Цели проекта

Общие цели и задачи внедрения электронного документооборота в группе компаний "РТСофт" со стороны собственника и руководства компании:

Корпоративный контроль и дисциплина

• Внедрить контрольные процедуры корпоративного уровня.
• Обеспечить контроль исполнения поручений и исполнительской дисциплины.

Цифровизация и переход на отечественное решение

• Перейти от зарубежной системы к лидеру российского рынка СЭД - "1С:Документооборот".
• Обеспечить цифровизацию документооборота компании: переход к электронным форматам создания, обработки, хранения и обмена документами с автоматизацией workflow, что ускорит процессы, минимизирует ошибки, повысит прозрачность и обеспечит доступность данных в реальном времени.
• Электронный архив. Обеспечить с структурированное хранение сканированных копий и оригинальных цифровых документов

Централизованное хранение и управление

• Организовать хранение и управление всеми документами компании в едином репозитории.
• Автоматизировать управление договорным документооборотом: создать электронное хранилище договоров, процедуры согласования и работу контрактной комиссии.
• Автоматизировать ведение организационно-распорядительной документации (ОРД), локально-нормативных актов (ЛНА), корреспонденции и других документов организации.

Интеграция

• Реализовать бесшовную интеграцию с "1С:ERP+PM Управление проектной организацией".

2. Цели и задачи по автоматизации проектной документации в "1С:Документооборот" со стороны собственника и руководства компании.

РТСофт – проектноориентированная компания, специализирующаяся на создании уникальных автоматизированных решений для каждого клиента, где каждый договор является отдельным проектом.

Стратегическая цель:

Обеспечить комплексную автоматизацию ведения проектной документации в "1С:Документооборот" для повышения качества исполнения проектов, снижения времени на подготовку документов, усиления контроля исполнительской дисциплины и оперативного принятия решений по критичным точкам в заключении и исполнении договоров.

Учесть специфику проектной деятельности в инженерной компании:

• Длительные и сложные проекты с длинным циклом заключения и исполнения контрактов и цепочками согласования.
• Каждая стадия завершается актом или протоколом, а выдаваемые документы проходят согласование с заказчиком, а при необходимости, со смежными подрядчиками.
• Строгие нормативные требования к проектной документации и ведению проектов.
• Значительный объем технической документации.
• Тесная увязка документов с договорными и исполнительными этапами.

Ключевые бизнес-цели:

• Повысить качество проектной документации для заказчиков за счет типизации шаблонов и автоматизированного сбора данных из всех ИС.
• Сократить время на подготовку и обработку документов не менее чем на 40% за счет централизованного электронного хранения и автоматизации.
• Усилить контроль за исполнительской дисциплиной через автоматизированный учет поручений, сроков и статусов по проектам.
• Минимизировать риски при заключении и исполнении договоров путем внедрения контрольных процедур на уровне автоматизированных рабочих процессов.

Задачи проекта

• Создать единое электронное хранилище проектной документации:

Формировать автоматизированное "дело проекта" в "1С:Документооборот", включающее организационную, договорную и техническую документацию, с автоматическим сбором данных из "1С:ERP+PM Управление проектной организацией", CRM и других ИС.

• Автоматизировать централизованное ведение технической документации:

Настроить хранение, версионирование и доступ к технической документации (спецификации, чертежи, сметная документация, проектная документация), разработанной по проектам, с интеграцией шаблонов и автоматическим заполнением из проектных систем.

• Внедрить типизацию и автоматизацию шаблонов документов:

Разработать и загрузить библиотеку типовых шаблонов проектной документации (договоры, акты, технические задания), с автозаполнением на основе данных проекта для минимизации ручного труда.

• Настроить контроль исполнительской дисциплины:

Реализовать рабочие процессов для выдачи, отслеживания и контроля поручений по проектам (уведомления, эскалация просрочек, отчеты по статусам) с интеграцией в "1С:Документооборот".

• Обеспечить контрольные процедуры для критичных точек:

Автоматизировать проверки на ключевых этапах (заключение договоров, утверждение документации, исполнение, контроль договорных условий, преждевременный старт работ, досрочное закрытие) с формированием аналитики для принятия решений собственником и руководством.

• Интегрировать с существующими ИС:

Настроить двустороннюю синхронизацию "1С:Документооборот" с "1С:ERP+PM Управление проектной организацией" и другими системами для автоматического обновления проектных дел и отчетности.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "РТСофт" — высокотехнологичная инжиниринговая компания, созданная в 1992 году. Специализируется на разработке и внедрении инновационных высокотехнологичных решений в области автоматизации процессов для различных отраслей промышленности и электроэнергетики.

