За 3 месяца специалисты "1С-Рарус" настроили и доработали систему электронного документооборота под потребности предприятия:

• Реализованы настройки, позволяющие автоматизировать процесс работы с договорными документами:
• Подготовка проекта договорного документа: настроены видовой состав; шаблоны карточек договоров; необходимые дополнительные реквизиты, с установкой условий по обязательному заполнению.
• Отправка договора на согласование: настроены маршруты обработки и условия отправки договоров в обработку.
• Права доступа: ограничено редактирование реквизитов договора после его отправки на согласование, созданы маршруты согласования исходя из различных условий.
• Обработка результатов согласования.
• Обеспечение подписания договора руководителем.
• Подписание документа контрагентом: настроены поэтапные проверки на подписание договора со стороны контрагентов.
• Регистрация договора: настроена нумерация договорных документов и проверка на наличие регистрационного номера в ходе обработки договора.
• Бесшовная интеграция СЭД с системой управления предприятием обеспечивает автоматическое создание договора в "1С:ERP" на основе согласованного и зарегистрированного договора из "1С:Документооборот" с переносом всех данных и возможностью дозаполнения специфичными реквизитами.
• Создан обработчик копирования файлов из вспомогательных договорных документов — в основной договор, чтобы в ERP-системе был доступ к информации, указанной в Дополнительном соглашении/ Приложении.
• Реализовано автоматическое создание задач с уведомлением руководителей при формировании записи об отсутствии сотрудника. Система позволяет оперативно назначить замещение на основе полученной задачи.

• Контроль задач и поручений. Внедрение подсистемы контроля исполнения задач повысило исполнительскую дисциплину и сократило сроки выполнения операций. Реализовано прозрачное отслеживание ответственных и контрольных дат.
• Управление договорами. Модуль управления договорами обеспечил централизованный учет документов и контроль сроков исполнения во всех удаленных подразделениях компании. Система автоматически напоминает о наступлении ключевых событий – окончании срока действия контрактов, необходимости прохождения согласований.
• Единая экосистема 1С. СЭД-система адаптирована под интеграцию с "1С:ERP", что позволило настроить комплексное взаимодействие между подразделениями и обеспечить работу в единой базе данных.
• Контроль исполнения обеспечения нужд производства. Система позволила на 20% сократить сроки обеспечения производственных нужд.

"Ценным результатом внедрения стали позитивные изменения в проектной культуре компании. Опыт, полученный при совместной работе по современным лекалам, проанализировали и использовали для усовершенствования подходов к управлению другими бизнес-инициативами, повысив их общую эффективность".

Проект характеризуется высокой степенью сложности из-за необходимости согласования требований всех подразделений предприятия, у каждого из которых были свои процессы и требования.

Чтобы все работало слаженно, тщательно изучены бизнес-процессы, система настроена так, чтобы устраивать всех участников документооборота: от офисных сотрудников до заводской администрации. Проведено обучение и подготовлены инструкции с полным описанием действий специалистов на каждом этапе процесса.