Цели проекта

Цель проекта — переход с системы электронного документооборота стороннего разработчика на "1С:Документооборот государственного учреждения" с настройкой интеграции с "1С:Университет ПРОФ" и автоматизацией студенческого МФЦ.

Задачи проекта:

1. Создать единое информационное пространство вуза и площадку для коммуникации на базе СЭД.
2. Полностью перейти на электронный документооборот и создать цифровой архив документов.
3. Обеспечить работу с применением мобильных решений для ректора и проректоров.
4. Создать на базе платформы "1С" студенческий МФЦ (оказание электронных услуг для студентов).

Ситуация до внедрения

ФБГОУ ВО "Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого" (ТГПУ им. Л.Н. Толстого, Университет Льва Толстого), основанный в 1938 году, является одним из лидирующих учреждений высшего образования в Тульской области. В вузе 9 факультетов и 4 института, 24 кафедры, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.

В 2023 году начался проект по созданию единого комплексного информационного контура университета на базе решений "1С:Предприятие". На первом этапе специалисты "СофтЭксперт" развернули и адаптировали "1С:Университет ПРОФ", внедрили подсистемы по учету контингента и расчету стипендий, доработали модуль "Портал вуза" для создания личного кабинета студента, а также вручную выполнили перенос из авторского ПО более 200 000 исторических записей с личными данными студентов, договорами, информацией об успеваемости.

Переход на "1С:Документооборот государственного учреждения" стал логическим продолжением работы по созданию единой информационной платформы и начался в августе 2024, после завершения второй приемной кампании с использованием "1С".

Уникальность и инновационность проекта

Создание в государственном университете системы электронного документооборота имеет свои особенности:

1. Регламентированный документооборот с большим числом маршрутов и заданных условий. На подготовительном этапе мы провели комплексный аудит системы и интервью с ключевыми пользователями, по итогам которых формализовали, оптимизировали и полностью перевели в электронный вид более 100 бизнес-процессов.
2. Высокая нагрузка на систему документооборота. Готовое техническое задание включало автоматизацию более 150 видов документов, из которых 90% с использованием электронной подписи. В первые две недели промышленной эксплуатации была создана и зарегистрирована 1000 документов, по ним выполнено 8600 задач.
3. Быстрая адаптация пользователей к системе. Работники университета используют возможности СЭД на максимум, четко понимают, что именно необходимо и могут дать конструктивную обратную связь. Это позволило нам всего за 4 месяца создать эффективную систему документооборота и автоматизировать работу студенческого МФЦ.

Студенческий МФЦ

Ежедневно в "Студенческий многофункциональный центр" университета поступает 50-250 заявок на оказание услуг от студентов, которые трудозатратно обрабатывать вручную. В пиковые моменты загрузки сроки выполнения заявок увеличиваются, возрастает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Развитие цифровых услуг — это глобальный тренд, который затрагивает и коммерческие, и государственные структуры. Руководство ТГПУ им. Л.Н. Толстого идет в ногу со временем, поэтому важной задачей стала разработка блока для автоматизации работы студенческого МФЦ.

Совместно с отделом веб-разработки "СофтЭксперт" мы доработали интерфейс личного кабинета студента и создали 27 форм документов, с помощью которых обучающиеся университета могут в удобное время дистанционно отправить обращение и получить документы (в электронном или бумажном виде).

Документы блока студенческого МФЦ включают:

• Заявления о переводе (4 вида обращений);
• Справки и выписки (7 видов обращений);
• Заявки на выдачу оригиналов и копий документов (7 видов обращений);
• Заявления об операциях с договорами, доп. соглашениями, справками об оплате (8 видов обращений);
• Согласие на обработку персональных данных.

Надежда Владимировна Мыслик, начальник студенческого МФЦ:

"Внедрение “1С:Документооборот государственного учреждения” позволило студенческому МФЦ стать более современным, удобным и понятным для обучающихся. Благодаря его внедрению, у обучающихся из отдаленных корпусов появилась возможность получения документов с электронной цифровой подписью".

Мобильные технологии

Деятельность руководства вуза связана с частными встречами, участием в мероприятиях как внутри учебного заведения, так и за его пределами. Поэтому для сотрудников административной части мы настроили мобильный клиент, который дает возможность полнофункциональной удаленной работы в системе электронного документооборота.

При создании личного кабинета студента была применена адаптивная верстка, что позволяет студентам с удобством использовать все функции личного кабинета с любого устройства, например, смартфона.