Уникальность и инновационность проекта

Проект ООО "РТСофт-проект" обладает высокой уникальностью и инновационностью, поскольку впервые в компании создана целостная цифровая среда управления проектной документацией на базе "1С:Документооборот", ред. 3.0, адаптированная под специфику проектно-ориентированного инжинирингового бизнеса. В отличие от традиционного документооборота, решение объединяет в едином проектном деле организационные, договорные и технические документы, обеспечивая их сквозную связанность с жизненным циклом проекта. Дополнительную ценность создала бесшовная интеграция с 1С:ERP+PM, позволяющая объединить проектный, финансовый и документный контуры в единую цифровую среду и позволившая организовать работу в режиме "одного окна", автоматизировать формирование документов, согласование, контроль исполнения поручений и управление критичными точками. Проект создал основу для повышения управляемости, прозрачности и дисциплины исполнения, сократил сроки подготовки документации и снизил риски при заключении и реализации договоров.

Уникальность решения заключается в адаптации "1С:Документооборот" под специфику крупной инженерной компании, где каждый договор рассматривается как отдельный проект, а документы тесно связаны с договорными, техническими и исполнительными этапами.

Решение демонстрирует успешную адаптацию стандартных возможностей "1С" к сложной отраслевой специфике и может рассматриваться как тиражируемая практика для проектных и инжиниринговых компаний.

Публикации о проекте

• Автоматизация работы с проектной документацией с помощью "1С:Документооборот КОРП" в ООО "РТСофт-проект"

Дополнительная информация к описанию проекта

В рамках проекта обеспечено комплексное цифровое ведение проектной документации и реализованы цели:

• повышения качества исполнения проектов и подготовки проектной документации для заказчиков
• типизации и минимизации времени на подготовку документов по проектам
• контроля исполнительской дисциплины по выдаваемым поручениям по проектам
• принятия решений по критичным точкам и процедурам контрольного уровня при заключении и исполнении договоров.

Схема цифровизации проектного документооборота

Уровень 1. Ведение проектной документации. Ведение карточек документов, связанных с проектом и договором по видам проектной документации

Уровень 2. Формирование единого дела проекта в "1С:Документооборот"

Единое дело проекта включает карточки документов, связанных с проектом напрямую или через связи с другими документами (например документы связанного договора). Карточки документов создаются непосредственно в "1С:Документооборот" или создаются в других первичных системах (1С:ERP, CRM, cметное ПО, конструкторское ПО) и выгружаются (импортируются) в "1С:Документооборот", где запускаются процессы обработки документов, хранятся файлы, обеспечивается совместная работа.

Уровень 3. Отчетность и контроль.

• Реестр проектной документации,
• Контроль управления проектами в соответствии с процедурами,
• Сводка исполнения поручений по проекту
• Контроль исполнительской дисциплины по выдаваемым поручениям по проектам на контроле у руководства

Уровень информационного обеспечения. Управление основными данными - Master Data Management (MDM)

1. Единые справочники и классификаторы (виды документов, организации, проекты, договоры, контрагенты, сотрудники, виды связей между документами, статусы документов)
2. Роли при работе с проектной документации и система разграничения прав
3. Бизнес-процессы обработки документов, контроль за прохождением
4. Совместная работа с документами: редактирование в системе, версионность, уведомления
5. Шаблоны проектной документации
6. Хранение файлов
7. Инструменты ИИ по разработке и актуализации технической и отчетной документации по проектам: эксплуатационная документация, руководства пользователя, отчетная документация по выполненным работам для заказчиков.

1. Договорная документация:

• договоры, акты, накладные, УПД, дополнительные соглашения, счета на оплату с клиентами, подрядчиками, поставщиками.

2. Корреспонденция:

• входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, переписка на корпоративном почтовом ящике.

3. Организационно-распорядительная документация:

• приказы, распоряжения, протоколы.

4. Техническая документация:

• предпроектная документация и техническое задание,
• проектная документация (пояснительная записка, функциональные схемы, сметная документация),
• рабочая документация (ведомость документов и спецификация, схемы электрические, задания заводу-изготовителю,
• эксплуатационная документация (руководство пользователя, руководство по техническому обслуживанию, программа и методика испытаний (ПМИ))

5. Документация по управлению проектом:

• устав проекта, план-график работ, бюджет проекта, статус-отчет по проекту, отчет по завершению проекта

6. Контрольные корпоративные процедуры

• проверка контрагента, контрактная комиссия, старт работ по проекту, финансирование проекта за свой счет, заявка на расходование денежных средств, перенос сроков исполнения, прогнозный перерасход бюджета, доработки после закрытия договора.

