Цели проекта

• Единая база клиентов. Создание, ведение и использование единой базы данных существующих и потенциальных клиентов.
• Контроль качества. Обеспечение контроля качества проработки поступающих запросов.
• Эффективность закупок. Автоматизация процессов по закупкам для повышения прозрачности и скорости.
• Аналитика. Построение системы сбора статистики для объективной оценки эффективности продаж.
• Оперативная отчетность. Автоматизация формирования отчетности для руководства.
• Сервис. Повышение качества администрирования процесса взаимодействия с поставщиками и клиентами.

Ситуация до внедрения

ООО "РТ-ИНФОРМ" – стратегическая организация прямого управления Государственной корпорации "Ростех", выступающая центром компетенций по вопросам информационных технологий и информационной безопасности. Миссия ООО "РТ-ИНФОРМ" заключается в обеспечении цифрового суверенитета Корпорации за счет внедрения высокотехнологичных защищенных ИТ-решений, создания технологической основы для безопасности, эффективности и инновационного развития. Клиенты компании – это более 700 организаций, входящих в корпоративный контур Государственной корпорации "Ростех".

В своей работе компания руководствуется установленными стандартами, которые гарантируют единый подход к организации всех ключевых процессов. Это касается и сферы взаимодействия с поставщиками: все закупочные процедуры проводятся централизованно в соответствии с Единым положением о закупке Государственной корпорации "Ростех" (ЕПоЗ). Данный подход создает равные и прозрачные условия для всех участников рынка.

Для управления договорной и закупочной деятельностью в Корпорации используется Автоматизированная система управления финансовой и закупочной деятельностью (АС ФЗД). Это одна из крупнейших инсталляций на базе 1С в России. Операционные процессы по сделке — от первичных расчетов и запросов коммерческих предложений до согласования закупочной документации — были выстроены на базе системы "1С:Документооборот".

При этом ряд задач управления продажами и закупками не был автоматизирован. В частности, отсутствовала единая история взаимодействий. Информация о контрагентах (как о поставщиках, так и о заказчиках), история переговоров, данные по потенциальным сделкам хранились в личных архивах сотрудников, электронной почте и различных файлах. Это затрудняло обучение новых менеджеров, повышало риски потери значимой информации и не позволяло строить целостную картину взаимоотношений с партнером. Не было единой цифровой среды для управления полным жизненным циклом коммерческой сделки — от первичной заявки и расчета до заключения договора и исполнения обязательств. Каждый этап требовал ручного переноса данных и отслеживания в разных системах или таблицах, что затрудняло контроль исполнения сделок.

Уникальность и инновационность проекта

С помощью механизма ключей аналитики создана единая цифровая модель, связывающая все этапы жизненного цикла сделки — от первичной потребности и коммерческого предложения до исполнения доходных и расходных договоров, включая закупочные процедуры. Каждое изменение статуса, цены или лимита отражается в связанных объектах, что позволяет говорить о динамическом цифровом двойнике процесса, работающем в реальном времени.

С помощью реализованного механизма ключей аналитики построена связанная цифровая структура, которая в реальном времени объединяет:

• все этапы движения сделки: от первичной потребности и коммерческого предложения до заключения доходного договора, инициирования закупочных процедур и исполнения расходных договоров;
• множественные ценовые параметры: предварительные стоимости закупки (как на основе предварительных расчётов, так и по уже заключённым расходным договорам), стоимости, зафиксированные в коммерческих предложениях и договорах, а также цены на стороне закупки — начальную максимальную цену (НМЦ), цену победителя, итоговую стоимость по расходному договору;
• статусную модель закупки: отслеживаются все состояния — от проекта расходного договора, запроса КП, формирования НМЦ, выбора победителя до утверждённого договора и фактической отгрузки с указанием сроков;
• временные параметры: плановые и фактические сроки отгрузки как по доходным, так и по расходным договорам, что позволяет синхронизировать исполнение обязательств.

