Цели проекта

В начале 2025 года в Президентской Академии был завершен проект по цифровизации процессов обслуживания обучающихся.

Цели:

• Централизация предоставления услуг.
• Повешение качества предоставляемых услуг Академией для обучающихся.
• Автоматизация подготовки документов.

Задачи:

• Автоматизировать процесс изготовления справок.
• Автоматизировать процесс подачи заявлений.
• Автоматизировать процесс создания приказов.
• Автоматизировать процесс оплаты обучения.
• Автоматизировать процесс воинского учета.
• Автоматизировать процесс назначения стипендий.
• Реализовать электронную зачетную книжку.
• Реализовать информирование об учебном плане обучающегося и расписании занятий.
• Автоматизировать учет и контроль проверки учебных работ обучающегося на заимствования.
• Автоматизировать оформление пропусков на территорию кампуса и реализовать цифровой пропуск.
• Реализовать предоставление парковочных мест на территории кампуса.

Ситуация до внедрения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации" (Президентская Академия, Академия) — один из ведущих российских вузов с масштабной системой непрерывного образования от лицея и программ высшего образования до повышения квалификации, профессиональной переподготовки и бизнес-образования.

В настоящее время Академия — самый крупный вуз страны, представленный 47 филиалами в 42 регионах и лидер в области подготовки управленческих кадров. Академия занимает лидирующие позиции среди научно-исследовательских центров, а также центров внедрения новых образовательных технологий.

В 2024 году в рамках трансформации Академии было принято решение о создании централизованного процесса обслуживания обучающихся в цифровом виде посредством расширения функциональности информационных систем Академии.

Ранее процесс обслуживания обучающихся был реализован посредством оформления документов на бумажном носителе, передаче его в подразделения Академии (деканаты, бухгалтерия и т.д.) с последующим оформлением. Информирование обучающегося об оказываемых услугах и их статусах осуществлялось бессистемно и носило характер предоставления информации по отдельному запросу обучающегося.

Ядром решения, обеспечивающего процессы обслуживания обучающихся в Академии, является система 1С.КАС – Комплексная автоматизированная система управления.

Система представляет собой решение 1С, разработанное на платформе "1С:Предприятие 8.3" и состоящее из подсистем:

• 1С.КАС.Общие компоненты – 13 сквозных пользовательских подсистем, включающих общие функциональности для всех уровней образования.
• 1С.КАС.Профессиональное образование (1С.КАС.ПО) – 10 специализированных пользовательских подсистем для среднего профессионального и высшего образования, включая подготовку кадров высшей квалификации.
• 1С.КАС.Дополнительное образование (1С.КАС.ДО) – 6 специализированных пользовательских подсистем для дополнительного профессионального образования и профессионального обучения.
• 1С.КАС.Общее образование (1С.КАС.ОО) – 1 специализированная пользовательская подсистема для лицея.
• 1С.КАС. Платформа и интеграции – 12 технических подсистем.

1С.КАС предназначена для автоматизации образовательного процесса Академии, а именно:

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• Открытие студенческого офиса МФЦ

Дополнительная информация к описанию проекта

Уникальная разработка для предоставления услуг обучающимся: 1С.КАС.ПО.Многофункциональный центр (1С.КАС.ПО.МФЦ)

Подсистема 1С.КАС.ПО.МФЦ была разработана, исходя из следующих предпосылок:

1. Необходимость централизации процессов оказания услуг обучающимся на фоне трансформации Академии.
2. Необходимость предусмотреть подключение 47 филиалов, в каждом из которых процессы могут иметь свою специфику.
3. Необходимость снижения нагрузки на сотрудников за счет:
1. Перевода основного потока обучающихся в ЛК.ПО.
2. Максимальной автоматизации функций.
4. Необходимость быстрого запуска новых сервисов и оперативного внесения изменений.
5. Необходимость контроля эффективности процессов оказания услуг.

