


- Бухгалтерский и налоговый учет
- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)

Цели проекта
НИЯУ МИФИ была необходима модернизация и автоматизация системы бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Основная цель заключалась в повышении прозрачности и контроля за финансовыми операциями, улучшении управления проектной деятельностью и сокращении кассовых разрывов. Университет также стремился устранить существующие проблемы в начислении заработной платы и оптимизировать учет доходов и расходов по проектам.
Ситуация до внедрения
НИЯУ МИФИ — один из ведущих научно-образовательных центров России, специализирующийся на ядерной физике, радиационной безопасности, IT-технологиях и других высоких технологиях. Основанный в 1942 году, университет обладает мощной научной базой и уникальной инфраструктурой для подготовки высококвалифицированных специалистов. Университет активно участвует в научных исследованиях и разработках, поэтому его деятельность требует эффективного и прозрачного управления финансовыми ресурсами, что становится критически важным для успешной реализации проектов, в том числе в рамках государственных заказов.
- Увеличение объемов отчетности: с каждым годом возрастало количество отчетов, которые университет должен был предоставлять различным государственным органам.
- Разрозненные системы учета: используемые на тот момент информационные системы не были интегрированы, что затрудняло сбор данных для отчетности и вело к дублированию информации и ошибкам.
- Трудности в управлении проектами: с увеличением числа исследовательских и образовательных проектов университету требовалась система, которая бы позволила эффективно распределять ресурсы и контролировать выполнение ключевых задач в разрезе проектов университета.
- Ограниченные возможности контроля: руководству университета не хватало прозрачности и контроля над выполнением бюджета, особенно в условиях разрастания проектной деятельности. Сложно было оперативно отслеживать финансовые потоки и предотвращать кассовые разрывы.
- Требования к качеству отчетов: внешние контролирующие органы усилили требования к точности и своевременности отчетности, что привело к необходимости обновления системы учета, чтобы избежать штрафов и других санкций.
Уникальность и инновационность проекта
Процесс внедрения новой системы потребовал пересмотр сложившейся системы:
- Внедрение изменений. Переход на новую систему потребовал изменения привычных рабочих процессов. Для преодоления этой проблемы были организованы обучающие мероприятия для сотрудников.
- Интеграция с существующими системами. Возникли сложности с переносом данных и настройкой взаимодействия между различными системами, что потребовало дополнительных доработок и времени.
- Обеспечение информационной безопасности. Важным аспектом стало соблюдение требований информационной безопасности, что потребовало дополнительной настройки системы.
- Тестирование и приемка. На этапе тестирования были выявлены функциональные несоответствия, что вызвало необходимость повторных итераций исправлений и задержек в приемке системы.
Публикации о проекте
- Автоматизация финансовой деятельности в НИЯУ МИФИ на базе ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ" и "БИТ:Управление финансами государственного учреждения"
- Автоматизация учёта на базе ПП "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения" в ФГАОУ ВО "Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ"
Дополнительная информация к описанию проекта
Балакина Ирина Викторовна, Первый Проректор НИЯУ МИФИ:
"Сотрудничество с компанией "1С:Первый Бит" стало для нашего университета важным шагом на пути к модернизации и повышению эффективности управления финансовыми процессами. Специалисты компании продемонстрировали высокий уровень профессионализма и гибкий подход к решению задач, что позволило нам успешно внедрить автоматизированную систему бухгалтерского и налогового учета. Особо хотим отметить оперативность работы команды "1С:Первый Бит" и их способность адаптироваться к нашим специфическим требованиям. В результате внедрения новой системы мы смогли существенно снизить трудозатраты, улучшить контроль за проектами и исключить кассовые разрывы, что напрямую отразилось на эффективности нашей работы. Мы благодарны "1С:Первый Бит" за качественную работу и рекомендуем их как надежного партнера для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов".
Планы на дальнейшее развитие
- Внедрение полного цикла электронного согласования закупок — обеспечит прозрачность на всех этапах, от формирования потребности до оплаты. Это ускорит процесс согласования, минимизирует задержки и позволит значительно сократить использование бумаги, что способствует экологической ответственности университета.
- Автоматизация согласования командировок — интуитивно понятный интерфейс для сотрудников упростит ввод данных, ускорит процесс согласования и сделает его полностью цифровым. Это также сократит бумажные расходы и обеспечит точный учет командировочных расходов.
- Формирование технико-коммерческих предложений и заявок на конкурсы — новые формы позволят ответственным сотрудникам легко вводить данные, подписывать их с помощью ЭЦП и согласовывать с ДЭФ и УНИ. Это усовершенствует процесс планирования и заключения доходных договоров, а также обеспечит точное планирование доходной части Плана ФХД и успешную реализацию стратегий НИЯУ МИФИ.
Результаты проекта
"1С:Первый Бит" предложил комплексное решение на базе платформы "1С". Основные этапы включили:
- Интеграцию всех учетных систем в единое информационное пространство, что обеспечило согласованность данных и улучшило взаимодействие между подразделениями.
- Автоматизацию расчета заработной платы и распределения средств по проектам, что позволило минимизировать количество ошибок и повысить оперативность финансовых операций.
- Создание прозрачной системы управленческого и бухгалтерского учета с детализированным контролем за доходами и расходами по каждому проекту.
- Разработку автоматизированного функционала для регламентированных операций и отчетности, что сократило ручной ввод данных на 80% и ускорило этапы планирования в 3 раза.