Таким образом, формируется цифровой двойник сделки, который в каждый момент времени содержит полную непротиворечивую картину: какова плановая и фактическая маржинальность, какие лимиты уже использованы, на какой стадии находятся связанные закупки, соответствуют ли сроки поставки обязательствам перед клиентом. Любое изменение — будь то корректировка цены в коммерческом предложении или сдвиг даты отгрузки — мгновенно отражается во всех связанных объектах, автоматически пересчитывая итоговые показатели и доступные лимиты.

Это позволяет перейти от управления отдельными документами к управлению жизненным циклом контракта как единым цифровым объектом. Для Госкорпорации "Ростех", где ООО "РТ-ИНФОРМ" выступает центром компетенций, такой цифровой двойник сделки становится эталонным решением, обеспечивающим сквозную прозрачность и контролируемость сложных цепочек продаж, и может быть масштабирован на другие предприятия контура.

Публикации о проекте

• Пресс-релиз

• Внедрение программного продукта "1C:CRM. Модуль для ERP и КА" для компании ООО "РТ-ИНФОРМ", предоставляющей ИТ-услуги для госкомпаний

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

В рамках реализации проекта сотрудниками компании ООО "AKAM" были проведены следующие работы:

• Выполнено предпроектное моделирование - проведены интервью с ключевыми пользователями компании для уточнения и формализации бизнес-требований.
• Разработан план реализации проекта, определены границы продукта MVP и ключевые результаты (контрольные точки) этапов проекта.
• Выполнен этап реализации:
  • адаптация системы для реализации процессов продажи и закупки;
  • адаптация механизмов интеграции с "1С:Документооборот".
• Проведены демонстрации доработанного функционала системы и консультации по использованию типовых возможностей модуля.
• Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проведено очное и удаленное обучение пользователей, разработаны инструкции для пользователей системы, а также для прикладного и системного администратора, проведена первоначальная настройка базы.

По итогам внедрения программных продуктов "1C:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА" и "АКАМ:Управление сложными продажами" (при параллельном внедрении 1С:ERP) удалось автоматизировать коммерческую и закупочную деятельность со сквозными аналитиками, позволяющими понять, какие продажи какими закупками обеспечивались:

• В системе объединены процессы управления продажами и закупками. Для этого в модуле 1С:CRM реализован механизм ключей аналитики, который связал все наиболее важные объекты: номенклатуру, сделку по продаже, расчетную стоимость продажи и закупки номенклатуры, доходный договор, заявку на закупку, НМЦ и стоимость победителя закупки, расходный договор. Это обеспечило полную прослеживаемость сделок от первоначальной потребности до конечного исполнения обязательств.
• На 30% ускорена подготовка коммерческих предложений: система автоматически рассчитывает различные варианты цен, на основе расчетов менеджер может быстро сформировать предложение для клиента.
• Автоматизирован контроль доступных лимитов по договорам. Система позволяет вести доходные и расходные договоры, фиксировать их лимиты и контролировать остатки на каждом этапе сделки от предварительного расчета до закрытия заказа.
• В расходных договорах четко фиксируются цены поставщиков, на этапе предварительного расчета для коммерческого предложения цены проверяются автоматически. В итоге на 100% предотвращены продажи ниже себестоимости.
• Ускорено получение управленческой отчетности: отчеты по продажам и закупкам, в том числе по маржинальности сделок, теперь формируются автоматически. Сотрудники избавились от необходимости ручного заполнения электронных таблиц, а руководство своевременно получает информацию для планирования и контроля работы подразделений.

1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2 :
• Управление клиентской базой
• Управление базой поставщиков
• Управление контактами с клиентами
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление ценами
• Управление договорами
• Управление задачами и бизнес-процессами
• Подсистема оповещений
• Отчеты

АКАМ:Управление сложными продажами :
• Управление проектами (ИТ-Инициативами)

Архитектура решения и масштаб проекта

• "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА" и модуль "АКАМ:Управление сложными продажами" встроены в базу 1С:ERP, в которой работают все пользователи системы.
• Двусторонний обмен с "1С:Документооборот".

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Для доступа в контур разработки подрядчиками использовались системные блоки, выданные ООО "РТ-ИНФОРМ".