Задача была решена посредством следующих механизмов:

1. Система настроечных справочников, представляющих собой "конструктор услуг" и позволяющих задать:
1. Описание услуги и подсказки для ЛК.ПО.
2. Набор дополнительных данных, запрашиваемых у обучающегося при заказе услуги.
3. Печатные формы.
4. Подсказки и проверки для сотрудника, ведущего работу по услуге в 1С.КАС.
5. Для справок – способы подписания: усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или/и на бумажном носителе.
6. Маршруты согласования заявок на услуги (любые этапы, ветвления, настройка обязательности комментариев и др.).
7. Условия для выбора маршрута.
8. Статусы заявок.
9. Группы пользователей, имеющие право на заказ услуг из 1С.КАС и на обработку заявок на каждом этапе.
10. Возможность возврата заявки в ЛК для переподачи или подписания дополнительных документов.
11. Возможность прохождения дополнительного опроса в системе проведения опросов при заказе услуги.
12. При необходимости подключения новых услуг, которые не могут быть обеспечены средствами 1С.КАС, – прикрепление ссылки на внешнюю систему (Service Desk), в которой может быть оставлена заявка.
2. Механизм подбора доступных услуг для обучающегося, функционирующий через обработку 1С.КАС и ЛК.ПО.
3. Механизмы заказа услуг:
1. Для справок/выписок и заявлений:
1. Создание заявки на услугу через 1С.КАС и ЛК.ПО; реализовано три вида заявок для разных целей.
2. Механизм предпросмотра печатной формы будущей справки/выписки/заявления.
3. Механизм сообщения об ошибке в печатной форме для ее исправления в процессе рассмотрения (согласования) заявки.
4. В случае создания заявки из ЛК.ПО – ее подача посредством простой электронной подписи (ПЭП).
5. Отображение всех сведений по заявке в ЛК.ПО.
2. Для назначения обязательных стипендий:
1. Автоматический подбор обучающихся, имеющих основания для получения обязательных (государственных академических, академических) стипендий и расчет сумм выплат.
2. Создание заявки на соответствующую услугу.
3. Определение маршрута согласования заявки для обучающегося.
4. Механизм задач на согласование, через который проходит созданная заявка.
5. Фиксация истории согласования заявки.
4. Механизмы оказания услуг:
1. Выдача справок:
1. Автоматическая нумерация справок.
2. Механизмы подписания УКЭП:
1. Подписание УКЭП с автоматизированного рабочего места пользователя.
2. Автоматическое подписание справки УКЭП при отсутствии ошибок в печатной форме на момент подачи заявки.
3. Отправка справки, подписанной УКЭП, в ЛК.ПО.
4. Настройка периода, в течение которого из ЛК.ПО доступно скачивание справки и запрос на выдачу той же справки на бумажном носителе.
2. Исполнение заявлений:
1. Ежедневное формирование централизованных приказов на основе согласованных заявлений, объединяющих обучающихся из разных мест обучения, с разными основаниями.
2. Передача приказов на подписание в систему электронного документооборота.
3. Назначение стипендий:
1. Формирование централизованных приказов о назначении стипендии на основе согласованных заявок на стипендии.
5. Контроль качества:
1. Выгрузка данных в управленческий дашборд.

Внедрение подсистемы 1С.КАС.ПО.МФЦ в филиальной сети осуществляется по мере готовности филиалов:

1. Подсистема 1С.КАС.ПО.МФЦ в полном объеме внедрена в Московском кампусе Академии, где:
1. Подключено 256 сотрудников.
2. Охват составляет 29 000 обучающихся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и 800 аспирантов.
2. Сервис заказа справок 1С.КАС.ПО.МФЦ также функционирует в Колледже многоуровневого профессионального образования (КМПО) для обучающихся по программам среднего профессионального образования (СПО). Для КМПО, являющегося обособленным структурным подразделением, настроен отдельный маршрут выдачи справок:
1. Подключено 10 сотрудников.
2. Охват составляет 4900 обучающихся.
3. Филиалы находятся на этапе принятия соответствующих организационных решений (определение необходимых услуг, маршрутов, сотрудников, подписантов и др.) и могут быть подключены после выполнения соответствующих настроек в 1С.КАС.ПО.МФЦ в течение 3 рабочих дней после принятия решения.

