Цели проекта

Проект направлен на повышение эффективности финансового управления, снижение операционных рисков и создание единой цифровой среды для планирования, контроля финансовых потоков и оперативного сбора фактических данных.

1. Усиление контроля над денежными потоками

Оптимизация финансового мониторинга и управление денежными потоками для повышения прозрачности и оперативности принятия решений.

2. Предотвращение кассовых разрывов

Автоматизация процессов планирования и контроля финансовых потоков для минимизации рисков дефицита ликвидности.

3. Автоматизация процессов казначейства и БДДС

Снижение доли ручного ввода данных, снижение трудозатрат и повышение точности финансовой отчетности.

4. Лимитный контроль БДДС

Внедрение системы контроля лимитов расходов для эффективного управления расходованием денежных средств.

5. Консолидация плановых и фактических данных по БДДС

Создание единого источника достоверных данных для анализа и принятия управленческих решений.

Задачи проекта:

1. Интеграция системы БИТ.ФИНАНС с корпоративными системами Заказчика

● Интеграция с 1С:Документооборот для автоматизации согласования платежных документов и повышения эффективности управления платежами.

● Интеграция с 1С:Бухгалтерия КОРП для синхронизации данных управленческого, регламентированного и налогового учета.

2. Переход с Excel на автоматизированную систему управленческого учета

● Замена табличных решений на централизованную систему для повышения надежности, скорости обработки данных и исключения ошибок.

3. Автоматизация процессов бюджетирования

● Внедрение инструментов для формирования, корректировки и контроля функциональных бюджетов и мастер-бюджетов (БДДС).

● Настройка автоматического формирования отчетов для анализа исполнения бюджетов.

Ситуация до внедрения

ООО "АСК" входит в состав группы компаний, которые реализуют образовательные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки для специалистов социальной сферы. Обучение по всем программам ведется заочно с применением дистанционных технологий. Поэтому в компаниях группы могут учиться слушатели со всех регионов РФ и других стран.

Группа компаний в цифрах:

• 14 лет на рынке EdTech
• 1000 + образовательных программ
• 300 000 + выпускников
• 10 образовательных организаций
• 1000 + человек команда
• 30 + направлений обучения

После закрытия периода бухгалтерией данные вручную обрабатывались и группировались экономистами для дальнейшего анализа и расчетов в Excel. Сопоставление и разнесение по аналитикам бухгалтерского и управленческого учетов также велись в ручном режиме. В результате процесс переноса данных в управленческий учет занимал до 1 месяца, что делало отчетность неактуальной.

Такой подход требовал значительных трудозатрат и приводил к серьезным проблемам в области финансового управления, которые негативно влияли на операционную эффективность и контроль денежных потоков.

Архитектура ИТ-ландшафта до внедрения

1. Ручные процессы и неэффективный управленческий учет

• Управленческая отчетность формировалась в Excel, что приводило к ошибкам, дублированию и отсутствию единой версии данных.
• Контроль заявок по лимитам БДДС отсутствовал, что затрудняло оперативное управление финансовыми потоками и приводило к кассовым разрывам.
• План-факт по БДДС и БДР собирался вручную, что требовало значительных временных затрат, возникал риск искажения информации.
• Отсутствовала автоматизированная сверка данных между бухгалтерским и управленческим учетом, что усложняло консолидацию отчетности.
• Процесс разнесения выписок и управление платежами велся вручную, что затрудняло финансовое планирование.
• Заявки на расходование ДС обрабатывались в 1С:Документооборот без интеграции с бюджетным контролем.
• Клиент-банк использовался только для загрузки платежных поручений, без автоматической привязки к реестру платежей.

2. Непрозрачность ведения управленческого учета

• Финансовая аналитика строилась на разрозненных Excel-файлах, что снижало прозрачность и достоверность данных.

3. Отсутствие системы контроля лимитов и кассовых разрывов

• Не было автоматизированного контроля заявок на расходование ДС в рамках утвержденных лимитов БДДС, что приводило к неконтролируемым расходам.

4. Задержки в формировании отчетности и принятии решений

• Из-за длительного процесса сбора и обработки фактических данных (до 1 месяца) отчеты поступали с опозданием, что затрудняло оперативное управление финансами и принятие решений.
• Отсутствовали актуальные отчеты о текущих финансовых показателях и состоянии бюджета.
• Отсутствие доступа к данным в реальном времени приводило к непониманию текущего финансового состояния компании.