Структура связей проектной документации для создания Дела проекта

"Проект" связан с "Договорами с заказчиком" и "Договорами с подрядчиками и поставщиками"

Документы, связанные с "Проектом":

a. Устав проекта
b. Статус-отчет по проекту
c. Отчет по завершению проекта
d. Приказ о начале работ по проекту
e. Приказ о завершении работ по проекту
f. Отчет об обследовании
g. Техническое задание
h. Проектная документация
i. Рабочая документация
j. Эксплуатационная документация

Документы, связанные с "Договором с заказчиком":

a. Протокол контрактной комиссии
b. Входящие и исходящие письма
c. Договорные документы (акты, накладные)
d. Счета на оплату

Документы, связанные с "Договором с подрядчиками и поставщиками":

e. Договорные документы
f. Входящие и исходящие письма
g. Заявки на оплату

Документы, связанные с "Договором с подрядчиками и поставщиками":

h. Протокол оценки и выбора поставщика

Документы, связанные с "Договором с заказчиком":

i. Анализ контрагента

В рамках проекта разработаны шаблоны проектной документации

Управление проектом

j. Устав проекта
k. Статус-отчет по проекту
l. Отчет по завершению проекта

Организационно-распорядительная документация

m. Приказ о начале работ по проекту
n. Приказ о завершении работ по проекту
o. Протокол контрактной комиссии

Корреспонденция

p. Шаблон письма "О направлении документов по проекту/титулу (договора № от / акта выполненных работ № от и т.п.)"
q. Шаблон описи о передачи документов
r. Шаблон письма "О принятии и оплате выполненных Работ по договору"
s. Шаблон письма от заказчика с гарантийным обязательством вернуть подписанную товарную накладную.

Техническая документация

t. Отчет об обследовании
u. Техническое задание
v. Программа и методика испытаний (ПМИ)

Контрольные процедуры корпоративного уровня при заключении и исполнении проектов

Принятие решений по критичным точкам проекта (ворота качества/gates) — это регламентированная процедура, направленная на минимизацию рисков при отклонении от стандартного жизненного цикла проекта.

Каждая из процедур инициируется исполнителем в системе "1С:Документооборот", направляется на согласование и принятие решения.

Перечень контрольных процедур в "1С:Документооборот":

1. Предквалификация и проверка контрагента (due diligence)
2. Принятие решения о заключении контракта (контрактная комиссия)
3. Досрочный старт работ
4. Контроль контрактных гарантий и обеспечения (банковские гарантии, залог)
5. Принятие решений по критичным точкам проекта
6. Финансирование проекта за свой счет
7. Заявка на расходование денежных средств
8. Перенос сроков исполнения
9. Прогнозный перерасход бюджета
10. Доработки после закрытия договора

Типовой бизнес-процесс по контрольным процедурам содержит следующие этапы:

1. Инициация (Руководитель проекта)
2. Анализ и согласование (Группа управления проектом, Аналитик)
3. Утверждение (Куратор, руководство)
4. Фиксация (Руководитель проекта, контроллинг

Результаты проекта

В рамках проекта в ГК "РТСофт" была создана и введена в промышленную эксплуатацию единая система управления проектной документацией на базе "1С:Документооборот", ред. 3.0 с бесшовной интеграцией с "1С:ERP+PM Управление проектной организацией". Решение обеспечило переход от разрозненного хранения и согласования документов к централизованному, управляемому и прозрачному электронному документообороту по жизненному циклу проекта.

Достигнутые эффекты

• Организовано единое электронное "дело проекта", в котором консолидируются организационные, договорные и технические документы из связанных информационных систем.
• Автоматизированы ключевые маршруты согласования, исполнения и контроля документов, что усилило исполнительскую дисциплину и сократило зависимость от ручных операций.
• Обеспечено централизованное хранение, версионирование и быстрый поиск проектной документации, включая договоры, акты, переписку, технические файлы и результаты согласований.
• Реализована сквозная работа с документами из интерфейса 1С:ERP, что позволило работать в режиме "одного окна" без переключения между системами.
• Снижены риски, связанные с использованием зарубежной платформы, за счет перехода на российское решение и сокращения TCO на сопровождение и интеграции.

Измеримые результаты

• Суммарный объем выполненных работ проектной командой составил 4032 человеко-часа.
• Проект завершен и введен в промышленную эксплуатацию 29.12.2025.
• Обеспечена работа решения для 75 одновременно работающих пользователей и 150 автоматизированных рабочих мест.
• Сокращено время подготовки и обработки документов за счет типовых шаблонов, автоматического заполнения и маршрутизации согласований.
• Повышена полнота и управляемость реестра проектной документации, а также контроль сроков по поручениям и критичным точкам проекта.