Результаты проекта

После завершения проекта Академия получила централизованную точку обслуживания обучающихся, уменьшилось количество ошибок в предоставляемых документах и данных. Сотрудники Академии, занимающиеся обслуживанием обучающихся, работают в 1С.КАС и формируют 90% документов автоматизировано, с минимальными корректировками. Произошло увеличение скорости обслуживания и повышение качества предоставляемых услуг. Обучающийся может получать услуги не по отдельному запросу в рабочее время, а круглосуточно.

В рамках дальнейшего развития цифрового процесса обслуживания обучающихся ведутся работы по следующим направлениям:

1. Доработка механизмов заказа услуг для обеспечения следующих процессов:
1. Переводы и восстановления.
2. Предоставление мест в общежитии в период обучения.
3. Заключение индивидуальных договоров на практику.
4. Подача заявлений на произвольные услуги.
5. Назначение социальных и конкурсных стипендий по заявлениям обучающихся.
2. Автоматизация процессов формирования приказов по контингенту.
3. Разработка комплексной системы уведомлений и сообщений.

Оригинальная разработка на платформе 1С:Предприятие

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта в 1С.КАС была разработана специализированная подсистема 1С.КАС.ПО.Многофункциональный центр (1С.КАС.ПО.МФЦ), обеспечивающая автоматизацию процессов изготовления справок, подачи заявлений, формирования приказов, назначения стипендий, а также выполнены доработки имеющихся подсистем 1С.КАС, необходимые для процессов обслуживания обучающихся, и реализована их интеграция с ЛК.ПО. Для интеграции были созданы наборы http-сервисов и реализовано REST API. Также были задействованы имеющейся интеграции 1С.КАС с другими внутренними и внешними системами.

Подсистемы 1С.КАС выполняют следующие функции для решения задач проекта (знаком * отмечены подсистемы, являющиеся ключевыми):