Последствия сложившейся ситуации:

• Высокие трудозатраты – сотрудники тратили до 80% рабочего времени на рутинные операции вместо анализа и стратегического планирования.
• Финансовые риски – отсутствие контроля за лимитами и кассовыми разрывами создавало угрозу дефицита ликвидности.
• Низкая достоверность данных – ручной ввод и множественные корректировки увеличивали вероятность ошибок в отчетности.
• Замедление бизнес-процессов – долгий цикл согласования платежей и формирования отчетности снижал скорость принятия решений.

Уникальность и инновационность проекта

Большинство систем требуют полной перестройки процессов, а БИТ.ФИНАНС дает возможность автоматизации без стресса для сотрудников и формирования отчетности в реальном времени. Компания подготовилась к переходу от "тушения пожаров" к упреждающему управлению финансами за 9 месяцев.

1. Интеграция с 1С:Документооборот
Платежи автоматически проверяются на соответствие лимитам БДДС в БИТ.ФИНАНС, а затем возвращаются в систему документооборот для согласования.

2. Синхронизация бухгалтерского и управленческого учета

Управленческие данные автоматически передаются в 1С:Бухгалтерия КОРП для ведения регламентированного и налогового учета. Это позволяет оперативно разносить банковские выписки и формировать управленческую отчетность без ручных сверок.

3. Гибкость новой системы под любые бизнес-процессы

За счет модульной архитектуры система легко адаптируется под специфику компании: от контроля лимитов до сложных сценариев бюджетирования. БИТ.ФИНАНС можно использовать как самостоятельную систему управленческого учета или интегрировать с существующими решениями на платформе 1С, что позволяет использовать ее в качестве основы для управленческого учета и оперативно получать актуальные бухгалтерские данные из смежных баз.

4. Плавный переход и минимальные изменения в работе пользователей
Внедрение новой системы не потребовало значительных изменений в работе большинства пользователей, так как инициаторы заявок продолжили использовать привычную систему документооборота. Финансовые сотрудники успешно перешли на работу в новой системе. Новые функции и процессы были интегрированы таким образом, что большинство сотрудников не испытывали неудобств и не нуждались в дополнительном обучении.

5. Повышение контроля и прозрачности данных

Автоматизация контроля лимитов на этапе заявки и совершенствование процесса инициации платежей существенно повысили прозрачность финансовых операций. Система сигнализирует о платежах, превышающих предусмотренный бюджет, до момента их согласования. Возможность контроля платежей на ранних этапах процесса помогает избежать кассовых разрывов и задержек в осуществлении платежей.

Публикации о проекте

• Автоматизация управленческого учета на базе программного продукта "БИТ.Финанс Управленческий учет" для "1С: Бухгалтерия 8 КОРП" в компании ООО "АСК"

Результаты проекта

В результате проекта была успешно внедрена централизованная система управленческого учета на базе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП и БИТ.ФИНАНС. Проект реализовал цели заказчика, создав единую цифровую среду для управления финансами с высокой степенью автоматизации и контроля.

1. Усиление контроля над денежными потоками

• Автоматизированы процессы бюджетирования, оперативного планирования и управления денежными потоками, которые ранее велись в разрозненных системах.
• Обеспечен оперативный доступ к актуальным данным в режиме реального времени, что повысило прозрачность и скорость принятия решений.
• Интеграция с 1С:Документооборот позволила автоматизировать согласование и исполнение платежей, минимизировав задержки и ошибки.
• Автоматизация процессов устранила влияние человеческого фактора и значительно снизила риски ошибок в финансовых операциях.

2. Предотвращение кассовых разрывов

• Внедрена система прогнозирования кассовых разрывов, благодаря которой финансовая служба теперь видит риски за несколько недель, а не в день закрытия периода.
• Автоматизированное планирование и контроль финансовых потоков снизили риски дефицита ликвидности.

3. Автоматизация процессов казначейства и бюджетирования

• Максимально снижен ручной ввод данных по банковским выпискам – разнесение по управленческим аналитикам теперь выполняется автоматически, что сократило трудозатраты и повысило точность отчетности.
• Автоматизировано распределение плановых и фактических данных по бюджетам (БДР и БДДС) между подразделениями и ЦФО, что снизило риск ошибок в сложных расчетах.
• Оптимизирован процесс сбора управленческой отчетности за счет единого источника данных и автоматизированных отчетных форм.

4. Лимитный контроль БДДС

• Внедрена система автоматического контроля лимитов расходов, что исключило необходимость ручных сверок через почту и повысило финансовую дисциплину.
• Обеспечено оперативное предупреждение о превышении лимитов, что позволило своевременно корректировать расходы.

