Цели проекта

• повышение качества и оперативности принятия управленческих решений в рамках основных процессов деятельности ФГБОУ ВО "ВГУВТ" путем адаптации учетных и аналитических механизмов используемых прикладных решений;
• обеспечение выполнения единых регламентов работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке с использованием системы;
• обеспечение выполнения единых регламентов документооборота и формирования отчетности с использованием системы;
• совершенствование организационных принципов и технологий управления основными процессами деятельности ФГБОУ ВО "ВГУВТ", обеспечение системного подхода к управлению.

Ситуация до внедрения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Волжский государственный университет водного транспорта" (ФГБОУ ВО "ВГУВТ") – высшее транспортное учебное заведение России. Учреждено 17.12.1930 в Нижнем Новгороде. Сейчас при ВГУВТе работают 6 филиалов, колледж и представительства в различных городах на Волге. ВУЗ имеет в составе 5 факультетов и 27 кафедр, а также курирует работу общежитий для размещения иногородних студентов.

В 2022 году проектная команда 1С:Первого Бита провела для ФГБОУ ВО "ВГУВТ" 2 комплексных предпроектных обследования в рамках внедрения программных продуктов 1С:Университет ПРОФ и 1С:Колледж ПРОФ, целью которых была подготовка технических заданий для выхода на открытый тендер.

На объекте автоматизации имелась самописная Автоматизированная информационная система по управлению данными учебного процесса. Со временем данная система функционально устарела, процесс обновления и адаптации значительно усложнился, а затраты на поддержку решения возросли.

У учреждения имелись 1С:Университет ПРОФ и 1С:Колледж ПРОФ, в которых велся учет по приемной кампании в рамках ВПО и СПО соответственно.

Внедрение Системы на базе современного программного продукта, находящегося на поддержке, с применением преимущественно типовых методов внедрения должно было обеспечить осуществление эффективной управленческой деятельности образовательных процессов ФГБОУ ВО "ВГУВТ", ускорения процессов обновления и адаптации системы, а также снижения стоимости ее сопровождения.

По итогам конкурсного отбора обоих тендеров исполнителем была определена проектная команда 1С:Первого Бита.

Уникальность и инновационность проекта

Проект уникален тем, что включает комплексный подход к автоматизации осуществления управленческой деятельности образовательных процессов ФГБОУ ВО "ВГУВТ". Необходимо было в ограниченные сроки реализовать функциональное решение, перекрывающее все ранее задействованные контуры, но на современных и поддерживаемых программных продуктах на базе 1С:Предприятие. Немаловажным является и тот факт, что потребности в сохранении конфигураций на сопровождении Фирмой 1С обязывали осуществить внедрение преимущественно типовыми методами.

План-график проекта составили с учетом поэтапного запуска систем. Технология сбалансированного внедрения направлена на реализацию проекта с минимальными сроками и стоимостью. При этом по условиям Технического задания существовал заранее согласованный объем работ на каждый этап с оговоренной ответственностью компании-интегратора. Предложенная экспертами 1С:Первого Бита схема взаимодействия позволила гибко управлять ходом внедрения и сократить стоимость проекта за счет расстановки приоритетов работ.

По итогам внедрения сотрудникам ФГБОУ ВО "ВГУВТ" провели обучение по работе с функционалом внедренных подсистем, а также ряд консультаций, посвященных специфике работы в новых для вуза отраслевых конфигурациях. Благодаря этому пользователи смогли приступить к решению практических задач с минимальными потерями. Вовлеченность сотрудников Заказчика позволила уложиться в сроки и бюджет проекта.

1 этап. Организация процесса

За 1 неделю выстроена схема коммуникации, согласован график работ, а также предоставлены необходимые сведения для старта проекта.

2 этап. Работы в рамках 1С:Университет

2.1. Создание механизмов по загрузке данных;

2.2. Внедрение автоматизированной подсистемы "Структура университета";

2.2. Внедрение автоматизированной подсистемы "Планирование учебного процесса";

2.3. Внедрение автоматизированной подсистемы "Управление студенческим составом".

3 этап. Работы в рамках 1С:Колледж ПРОФ:

3.1. Создание механизмов по загрузке данных;

3.2. Внедрение автоматизированной подсистемы "Учебная часть";

3.3. Внедрение автоматизированных подсистем "Отделения", "Успеваемость", "Посещаемость", "Кураторы";

3.4. Внедрение автоматизированных подсистем "Расписание", "Аудиторный фонд";

3.5. Внедрение автоматизированных подсистем "Выпуск", "Электронный журнал";

3.6. Внедрение автоматизированной подсистемы "Общежитие";

3.7. Внедрение автоматизированных подсистем "Воспитательная работа", "Нормативная база", "Рабочие программы", "Методическая работа".

Перенос данных из исторической системы выполнялся на каждом подэтапе посредством созданных обработок.

Загружались данные по студентам (в том числе данные по приказам), оценкам и учебным планам - через специализированные шаблоны в формате xls.

Формат внедрения:

Большая часть работ была выполнена на мощностях 1С:Первого Бита. Для обучения и консультации сотрудников были организованы выезды в соответствии с утвержденным графиком. В ходе проекта была выстроена оперативная линия поддержки по телефонной линии и электронной почте. Еженедельно проектные группы заказчика и интегратора проводили совещания посредством видеоконференцсвязи, в рамках которых удавалось решать существенный массив вопросов.

Публикации о проекте

• Создание цифровой экосистемы по ВО на базе программного продукта "1С:Университет ПРОФ" в Волжском государственном университете водного транспорта
• Создание цифровой экосистемы по СПО на базе программного продукта "1С:Колледж ПРОФ" в Волжском государственном университете водного транспорта

Результаты проекта

• увеличению оперативности и качества исполнения управленческих процессов в части учета контингента и образовательного процесса учреждения на 15%;
• сокращению расходов на сопровождение и поддержку программного обеспечения на 20%.

1С:Университет :
• Структура университета
• Планирование учебного процесса
• Управление студенческим составом

1С:Колледж :
• Учебная часть
• Отделения
• Успеваемость
• Посещаемость
• Кураторы
• Расписание
• Аудиторный фонд
• Выпуск
• Электронный журнал
• Общежитие
• Воспитательная работа
• Нормативная база
• Рабочие программы
• Методическая работа

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 130

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В ходе проекта специалистами 1С:Первого Бита были созданы специализированные обработки-загрузчики данных из исторической информационной системы, которые также были переданы в ФГБОУ ВО "ВГУВТ".