенты заказчика

В рамках адаптации кадрового электронного документооборота под реальные процессы ГП "Готэк" выполнена доработка печатных форм и связанных с ними механизмов.

Типовые формы не в полной мере соответствовали требованиям заказчика, так как на предприятии к моменту внедрения уже существовали собственные устоявшиеся форматы кадровых документов и регламенты их оформления. Ранее часть этих документов использовалась в другой учетной системе, часть — в бумажном виде, поэтому при переходе на КЭДО потребовалось не просто "оцифровать" документы, а воспроизвести привычную для заказчика логику работы в новом цифровом контуре.

Новая печатная форма "Приказ об индексации заработка"

Наиболее показательной стала доработка приказа об индексации заработка. В типовом варианте такой приказ не отправляется в кабинет сотрудника и формируется общей таблицей по всем сотрудникам. Тогда как для ГП "Готэк" реализована персональная печатная форма для каждого работника с выводом коэффициента индексации, изменившегося оклада или часовой тарифной ставки и должности сотрудника.

Сложность доработок была связана с тем, что менялась не только форма документа, но и сам механизм расчета отдельных реквизитов. Например, коэффициент индексации для ГП "Готэк" в ряде случаев должен рассчитываться не напрямую из документа, как в типовой поставке, а собираться из нескольких регистров с учетом внутренних правил компании.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в АО "Управляющая Компания ГП "Готэк"
• Автоматизация кадрового электронного документооборота в ООО "Готэк-Полипак Арамиль" при помощи сервиса "1С:Кабинет сотрудника"
• Автоматизация кадрового электронного документооборота в ООО "Готэк-Полипак Переславль" при помощи сервиса "1С:Кабинет сотрудника"

Результаты проекта

"Компания – это не только цеха, планы и показатели. Это прежде всего люди. Для группы предприятий нашего масштаба переход к КЭДО был не просто IT‑проектом, а перестройкой ежедневной работы с людьми. Сейчас более 3 тысяч сотрудников оформляют заявления, внеплановые выходы, знакомятся с приказами через "1С:Кабинет сотрудника". Выделенный специалист "1С‑Рарус" сопровождает систему, консультирует и обрабатывает наши заявки. Мы продолжаем развивать систему КЭДО: регулярно добавляем новые виды заявлений и документов, усиливаем аналитику по HR‑процессам и шаг за шагом делаем электронный формат взаимодействия стандартом для всех предприятий группы".

Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения опирается на две объединенные базы "1С:Зарплата и управление персоналом". Исходно кадровый учет велся в двух базах: головной организации и филиала. Это не позволяло корректно выстроить сквозные маршруты согласования между УК и филиалом.

Совместно с заказчиком проведена работа по объединению баз и стыковке справочников и ролей так, чтобы согласующие лица могли работать с документами сотрудников из разных подразделений в едином контуре "1С:Кабинет сотрудника". Сервис интегрирован с обеими базами и обеспечивает полный цикл работы с кадровыми документами.

Маршрутизация документов учитывает организационную структуру АО "УК ГП "Готэк": заявления направляются на согласование начальникам смен, руководителям, HR‑специалистам и бухгалтерам с учетом того, относятся ли они к управляющей компании или к филиалу.

Разграничение доступа реализовано через отдельные роли для сотрудников, руководителей, начальников смен и ответственных по КЭДО. При этом пользователям показываются только те виды документов, которые реально используются в их роли (например, скрыты неиспользуемые виды заявлений и командировок).