5. Консолидация плановых и фактических данных по БДДС

• Создано единое хранилище бюджетов, обеспечивающее доступ к актуальным данным и исключающее дублирование информации.
• Настроены отчеты для анализа исполнения бюджетов, что сократило время на сбор и выверку данных.

1С:Бухгалтерия

БИТ.Финанс

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект охватывает два региона — Москву и Тулу, где расположены основные управленческие центры компании. В рамках проекта была создана централизованная автоматизированная система для ведения управленческого учета на базе решения "БИТ.ФИНАНС" (ред. 3.1) для "1С:Бухгалтерия КОРП" (ред. 3.0), готовая к дальнейшему развитию и масштабированию.

Внедрение системы БИТ.ФИНАНС представляло собой комплексный проект, реализованный по классической методологии Waterfall с элементами гибкого управления. Регулярная коммуникация включала еженедельные статус-встречи с заказчиком и управляющие комитеты с участием топ-менеджмента, проводимые раз в две недели.

Эффективное управление проектом обеспечивалось за счет комплексного подхода к визуализации прогресса. Для контроля выполнения задач команда использовала Jira, а для ведения проектной документации — Confluence. По каждому этапу были выстроены детализированные графики с контрольными точками и таблицы текущих задач для оперативного контроля, включая частные технические задания, реализованные доработки и протоколы тестирования.

На начальном этапе обследования и моделирования был проведен анализ текущих бизнес-процессов по направлениям Казначейство и Бюджетирование, а затем разработаны схемы желаемых процессов с учетом требований заказчика.

В блоке "Казначейство", которое было внедрено в первую очередь, удалось добиться полной автоматизации процессов и исключения ошибок.

Перед проектной командой стояла сложная задача — автоматизация распределения расходов. Всего было автоматизировано несколько различных видов распределений, использующих различные базы данных и сложные алгоритмы расчетов. В результате была разработана методология распределения, согласованная со всеми заинтересованными сторонами заказчика.

Шаблон с методологией распределения расходов

В системе БИТ.ФИНАНС были настроены последовательные бизнес-процессы, которые обеспечивают запуск сложных расчетов по заранее определенным алгоритмам. Эти механизмы расчетов учитывают взаимозависимости между различными распределениями, поскольку часть из них основывается на результатах предыдущих этапов. Процесс существенно упростил работу пользователей — теперь достаточно нажать кнопку "старт", а затем контролировать корректность формирования и проведения документов. В дополнение к этому, разработаны специальные контрольные отчеты, которые демонстрируют данные до и после распределения, что позволяет пользователям лучше отслеживать результативность проведенных расчетов.

Алгоритм распределения расходов в БИТ.ФИНАНС

Как итог, время выполнения расчетов сократилось с одной недели при ручном методе до нескольких кликов в автоматизированной системе.

Особое внимание в проекте уделялось интеграционным решениям, в частности обмену данными с 1С:Документооборот.

В процессе работы было выделено около 20 доработок, логически сгруппированных в три основные категории:

1. Задачи, не связанные с обменом данных.

2. Подготовительные работы, необходимые до начала обмена.

3. Собственно, сам процесс обмена.

Благодаря такому разделению удалось организовать параллельную разработку, когда различные группы задач могли выполняться одновременно без взаимных блокировок. Это позволило существенно сократить сроки реализации (модуля казначейства был внедрен за 5 месяцев от завершения этапа обследования до начала опытной эксплуатации).

Модуль "Бюджетирование" был внедрен за 6 месяцев. Несмотря на реализацию в формате MVP (минимально жизнеспособный продукт), модуль обеспечил ввод плановых данных (БДДС), автоматическую загрузку данных и сбор фактических показателей, а также формирование необходимой управленческой отчетности.

Схема архитектуры решения после внедрения БИТ.ФИНАНС

На заключительном этапе сквозного тестирования, в рамках подготовки к опытной промышленной эксплуатации (ОПЭ), были разработаны программа методики испытаний, включающие имитацию реальных бизнес-процессов, выявлены и устранены критические ошибки, учтены дополнительные требования заказчика и проведено обучение пользователей.

Для конечных пользователей система стала удобным инструментом, заменившим трудоемкую работу в Excel, при этом архитектура решения предусматривает возможности дальнейшего масштабирования функционала. Реализованное решение не только автоматизировало ключевые финансовые процессы, но и заложило основу для цифровой трансформации финансового управления в компании.