Публикации о проекте

• Внедрение 1С: Документооборот государственного учреждения 8 в ТГПУ им. Л.Н. Толстого

Результаты проекта

Внедрение СЭД на базе "1С:Документооборот государственного учреждения" и подсистемы "Студенческий МФЦ" завершили основной процесс перехода на платформу программных продуктов "1С" в ТГПУ им. Л.Н. Толстого.

Благодаря созданию единой информационной системы университета:

• взаимодействие между администрацией, преподавателями и студентами стало проще, быстрее и доступнее;
• бизнес-процессы вуза и работа с документами систематизированы, руководству легче контролировать исполнение задач;
• сократились расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и другие издержки на управление потоками документов в организации;
• хранение бумажных документов существенно упрощено, так как появился оперативный электронный архив;
• при работе с 90% документов отказались от обычной подписи в пользу электронной (согласующие подписи — простая ЭП, финальная подпись — квалифицированная ЭП с постановкой штампа визуализации);
• качество и скорость обработки информации повысились, трудозатраты сотрудников снизились, в т. ч. благодаря использованию мобильных технологий;
• мобильность оказания услуг студентам повысилась, сами студенты довольны, что больше не нужно стоять в очереди в МФЦ.

В рамках реализации проекта внедрения мы в полном объеме перенесли документы из использовавшейся ранее системы электронного документооборота стороннего разработчика и настроили дополнительные блоки — "Мероприятия и бронирование помещений" и "Форум" (оперативный обмен мнениями и обсуждение документов онлайн). Выполнена интеграция с порталом ССТУ.РФ для регистрации обращений граждан.

Александр Юрьевич Фролов, проректор по учебной работе:

"Университет, реализуя принцип “одного окна”, внедрил модель, в которой студенты могут получить любые необходимые документы в студенческом многофункциональном центре (МФЦ). Внедрение системы “1С: Документооборот государственного учреждения” в управление вузом и ее интеграция с личным кабинетом обучающегося на той же платформе значительно упростили процесс оформления документов.

Теперь студенты могут заказывать и получать различные документы с электронной цифровой подписью, не посещая университет. Это решение позволило упростить взаимодействие студентов с администрацией вуза, сократить время оформления документов, повысить доступность предоставляемых услуг, независимо от места нахождения студента.

Цифровизация образовательных услуг стала важным шагом в создании современной и удобной среды для студентов".

На 2025 год у руководства университета и команды "СофтЭксперт" есть совместные планы по развитию информационной системы. В частности, автоматизация дополнительного образования, расширение деятельности вуза в рамках образовательных программ СПО, расширение оказания услуг студенческого МФЦ, автоматизация расчета рейтинговых показателей сотрудников вуза, внедрение мониторинга ("1С:Аналитика").

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот государственного учреждения :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Работа с обращениями граждан

Архитектура решения и масштаб проекта

За 4 месяца реализации проекта в "Тульском государственном педагогическом университет им. Л.Н. Толстого" автоматизировано 300 рабочих мест в 70 структурных подразделениях, оптимизировано более 100 бизнес-процессов, разработано более 150 видов документов, включая 27 форм для "Студенческого многофункционального центра".

Университет использует все возможности СЭД:

• 100% управленческого документооборота. Входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан и организаций, письма по воинскому учету, ответы на обращения и запросы, 100 видов приказов и распоряжений, локальные нормативные акты, служебные записки.
• 100% договорной деятельности. Более 10 видов договоров, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы разногласий, заявки на приобретение товаров (работ, услуг), извещения о проведении аукционов, конкурсов, запросы котировок, планы закупок.

Автоматизированные функции:

• делопроизводство в части работы с корреспонденцией, ОРД, служебными записками;
• учет и контроль поручений вышестоящего руководства и руководителей подразделений;
• договорная деятельность, закупочная деятельность;
• локальные нормативные акты, положения;
• студенческий МФЦ (заявления студентов, справки и выписки, согласия на обработку персональных данных, заявления на предоставление копий документов).

Программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" интегрирован в единую информационную систему на платформе "1С:Предприятие". В частности, для работы блока "Студенческий МФЦ" настроен обмен с "1С:Университет ПРОФ" и модулем "Портал вуза", на котором реализован личный кабинет студента. Концептуальная схема обмена между элементами системы представлена ниже: