Цели проекта

Цель: модернизировать информационную систему для ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, расчета заработной платы и стипендий.

Задачи:

• Перевести бухгалтерский и налоговый учет на "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" (1С:БГУ), ред. 2.0.
• Осуществить перевод кадрового учета, расчета заработной платы и стипендий на "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП" (1С:ЗКГУ), ред. 3.1.
• Адаптировать программные продукты 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ под потребности учета в ДВФУ, сохранив возможность оперативного внедрения изменений законодательства в информационные системы.
• Интегрировать 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ между собой и существующими информационными системами университета.

Ситуация до внедрения

ФГАОУ ВО "Дальневосточный федеральный университет" (ДВФУ) - один из крупнейших вузов на Дальнем Востоке страны, ведущий свою историю с 1899 года. Учреждение расположено на острове Русский, на берегу бухты Аякс. В университете обучается 26 000 студентов, преподавательский состав насчитывает 5 600 сотрудников. Смарт-кампус ДВФУ первым в России оснащен системой "электронный университет", это целый микрогород с обширной инфраструктурой.

На момент старта проекта в ДВФУ для бухгалтерского, налогового, кадрового учета и расчетов заработной платы использовались программные продукты "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 1.0, и "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения".

Создание цифровой инфраструктуры – ключевой приоритет ДВФУ в рамках государственной программы поддержки университетов "Приоритет 2030".

Для оптимизации управления процессами университета было решено модернизировать систему финансово-хозяйственной деятельности, учитывая развитие используемых программных продуктов:

• перейти с редакции 1.0 на современную редакцию 2.0 "1С:Бухгалтерия государственного учреждения";
• заменить "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения" на "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", редакция 3.1.

По результатам конкурсного отбора исполнителем проекта выбран новосибирский офис "1С-Рарус", имеющий многолетнюю экспертизу в сфере автоматизации учреждений государственного сектора.

Уникальность и инновационность проекта

Амбициозные цели и масштаб задач университета требовали высокого уровня цифровой зрелости ИТ-системы.

Проект в цифрах:

• 23 000 студентов – расчет стипендий;
• 5 500 сотрудников – расчет заработной платы;
• 310 доработок системы, в том числе 24 аналитических отчета, 91 печатная форма;
• 7 интеграций с внешними системами вуза.

Мушатенко Андрей Владимирович, директор по цифровой трансформации ДВФУ:

"Мы создали комплекс взаимодействующих информационных систем финансово-хозяйственного учета университета. Обеспечено оперативное получение данных для бухгалтерии, налогов, учета сотрудников, расчета зарплат 5,5 тысячи сотрудников и стипендий 23 тысяч студентов. Во время проекта команда "1С-Рарус" делилась знаниями и передавала опыт, что помогает нашей ИТ-службе эффективно поддерживать адаптированную систему, полностью отвечающую нашим потребностям в решении задач учета и управления".

Публикации о проекте

• Автоматизация бухгалтерского учета в ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет» на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»
• Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы в ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет» на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»

Результаты проекта

1. Модернизирована информационная система ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также расчета заработной платы и стипендий университета путем перехода на современные редакции программных продуктов "1С:Предприятие" и их адаптации.
2. Разработаны и применены механизмы автоматизированного переноса данных остатков и оборотов, адаптированные под особенности учета университета.
3. Организован процесс формирования и учета договоров на образовательные услуги.
4. Благодаря возможностям гибкой настройки типовых отчетов на 30% быстрее формируется управленческая отчетность.
5. На 50% ускорено формирование регламентированной бухгалтерской, персонифицированной и статистической отчетности.
6. Обеспечена возможность оперативного внедрения изменений законодательства в учетные информационные системы университета. В ходе опытно-промышленной эксплуатации выполнено 6 обновлений 1С:ЗКГУ и 4 обновления 1С:БГУ на релизы, выпущенные фирмой "1С".
7. Проведены вебинары для пользователей, подготовлены видеозаписи для новых сотрудников, разработаны текстовые инструкции. Комплекс обучающих материалов позволил оперативно адаптировать сотрудников к работе в модернизированной системе.

В ходе проекта специалисты "1С-Рарус" адаптировали решение 1С:БГУ под требования университета. Реализован следующий функционал:

• Оперативный учет имущественных операций по основным средствам с хранением информации о пользователях, местонахождении и состоянии имущества.
• Формирование договоров безвозмездного пользования имуществом и материальных пропусков.
• Учет движения денежных средств в разрезе дополнительных экономических аналитик.
• Учет наличных денежных средств в разрезе касс, учет операций инкассации с автоматическим заполнением формы "Инкассация КМ-7".
• Механизмы формирования и согласования заявок на оплату с возможностью пакетного ввода расчетно-платежных документов.
• Помощник загрузки, распределения и отражения в учете реестров по поступлению доходов, полученных от банка.
• Пакетное формирование расчетно-платежных документов по выплате заработной платы.
• Помощник формирования движений по депонированию зарплаты и выплате депонентов.
• Механизм пакетного формирования реестров на перечисление денежных средств подотчетным лицам в соответствии с форматами банка и соответствующих документов на оплату.
• Механизм пакетного изменения реквизитов договоров на образовательные услуги и планов-графиков финансирования.
• Помощник перерасчета начисления доходов будущих периодов по услугам платного образования, а также договорам найма и возмещения коммунальных расходов, медицинских услуг при изменении их стоимости.

Реализация автоматизированных процессов кадрового учета и расчета заработной платы университета потребовала адаптации функционала 1С:ЗКГУ. Внедрены следующие возможности:

• Автоматическое заполнение графика работы сотрудников в соответствии с занимаемой ставкой.
• Возможность просмотра сведений справочника "Штатное расписание" на рабочую дату.
• Регистрация изменений статьи финансирования сотрудника при помощи разработанных документов "Изменение статей финансирования сотрудников" и "Изменение штатного расписания".
• Механизм приема уволенных сотрудников по данным прошлого учебного года.
• Формирование заявок на перечисление денежных средств по заработной плате, НДФЛ, страховым взносам, удержаниям по исполнительным листам, удержаниям по профвзносам.
• Автоматическое перераспределение между статьями финансирования сумм при расчете резерва отпусков сотрудников, согласно среднего заработка сотрудников.
• Учет расходов будущих периодов по ежегодным отпускам, предоставляемых авансом.
• Создание документов "Отсутствие" по всем местам работы сотрудника, на основании документа по одному из них.
• Возможность загрузки сведений о надбавках медицинских работников на основании файла табличного редактора.
• Формирование выплат сотрудникам в разрезе признака "Банковский резидент", для казначейских платежей в разрезе лицевого счета в казначействе и классификационных признаков счетов (КПС).
• Расчет сумм стипендии нуждающимся в зависимости от назначенных иных начислений.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Планирование и санкционирование
• Денежные средства
• Материальные запасы
• ОС, НМА, НПА
• Услуги, работы, производство
• Платное обучение
• Налоги
• Учет и отчетность

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадры
• Зарплата
• Выплаты
• Налоги и взносы
• Отчетность, справки

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ адаптированы с информационными системами вуза:

• начисления и оплата студентам;
• данные по плановому и фактическому отпуску сотрудника;
• данные по расчетным листкам сотрудника и студентов.

2. Сайт ДВФУ - в части информации об оплате по договорам на образовательные услуги.