Цели проекта

Цель: создать единую систему учета финансово-хозяйственной деятельности для повышения эффективности управления процессами университета в быстро меняющихся условиях.

Задачи:

1. Обеспечить ведение бухгалтерского и финансово-экономического учета, а также учета закупочной деятельности в единой информационной базе.
2. Реализовать возможность формирования аналитической отчетности и регламентированной отчетности.
3. Унифицировать справочники управленческого и бюджетного учета (центры финансовой ответственности, договоры и др.) в единой системе.
4. Перевести бухгалтерский и налоговый учет в программный продукт "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 (далее "1С:БГУ") с необходимыми адаптациями под требования университета.
5. Перевести кадровый учет, расчет заработной платы и стипендий в программный продукт "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП" (далее "1С:ЗКГУ КОРП") с необходимыми адаптациями под требования университета.
6. Перевести учет финансово-экономической деятельности и учет закупочной деятельности на адаптированное решение "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 2.0.
7. Доработать блок учета ГСМ в "1С:БГУ" для сбора и анализа затрат на топливо.
8. Настроить автоматизированный обмен данными между "1С:БГУ" и "1С:ЗКГУ КОРП", а также новых систем с существующими в университете.
9. Обеспечить возможность оперативного внедрения изменений законодательства в учетные информационные системы университета.

Ситуация до внедрения

ФГАОУ ВО "Сибирский федеральный университет" (СФУ) – первый в России федеральный университет, один из 10 созданных в стране. Крупнейший вуз восточной части страны входит в топ-10 страны по количеству обучающихся - 30 тысяч человек. Всемирная студенческая Универсиада-2019, проведенная в Красноярске, способствовала развитию спортивной инфраструктуры вуза, куда сейчас входит 28 спортивных объектов. Кампус университета — один из самых больших и комфортных в России и по своему масштабу занимает 4-е место, а по объему студенческого жилья — 1-е место в стране.

Регламентированный учет, расчет заработной платы и кадровый учет, а также учет закупочной и финансово-экономической деятельности в СФУ вели в информационной системе стороннего разработчика.

Предыдущая система учета финансово-хозяйственной деятельности не удовлетворяла требованиям СФУ:

• Отсутствовала возможность оперативной адаптации системы под изменения законодательства.
• Технологические возможности интеграции с другими системами университета были ограничены.
• Росла нагрузка на ИТ-специалистов университета в связи с существенной кастомизацией системы.

Руководство СФУ приняло решение перенести учет финансово-хозяйственной деятельности на платформу "1С:Предприятие 8". В университете уже использовались решения "1С:Управление торговлей", "1С:Общепит" и "1С:Документооборот". Положительная практика применения этих программных продуктов подтверждала эффективность технологий 1С для решения задач образовательного учреждения. По итогам проведенного конкурса ИТ-партнером проекта выбрали компанию "1С-Рарус".

Уникальность и инновационность проекта

Информационная система введена в эксплуатацию и интегрирована с существующими системами университета в короткие сроки. Сотрудники начали работать в системе через 3 месяца после подписания контракта.

Автоматизирован расчет стипендий для 10 000 студентов на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП" с минимальным изменением программного кода основной конфигурации. В новой системе выполнены доработки, позволяющие при расчете учитывать группу, курс студентов и статус, определяющий положение учащихся в учебном заведении.

В системе ведется расчет заработной платы для 8 300 сотрудников с учетом внутреннего совмещения. В штатном расписании учитываются ученые степени и воинские звания сотрудников. В системе отражены результаты конкурсных отборов и выборов на замещение должностей.

Проект в цифрах:

- 10 000 студентов - расчет стипендий.

- 8 300 сотрудников - расчет заработной платы.

- 41 - выполнено доработок системы, в том числе 8 аналитических отчетов, 16 печатных форм.

- 24 534 - в систему введено документов в месяц: 14764 - бухгалтерский и налоговый учет; 8367 - кадровый учет и расчет зарплаты; 1293 - расчет стипендий; 110 - учет закупок и финпланирование.

Публикации о проекте

• Автоматизация бухгалтерского учета в ФГАОУ ВО "Сибирский федеральный университет" на базе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения"
• Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы в ФГАОУ ВО "Сибирский федеральный университет" на базе ПП "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП"
• Автоматизация на базе ПП "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" в ФГАОУ ВО "Сибирский федеральный университет"