1. 1С.КАС.Профессиональное образования (1С.КАС.ПО):
1. 1С.КАС.ПО.Многофункциональный центр (1С.КАС.ПО.МФЦ)*:
1. Обеспечивает заказ и предоставление услуг обучающимся, включая возможность заказывать услуги и отслеживать их динамику в ЛК.ПО.
2. Автоматизирует процессы выдачи справок и выписок, приема заявлений, выпуска приказов, назначения стипендий.
3. Является уникальной разработкой и детально описана в разделе "Дополнительная информация о проекте".
2. 1С.КАС.ПО.Воинский учет (1С.КАС.ПО.ВУС)*:
1. Обеспечивает сбор сведений о воинском учете от обучающихся через ЛК.ПО.
2. Генерирует печатную форму Формы № 10 (карточка гражданина, подлежащего воинскому учету).
3. 1С.КАС.ПО.Стипендии:
1. Задает правила и суммы для расчета и назначения стипендий.
2. Передает данные для начисления стипендий в 1С.Стипендии.
2. 1С.КАС.Общие компоненты:
1. 1С.КАС.Нормативно-справочная информация (1С.КАС.НСИ):
1. Содержит базовые справочники и перечисления для всех подсистем 1С.КАС.
2. 1С.КАС.Управление контингентом*:
1. Служит источником сведений об обучающихся.
2. Определяет доступность сервисов и услуг для обучающихся в ЛК.ПО.
3. Регулирует доступность проверок в системе проверок на заимствования в ЛК.ПО.
4. Передает сведения о выпущенных приказах в ЛК.ПО.
5. Предоставляет данные для формирования справок, выписок и печатных форм заявлений.
6. Опосредованно, через ЛК.ПО, обеспечивает идентификацию обучающихся в Service Desk, при использовании парковки, при прохождении опросов в системе опросов.
3. 1С.КАС.Учебное планирование*:
1. Служит основой для формирования электронного учебного плана в ЛК.ПО.
2. Предоставляет данные для формирования справок.
4. 1С.КАС.Успеваемость*:
1. Служит основой для формирования электронной зачетной книжки в ЛК.ПО.
2. Предоставляет данные для формирования справок и выписок из зачетной книжки.
3. Предоставляет данные для расчета и назначения стипендий.
5. 1С.КАС.Расписание*:
1. Служит основой для электронного расписания в ЛК.ПО.
2. Обеспечивает переход из ЛК.ПО в систему дистанционного обучения (СДО.ПО) для онлайн-занятий.
6. 1С.КАС.Системы дистанционного обучения (1С.КАС.СДО):
1. Обеспечивает создание курсов в системе дистанционного обучения в СДО.ПО и их назначение обучающимся.
7. 1С.КАС.Расчеты с обучающимися (1С.КАС.РсО)*:
1. Содержит сведения о финансовых обязательствах обучающихся.
2. Предоставляет данные для онлайн-оплаты обучения через платежные сервисы в ЛК.ПО.
8. 1С.КАС.Система контроля и управления доступом (1С.КАС.СКУД)*:
1. Обеспечивает выдачу и приостановку пропусков обучающимся.
2. Служит основой для цифрового пропуска (QR-кода) в ЛК.ПО.
9. 1С.КАС.Отчетность:
1. Обеспечивает формирование отчетов на основе данных из разных подсистем.
3. 1С.КАС.Платформа и интеграции:
1. 1С.КАС.Платформа:
1. Платформа 1С.Предприятие 8.3.24, расположенная во внутреннем контуре Академии, состоящая из фермы серверов: сервера приложений 1С, сервера баз данных, веб-сервера и сервер лицензирования.
2. 1С.КАС.Файловое хранилище:
1. Собственное S3-решение для хранения файлов, включая печатные формы, сгенерированные 1С.КАС, подписанные документы (справки, выписки, заявления и др.), и файлы, загруженные пользователями.
3. 1С.КАС.Печатные формы:
1. Собственный механизм генерации и настройки печатных форм, позволяющий при наличии в системе необходимых параметров создавать новые макеты без участия разработчика.
4. 1С.КАС.Роли:
1. Система ролей, определяющих права сотрудников, работающих с описанными подсистемами.
2. Механизмы разграничения прав доступа к данным по филиалам и местам обучения.
5. 1С.КАС.Интеграция:
1. 1С.КАС.Интеграция.ЛК.ПО – двусторонний обмен с ЛК.ПО.
2. 1С.КАС.Интеграция.СЭД – двусторонний обмен с системой электронного документооборота для электронного подписания приказов.
3. 1С.КАС.Интеграция.СКУД – двусторонний обмен с системой контроля и управления доступом для выдачи пропусков.
4. 1С.КАС.Интеграция.БГУ – двусторонний обмен с системой 1С:Бухгалтерия государственного учреждения в части договоров и оплаты обучения.
5. 1С.КАС.Интеграция.Стипендии – передача данных о необходимых выплат в систему 1С.Стипендии (собственная разработка на базе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения).
6. 1С.КАС.Интеграция.Система учебного планирования – импорт учебных планов из системы учебного планирования.
7. 1С.КАС.Дашборды.МФЦ – передача данных для формирования управленческого дашборда.
8. 1С.КАС.СДО.ПО – двусторонний обмер с системой дистанционного обучения.

Решение является единым для всех структурных подразделений и уровней образования:

• С представленными подсистемами 1С.КАС работают 3800 сотрудников.
• Охват составляет 127 000 обучающихся.
• С момента внедрения выдано 35 000 справок и выписок в электронной форме с УКЭП, в том числе 2800 сформированных без какого-либо участия сотрудников.
• Подано 3700 заявлений на оказание различных услуг (отчисление, академические отпуска, изменение персональных данных и т.д.).
• Интеграция с ЛК.ПО обеспечена для всей филиальной сети, но сервисы в ЛК.ПО открываются для обучающихся по решению филиалов.