Управленческий результат

Проект позволил выстроить управляемый документооборот, связанный с жизненным циклом проекта: от исходных данных и договорных документов до исполнительной документации и отчетности заказчику. Для проектно-ориентированной компании это создало основу для более быстрого принятия решений, снижения рисков на этапах заключения и исполнения договоров и повышения качества подготовки проектной документации.

1С:Документооборот КОРП :
• Управление документами
• Процессы и задачи
• Работа с договорами
• Учет мероприятий

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения "1С:Документооборот" с бесшовной интеграцией с "1С:ERP+PM Управление проектной организацией" обеспечивает решение всех задач поставленных по проекту внедрения электронного документооборота и автоматизации ведения проектной документации в группе компаний "РТСофт". Основные уровни архитектуры:

• Клиентский уровень: Тонкий/толстый клиент, веб-доступ и мобильное приложение. Обеспечивают удобный интерфейс для работы с задачами, реестрами и файлами.
• Сервер приложений (кластер "1С"): Обрабатывает бизнес-логику — маршруты согласования, контроль исполнения, схемы процессов. Отработка процессов интеграции. Файловое хранилище. Резервирование.
• Сервер баз данных: Обеспечивает функционирование СУБД MS SQL server, в которой развернута база данных.

Бесшовная интеграция 1С:ERP+PM (1С:ERP) и "1С:Документооборот КОРП" (1С:ДО)

В рамках проекта реализована бесшовная интеграция между "1С:ERP+PM Управление проектной организацией" и "1С:Документооборот". Данное объединение систем позволило работать с документами, процессами и файлами 1С:ДО непосредственно из интерфейса 1С:ERP, не переключаясь между программами и обеспечило работу в режиме "одного окна". Бесшовная интеграция обеспечила возможность:

• Работы в интерфейсе ERP: добавление команд и ссылок на объекты 1С:ДО внутри 1С:ERP (документы, файлы, процессы, задачи, переписка).
• Автоматического создания документов: Создание документов 1С:ДО на основании данных 1С:ERP, и наоборот (например, из карточки договора в 1С:ДО создается договор в 1С:ERP, а на основание "Реализации товаров и услуг" в 1С:ERP создается документ в 1С:ДО, автоматически связанный с карточкой договора).
• Согласования и контроля: запуск процессов согласования, утверждения или исполнения по документам ERP прямо из их карточек, контроль статусов задач.
• Обмена файлами: хранение присоединенных файлов в 1С:ДО с доступом к ним из 1С:ERP.
• Синхронизации НСИ: использование общих справочников (контрагенты, договоры, пользователи, организации).

Масштаб внедренного решения

Информационные базы:

• Рабочая база (основная база, в которой работают пользователи),
• Тестовая база (ежедневно создаваемая база, копируется из рабочей базы, для обучения, воспроизведения ошибок, тестирования функционала)
• База для разработчиков (база на отдельном сервере, в которой ведутся доработки)
• Резервные копии баз (каждую ночь по расписанию проводится резервирование базы данных)

Количество одновременно работающих пользователей: 75.

Количество автоматизированных рабочих мест: 150

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Дополнительное ПО:

• Windows server 2019;
• Microsoft SQL Server Standard 2017;
• CuneiForm;
• GPL Ghostscript;
• ImageMagic 7.1.1-47 Q16-HDRI;
• PDFCreator;
• Microsoft Filter Pack 2.0;
• Adobe PDF iFilter 9;
• IIS.

Оборудование:

Сервер приложений: CPU Intel Xeon Gold 6136 (2 шт), RAM 128 Гб.

Файловая подсистема:

SSD 480 Гб под временные файлы. RAID1.
HDD 7 Тб под хранение вложений. RAID10.
HDD 930 Гб под ОС и ПО. RAID1.
HDD 1,8 Тб под журналы регистрации и технологические журналы. RAID10.
Сервер СУБД: CPU Intel Xeon Gold 6126 (2 шт), RAM 256 Гб.

Файловая подсистема

SSD 446 Гб под временные файлы и базы tempdb. RAID1.
HDD 558 Гб под ОС и ПО. RAID1.
HDD 1,8 Тб под рабочую база данных (файлы базы). RAID10.
HDD 1,8 Тб под рабочую база данных (файлы журнала транзакций). RAID10.
HDD 1,8 Тб под рабочую база данных (файлы базы). RAID10.
HDD 1,8 Тб под рабочую база данных (файлы журнала транзакций). RAID10.
HDD 14 Тб под копии баз данных. RAID10.