Результаты проекта

1. Разработана и внедрена информационная система на базе современных программных продуктов "1С:Предприятие 8" для ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также расчета заработной платы и стипендий, учета закупочной и финансово-экономической деятельности университета.
2. Разработан и применен функционал автоматизированного переноса данных в новую систему, адаптированный под особенности учета в исторической системе.
3. В "1С:БГУ" реализован механизм сведения данных по всем заправкам ГСМ с использованием топливных карт. Информация детализируется в разрезе договоров поставщиков, автомобилей, материально ответственных лиц с последующим созданием документов поступления ГСМ. Настроен механизм переноса данных из ежедневных таксировок в сводный отчет по расходу ГСМ в разрезе затрат по списанию.
4. Оптимизировано ведение учета продуктов питания под требования университета. Реализован механизм выгрузки из "1С:БГУ" данных о поступлении сырья, передаче товаров на изготовление готовой продукции. Предусмотрена загрузка из "1С:Общепит" сведений по списанию израсходованного сырья и товаров, выпуске готовой продукции, сведений о передаче готовой продукции в торговую точку и ее реализации с созданием соответствующих документов и проводок.
5. На базе дополнения "Финпланирование" оптимизированы процессы составления плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, бюджетов доходов и расходов. Ведется учет закупочных процедур от стадии формирования сводной заявки на закупку до фактического исполнения, с возможностью формирования аналитических и регламентированных отчетов.
6. Учет основных средств ведется по местам хранения, что в перспективе позволит ускорить процесс инвентаризации. Детализированы сведения не только в разрезе материально-ответственных лиц, но и в разрезе мест фактического местонахождения (помещений, кабинетов) объектов основных средств.
7. Реализован механизм распределения накладных и общехозяйственных расходов согласно учетной политике. Информация наследуется в рамках бизнес-процессов различных разделов учета, например, при ведении договорной деятельности.
8. На 50% ускорено формирование регламентированной бухгалтерской отчетности. Повышено качество отчетности, в том числе за счет централизованного обновления комплектов отчетности в соответствии с изменениями законодательства, а также автоматических проверок на стадии формирования отчетных форм.
9. На 30% ускорено формирование управленческой отчетности, что стало возможным благодаря унификации справочников и возможности гибкой настройки стандартных отчетов.
10. При поддержке "1С-Рарус" в университете организован Центр сопровождения. Дальнейшая поддержка информационной системы ведется силами специалистов университета.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
• Склад и логистика
• Продажи (сбыт), сервис
• Транспорт
• Производство
• Услуги образования, проживания в общежитии, питания и прочие

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадры
• Зарплата
• Стипендия
• Налоги и взносы
• Отчетность
• Справки
• Выплаты
• Регламентированная отчетность

Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 :
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками

Архитектура решения и масштаб проекта

Специалистами "1С-Рарус" реализована комплексная информационная система

Специалистами "1С-Рарус" разработаны и реализованы интеграции, соответствующие требованиям университета:

• Интеграция "1С:БГУ" с "1С:Управление торговлей": оперативная передача информации о поступлении товаров комиссионеров, перемещении между кафе университета, реализации и возврате с отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

Командой "1С-Рарус" внесены изменения в ранее действующую логику учета. В Единый план счетов бюджетного учета добавлен забалансовый счет "Товары, принятые на реализацию по договору комиссии". При загрузке сведений формируются документы поступления и списания материальных запасов, переоценки, акты и накладные, а также необходимые отчеты по продажам.

• Интеграция "1С:БГУ" с "1С:Общепит": оперативная передача информации о поступлении товаров, списании в производство, выпуске готовой продукции и ее реализации.

Реализована возможность хранения сведений о спецификации договора и аналитике финансирования. Это позволяет на 90% автоматически заполнять документы поступления товаров и отслеживать остатки неоприходованных товаров.

Доработка влечет за собой значительное снижение трудозатрат на заполнение документов поступления товаров и оперативную передачу сведений между подразделениями (логистика, склад, бухгалтерия, производство готовой продукции).

• Интеграция "1С:БГУ" с "1С:ЗКГУ": оперативная передача информации в части выплаты заработной платы, налогов, взносов, удержаний.

Реализована возможность формирования и автоматического заполнения в "1С:БГУ" расчетно-платежных документов на выплату заработной платы, налогов, взносов, удержаний. На 25% снижены трудозатраты на формирование документов. Сокращено количество ошибок аналитического учета.

Периметр интеграций расширен в части новых категорий данных: решения о командировании, ведомости на перечисление удержаний и взносов, выписки из лицевых счетов и др.

А также обеспечено взаимодействие "1С:БГУ" и "1С:ЗКГУ" с информационными системами СФУ:

• АИС ТСЖ - загрузка сведений о начислениях по договорам за проживание в общежитии и на оказание прочих платных услуг.
• Банки - загрузка реестров сведений из банков об оплате за платные услуги, выгрузка сведений об исходящих платежах.
• Электронный бюджет - обмен сведениями о входящих/исходящих платежах по счетам, открытым в казначействе.
• АИС Абитуриент - получение сведений справочников физлиц, контрагентов, учащихся, договоров, а также данных по договорам обучения.
• АИС Деканат - получение сведений справочников физлиц, контрагентов, учащихся, договоров, а также сведений о движении контингента, приказов о зачислении и об изменении группы и курса.
• АИС по учету сведений о проживании в общежитиях - получение сведений о договорах на проживание в общежитиях.
• АИС по учету договоров и начислений на прочие платные услуги - получение сведений о договорах на оказание платных услуг и начислении платежей.
• Novell eDirectory - получение адресов электронной почты сотрудников и признаков блокировки учетной записи, если физическое лицо уволено со всех мест работы более чем месяц назад.
• Система дополнительного профессионального образования - получение информации о полученном дополнительном образовании физических лиц.
• Централизованная система взаимодействия информационных систем - передача данных из "1С:БГУ" в SQL-базу данных.