Цели проекта

Цель проекта – создание единого интегрированного программно-аппаратного комплекса систем, решающего задачу комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) Университета ИТМО на базе прикладных решений 1С – "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", редакция 2.0, "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП".

Внедренный комплекс систем должен соответствовать следующим требованиям:

• Полная интеграция систем в деятельность всех подразделений ИТМО
• Сохранение единства процессов в информационной среде Университета (ИСУ)
• Сохранение управленческих аналитик для всех процессов бухгалтерского учета
• Соответствие актуальному законодательству и обновляемость с учетом новых законодательных требований
• Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности.

Ситуация до внедрения

Университет ИТМО – российское федеральное государственное автономное учебное заведение высшего и послевузовского образования, с 2009 года — национальный исследовательский университет (НИУ ИТМО). Основан в 1900 году в Санкт-Петербурге.

Приоритетные направления вуза — информационные технологии, искусственный интеллект, фотоника, робототехника, квантовые коммуникации, трансляционная медицина, науки о жизни (Life Sciences), научная коммуникация. Команда ИТМО по спортивному программированию — единственный в мире семикратный чемпион крупнейшей международной студенческой олимпиады ICPC.

В Университете:

• Более 350 подразделений
• 6 тыс. сотрудников
• Более 14 тыс. студентов

Вместе с тем большое внимание уделяется развитию цифровой среды университета. Для ведения учета в ИТМО используется система собственной разработки – Информационная система Университета (ИСУ). До проекта в ИСУ был полностью автоматизирован весь контур учета Университета, в том числе и финансово-хозяйственная деятельность (ФХД) – от регламентированного до управленческого. Налоговый учет формировался по результатам ведения бухгалтерского учета. Со временем ИТ-службе было сложно поддерживать актуальность системы в соответствии с законодательством РФ и руководство приняло решение о внедрении в информационную среду Университета решений "1С".

Уникальность и инновационность проекта

Внедренные системы на базе "1С:Предприятие" – "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" – полностью интегрированы в информационную среду Университета (ИСУ).

Между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ происходит обмен данными в разрезе принятых в Университете управленческих аналитик, которые участвуют в процессах учета бюджетов подразделений, учета образовательной деятельности, планировании закупок, кадрового учета и расчета заработной платы, а также в формировании отчетов. Поскольку типовые конфигурации 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ не предусматривают такой глубокой системы аналитик, была выполнена сквозная доработка систем, в ходе которой добавлены следующие аналитические разрезы, участвующие в учете:

• ЦФУ – центры финансового учета,
• ЦФЗ – центры финансовых затрат,
• Статьи дохода,
• Статьи бюджетной классификации,
• Фонды подразделений,
• Различные дополнительные аналитики.

Постоянный обмен данными между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ осуществляется при помощи 120 веб-сервисов, обеспечивающий необходимой информацией разделы учета ИСУ:

• Справочная информация по сотрудникам
• Кадровые процессы,
• Данные по расчету заработной платы,
• Информация о военнообязанных,
• Технологические процессы (передача документов по штрихкоду, информация об удалении документов).
• Система учета и расчета стипендии
• Система планирования закупок
• Материально ответственные лица
• Личный кабинет сотрудника
• Портфолио подразделения
• Бюджет подразделения, проекта
• Система деканата
• Система учета результатов интеллектуальной деятельности
• Система учета проживающих в общежитиях
• Система расчета средств контрактного обучения

Публикации о проекте

• Автоматизация расчета заработной платы и учета кадров в разрезах управленческих аналитик на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП" в ИТМО
• Внедрение "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" в ИТМО и включение системы в информационную среду университета

Результаты проекта

• Системы на базе "1С:Предприятие" интегрированы в информационную среду Университета, обеспечена прозрачность и точность ведения учета по всем подразделениям благодаря доработанным аналитическим разрезам. Система Университета ИСУ получает необходимые данные в разрезе управленческих аналитик из систем 1С в полном объеме.
• В системе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" полностью автоматизирован кадровый учет и расчет заработной платы сотрудников в соответствии с требованиями законодательства и особенностями учета ИТМО.
• В "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" успешно ведется бухгалтерский и налоговый учет, планирование финансово-хозяйственной деятельности и санкционирование расходов учреждения с применением управленческой аналитики.
• Регламентированный учет полностью соответствует актуальному законодательству.
• Целостность и преемственность данных сохранена.
• Сохранены привычные управленческие процессы для всех пользователей в ИСУ, 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ, трудозатраты руководителей не изменились.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Санкционирование и планирование (в разрезе управленческой аналитики)
• Денежные средства
• Материальные запасы
• ОС, НМА, НПА
• Услуги, работы, производство
• Платные образовательные услуги
• Налоговый учет
• Интеграция с ИСУ

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадры
• Расчет заработной платы
• Штатное расписание
• Охрана труда
• Воинский учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Передача данных между системами

Из 1С:ЗКГУ в ИСУ:

• Физические лица, Персональные данные физлиц, сведения об образовании.
• Структура университета
• Фонды подразделений
• Данные о руководителях и заместителях руководителей подразделений
• Должности, позиции ШР
• Данные ЭЛН
• Данные табеля
• Состояния сотрудников
• Кадровые движения сотрудников (Приемы/Переводы/Увольнения)
• Договоры ГПХ
• Данные об остатках отпусков для расчета резерва
• Фактические начисления, удержания, выплаты, НДФЛ, страховые взносы (в тч для Расчетного листка)

Из ИСУ в 1С:ЗКГУ:

• Физические лица, Персональные данные физлиц (в т.ч. ФЛГ, данные о вакцинации, справки об отсутствии судимости, согласие на обработку персональных данных), сведения об образовании.

• Структура университета (ID Подразделений)
• Управленческая аналитика (Финансовая структура, Счета), Заявки о приемах/переводах
• Заявки на отпуск, Заявки о назначении плановых доплат/совмещений, Заявки о единовременных выплатах, Приказы на командировки
• Данные табельного учета рабочего времени (отсутствия НН)

Из 1С:ЗКГУ в 1С:БГУ:

• Сотрудники
• Отражение ЗП в учете
• Платежные ведомости
• Платежные поручения/ ЗКР
• Начисление резервов по отпускам
• Данные для зачета ЕНП

Из 1С:ЗКГУ в СЭДО ФСС:

• Сведения о застрахованных, Ответы, Исходящие сообщения

Из 1С:БГУ в 1С:ЗКГУ

• Остатки резервов отпусков
• Данные о ЦМО
• Управленческая аналитика (Статьи дохода, Статьи БК)

Из СЭДО ФСС в 1С:ЗКГУ:

• ЭЛН, Входящие запросы, Извещения.