- Объединение разрозненных систем учета в единую платформу. Это позволило не только улучшить взаимодействие между подразделениями, но и значительно повысить прозрачность и контроль за финансовыми потоками.
- Планирование и учет накладных расходов: введена аналитика по накладным расходам в бюджетных формах, что позволяет корректно распределять их на договоры. Автоматизировано точное распределение накладных затрат, что улучшает финансовую прозрачность и контроль расходов.
- Новая система учета закупок: формируются планы закупок и реализован механизм автоматической загрузки данных о плановой потребности в закупках. Это ускоряет процесс планирования и позволяет оперативно обновлять информацию.
- Управление финансовой деятельностью: единая система управленческого учета позволяет анализировать рентабельность по каждому направлению деятельности и договору, а также оперативно получать данные по финансово-хозяйственной деятельности. Это способствует более точному распределению накладных расходов и улучшает контроль за исполнением обязательств.
- Консоль руководителя для контроля программы развития: в рамках программы развития внедрена консоль руководителя с доступом в реальном времени к данным планирования и исполнения программ.
- Интеграция данных для анализа и отчетности: благодаря сквозной аналитике, используемой во всех подсистемах, доходы и расходы теперь привязаны к источникам финансирования, договорам и проектам. Это позволило отказаться от старых шифров и упростить процесс учета. Аналитические отчеты, формируемые в системе, позволяют руководству НИЯУ МИФИ оперативно принимать взвешенные решения.
- Оперативное согласование: в 1С:ДГУ инициаторы создают служебные записки с прикреплением необходимых документов, что позволяет избежать задержек. Проект передается в ОТиЗ и проректору для утверждения или отклонения.
- Проектное штатное расписание: в 1С:ЗКГУ изменения штатного расписания создаются в виде проектов, которые не отображаются в текущей структуре до утверждения, но доступны для подразделений. Это позволяет подготовить расчеты фонда оплаты труда (ФОТ) заранее, с учетом будущих изменений.
- Планирование фонда оплаты труда: на основе проектного штатного расписания можно формировать сметы и плановые расчеты по ФОТ, что позволяет заранее видеть влияние изменений на бюджет и корректно планировать расходы.
- Актуальные данные по штатным ставкам: штатно-должностная книга в 1С:ЗКГУ отображает актуальную информацию о занятых и свободных ставках, а также всех надбавках. Это позволяет эффективно управлять кадровыми ресурсами и быстро находить нужную информацию.
- Автоматизированная выгрузка начислений и выплат: реализована выгрузка данных по зарплате сотрудников и стипендиям студентов из 1С:ЗКГУ в 1С:БГУ, включая распределение по видам расходов, резервам отпусков и оплате в период командировок. Это обеспечивает точность и оперативность обработки данных, улучшая контроль расходов.
- Прогноз по заработной плате: внедрен механизм формирования прогноза зарплат в 1С:ЗКГУ. Это позволяет руководству оперативно принимать решения, контролировать бюджет и видеть планируемые начисления, что улучшает финансовое планирование.
- Контроль расходов на командировки: автоматизация отражения расходов на командировки через единую систему позволяет контролировать затраты в реальном времени. ДЭФ больше не тратят время на сверку данных, а также быстрее находят информацию благодаря привязке расходов к конкретным сотрудникам и студентам.
- Переход на электронный документооборот по командировкам: внедрен электронный документооборот для оформления командировок через личные кабинеты сотрудников. Это сократило время обработки документов и упростило процесс согласования, что также уменьшило бумажный документооборот.
- Единая платформа для управления зарплатами: платформа по учету финансов позволяет легко и достоверно анализировать данные по зарплате, устраняя необходимость сопоставления данных из разных систем, как это было ранее.
- Устранение кассовых разрывов: полная автоматизация финансовых процессов позволила ликвидировать кассовые разрывы, что значительно улучшило стабильность денежных потоков и снизило финансовые риски.
- Повышение эффективности управления проектами: количество успешно реализованных проектов увеличилось благодаря детализированному учету и контролю, что позволило эффективно распределять ресурсы и направлять их на наиболее перспективные направления.
- Сокращение трудозатрат: автоматизация рутинных операций позволила сократить трудозатраты на 80%, что освободило ресурсы для более стратегически важных задач и снизило вероятность ошибок.
- Снижение неэффективных расходов: оптимизация процессов привела к сокращению неэффективных расходов на 15%, это позволило направить средства на проекты с высокой доходностью.
- Улучшение точности и прозрачности отчетности: новая система учета обеспечила своевременное и точное формирование всех необходимых отчетов, что повысило доверие со стороны внешних контролирующих органов и помогло избежать штрафов за нецелевое использование средств.
- Доступ к системе с различных устройств – браузер ПК, планшет: платформа 1С оптимизирована под различные виды доступа и автоматически подстраивается под каждый вид функционала, что позволяет сотрудникам работать через веб-интерфейс или планшет.
-
1С:Бухгалтерия государственного учреждения
-
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения
Архитектура решения и масштаб проекта
- Единая подсистема бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:БГУ, ред 2.0.
- Перенос данных из существующих учетных подсистем в 1С:БГУ, ред. 2.0.
- Зарплатная и кадровая подсистема на базе 1С:ЗКГУ, ред. 3.2.
- Подсистема финансового учета на базе 1С:БГУ, ред. 2.0.
- Интеграция всех внедренных подсистем ФХД с единым набором аналитик и ключевыми справочниками НСИ.




































