Цели проекта

Внедрение "1С:Кабинет сотрудника" обеспечивает перевод кадрового документооборота в электронный вид (КЭДО), создание единого инструмента взаимодействия работников с кадровыми службами, а также реализация электронного подписания документов.

Цели проекта внедрение КЭДО:

• повышение управляемости кадровых бизнес-процессов;
• повышение эффективности работы всех участников кадровых бизнес-процессов;
• соблюдение трудового законодательства и подготовка к возможному переходу всех работодателей на КЭДО по закону;
• повышение точности кадрового учета за счет исключения "человеческого фактора";
• укрепление репутации компании как технологичного работодателя и HR-бренда.

Ситуация до внедрения

"Зарубежнефть" – российская нефтегазовая компания, имеющая богатую историю и уникальный опыт по разработке нефтегазовых месторождений.

Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) осуществлено в рамках соответствия политики развития компании. Основные направления деятельности "Зарубежнефть" в области цифровизации:

• формирование нового подхода к управлению данными,
• обеспечение модернизации бизнес-процессов,
• создание цифровой экосистемы компании,
• внедрение цифровых технологий и платформенных решений.

Создание системы взаимодействия сотрудников и кадровых служб является органичным продолжением программы организационного развития, продуманным решением для повышения эффективности работы кадровых служб и решения вопросов, непосредственно касающихся каждого сотрудника компании. Внедрение КЭДО должно помочь избежать таких негативных факторов, как:

• потери времени, как сотрудников, так и HR-специалистов, на выполнение стандартных, рутинных процедур, например, оформление различных заявок, договоров, справок;
• значительная доля ручного труда отдела кадров и бухгалтерии и связанные с этим издержки – повышенные трудозатраты, возможность появления ошибок и т.д.;
• риски, связанные с защитой персональных данных, возможными нарушениями требований законодательства вследствие "человеческого фактора" и т.д.

Уникальность и инновационность проекта

При переводе кадрового документооборота в электронный вид пришлось встретиться и преодолеть следующие вызовы и риски, усложнявшие старт проекта:

• Внедрение и разработка исключительно в закрытом контуре – это один из первых в РФ опыт подобного внедрения;
• Отсутствие коммерческой версии решения к началу внедрения и выход в ходе проекта коммерческой версии с измененной структурой решения;
• Регулярные обновления 1С:ЗУП, что приводило к несоответствию версий и необходимостью затрачивать дополнительное время на подготовку и тестирование;
• Малая команда – проект был реализован командой 12 человек против масштабной и чувствительной задачи.

Благодаря слаженной работе проектной команды все трудности удалось преодолеть. Достигнуты поставленные цели. Добились положительного результата благодаря тому, что:

• было выработано собственное решение ("универсальный процесс");
• разработка решения была начата на основе бета-версии;
• после выхода коммерческого решения для сближения версий были выполнены повторные работы;
• реализовано пошаговое планирование, которое четко соблюдалось;
• обновления были включены как неотъемлемая часть проектного процесса;
• выполнено четкое закрепление ролей.

В процессе внедрения Системы создана уникальная система, поддерживающая использование личного кабинета для каждого сотрудника, интегрированная с системой на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" и другими информационными системами предприятия.

Преимущества, которые обеспечивает система кадрового электронного документооборота на базе "1С:Кабинет сотрудника":

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Кабинет сотрудника" в АО "Зарубежнефть"

Дополнительная информация к описанию проекта

Формула выбора проектов улучшений основана на соблюдении двух важнейших требований:

• Эффективность — получение максимального результата при минимальных затратах.
• Клиенториентированность — опережение ожиданий заказчика.

С целью повышения зрелости процессов в ходе внедрения большое внимание уделялось оптимизации контрольной среды:

• встроены проверки на размещение обязательных документов при формировании заявления работником;
• реализована связка 1С:ЗУП и 1С:КС для проверки условий и лимитов;
• осуществлена проверка на коллизии (несоответствия, пересечения);
• создан интерфейс администратора для оперативного контроля документооборота.

Примеры контролей:

• Контроль размещения подтверждающих документов;
• Контроль заполнения обязательных реквизитов;
• Проверка на соблюдение лимитов / условий (компенсация проезда, событийные
• Контроль подачи "задним числом";
• Контроль пересечения событий;
• Блокировка ПФ и учетного документа после подписания;
• Контроль ошибок ввода (нарушение хронологии, наложение событий);
• Запрет на отправку инициирующего документа при нарушении регламентных сроков подачи;
• Контроль по признаку "военнообязанный" для отправки обязательных сведений;
• При предоставлении отпуска: контроль наличия отпуска не менее 14 к.д., не менее 1 рабочего дня в периоде, контроль предоставления отпуска авансом;
• Автозаполнение информации о замещающем из регистра 1С:ЗУП.

Результаты проекта

Внедрение Системы на базе "1С:Кабинет сотрудника" обеспечило:

• соответствие требованиям законодательства, т.к. переход на электронный кадровый документооборот предусмотрен трудовым законодательством (ФЗ-63, ТК РФ);
• интеграцию с экосистемой 1С, что позволяет перевести кадровые процессы в электронный формат внутри привычной среды без сложных доработок и перегрузки основной учётной системы.
• автоматизацию рутинных процессов – рассылку документов, сбор подписей и ознакомлений, контроль сроков через автоматические напоминания.

В результате внедрения КЭДО работа сотрудников ОЦО и Корпоративного центра в части взаимодействия сотрудников и кадровых служб происходит в электронном виде без использования бумажных носителей. При этом сохранены автоматизированные бизнес-процессы всех ранее действующих систем с реализацией обмена данными в рамках централизованной системы интеграции.

В ходе реализации проекта разработки и внедрения КЭДО были достигнуты следующие практические и важные результаты:

В русле государственной политики импортозамещения важным достижением явилось то, что внедрение КЭДО обеспечило полное соответствие требованиям по использованию отечественных IT решений.

Ещё один существенный экономический показатель — дисконтированный срок окупаемости проекта составляет 1,2 года.

Планами дальнейшего развития системы предусмотрено тиражирование внедренного решения на все многочисленные филиалы компании.

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника :
• Зарплата и финансы
• Отпуска и отсутствия
• Документы и справки
• Личные данные и настройки
• Специализированные кабинеты
• Администрирование и настройка

Архитектура решения и масштаб проекта

Пилотный проект реализован в рамках подразделений – Объединенного центра обслуживания (ОЦО) и Корпоративного цента.

В ходе проекта была реализована автоматизация сквозных бизнес-процессов как основа КЭДО:

• автоматизированы цепочки шагов ("нарядов");
• принцип работы пользователей "одна роль – одна система";
• работа исполнителей в едином интерфейсе ("мои задачи");
• доступ заявителей к системе подачи обращений круглосуточный, территориально не ограничен.

Внедрение КЭДО осуществлялось с соблюдением следующих принципов:

• внедрение в закрытом контуре,
• кастомизация решения в ходе внедрения,
• глубокая автоматизация контрольной среды,
• берем лучшее из новых релизов,
• используем собственные решения для адаптивности и масштабируемости разработки.

Благодаря соблюдению изначально установленных требований была отстроена адаптивная и защищенная система, обеспечившая реализацию функционала решения текущих кадровых вопросов сотрудников компании.

Прикладной объект "Универсальный процесс"