- Управление эффективностью государственного учреждения
- Технология: Дистанционное внедрение
Цели проекта
Настройка и доработка типового программного продукта "1С:Университет ПРОФ" для проведения приемной кампании 2024 года в очном и дистанционном формате с интеграцией в автоматизированную информационную систему вуза (далее - АИС) вуза;
Разработка аналитического отчета приемной кампании (Дашборд) и личного кабинета сотрудника для мониторинга хода приемной кампании на основании штатного отчета "Мастер списков поступающих" для создание целостной системы, наделенной полным и достаточным функционалом в части проведения приемной кампании 2024 года.
Ситуация до внедрения
Уфимский университет науки и технологий (далее УУНиТ или Университет) сформировался 1 ноября 2022 года в результате слияния двух вузов – Башкирского государственного университета и Уфимского государственного авиационного технического университета. Университет является крупнейшим научно-образовательным центром Республики Башкортостан, где академические традиции сочетаются с инновациями и технологиями.
В Университете ведется подготовка более чем по 150 направлениям бакалавриата, специалитета и магистратуры по более 700 образовательным программам гуманитарного, естественнонаучного и технического профилей. Также реализуются программы среднего профессионального образования на базе пяти колледжей, которые находятся в структуре вуза, и программы подготовки кадров высшей квалификации.
В связи с тем, что в рамках приемной кампании было определено более 10 000 мест на обучение, в. т.ч. более 5 000 бюджетных мест, для оперативного контроля и управления процессами консультирования и зачисления возникла потребность в дополнительных аналитических отчетах для сотрудников. Такие отчеты позволят создать полную картину поданных заявлений и оптимизировать процесс приема студентов в Университет.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность данного проекта по автоматизации приемной кампании заключается в том, что приемная кампания УУНиТ была настроена силами "Дата Софт" полностью удаленно. Также проведено обучение для сотрудников головного вуза и филиалов УУНиТ в онлайн и в очном формате до старта приемной кампании, что особенно актуально, учитывая, что прием поступающих вел не только головной вуз, но и все его филиалы.
Уникальным представляется и тот факт, что в ходе приемной кампании количество поданных заявлений на поступление, информация о которых выгружается в федеральные информационные системы, превысило впечатляющие 65 тысяч, а число поступающих – более 17 тысяч.
Публикации о проекте
Результаты проекта
В результате целостного комплексного подхода к проведению приемной кампании в основные сроки полностью заполнены места в рамках контрольных цифр приема УУНиТ.
Успех приемной кампании 2024 года в УУНиТ иллюстрирует, как можно эффективно организовать процессы настройки и проведения приемной кампании с большим количеством поступающих в реалиях нашего времени и с учетом географической удалённости подразделений вуза относительно друг друга.
При реализации проекта:
- Выполнена настройка и доработка подсистемы организации и проведения приемной кампании в вузе на базе "1С:Университет ПРОФ" с последующей выгрузкой информации о зачисленных в АИС вуза с использованием API.
- Установлен, настроен и доработан личный кабинет поступающего на базе "1С:Университет ПРОФ" (дистанционная подача документов) для различных уровней образования (среднее профессиональное образование, бакалавриат, магистратура, специалитет, аспирантура) и по различным условиям приема.
- Выполнена настройка ролей для сотрудников приемной комиссии и административного кластера вуза (подсистема разграничения доступа).
- Проведено онлайн и очное обучение пользователей "1С:Университет ПРОФ" по сопровождению приемной кампании с подготовкой методических материалов.
- Актуализированы печатные формы документов поступающих, приказов на зачисление, ведомостей и другие печатные формы для документального сопровождения приемной кампании.
- Разработаны и введены в эксплуатацию динамический аналитический отчет приемной кампании (Дашборд ПК) и личный кабинет сотрудника для отслеживания аналитической и статистической информации по приемной кампании по данным сформированным на стороне "1С:Университет ПРОФ" с помощью разработанной выгрузки данных (JSON) штатного отчета "Мастер списков поступающих".
- Разработано решение по двухсторонней интеграции между "1С:Университет ПРОФ" и электронной образовательной средой вуза (ЭОС вуза) для дистанционного проведения вступительных испытаний с функцией регистрации пользователей в системе и отправки результатов испытаний в "1С:Университет ПРОФ".
- Выполнена настройка подсистемы работы с договорами, внесена информация о стоимости обучения по учебным планам, разработаны печатные формы договорного блока для всех уровней образования.
- Для оперативного решения возникающих в ходе приемной кампании технических и методологических вопросов организована поддержка операторов.
- Выполнена интеграция с сайтом вуза в части публикации списков поступающих и конкурсных ранжированных списков с помощью разработанной выгрузки данных (JSON) штатного отчета "Мастер списков поступающих" программного продукта "1С:Университет ПРОФ".
-
1С:Университет
:
- Разграничение доступа
- Организация и проведение приемной кампании
- Работа с договорами
- Портал вуза. Личный кабинет поступающего
Архитектура решения и масштаб проекта
В структуру Университета входят 16 факультетов и институтов в городе Уфа, а также 6 филиалов, расположенных в городах Республики Башкортостан: Бирск, Ишимбай, Кумертау, Нефтекамск, Сибай, Стерлитамак.
УУНиТ активно работает над улучшением организационных процессов для эффективного управления образовательным процессом в рамках программы "Приоритет 2030", которая направлена на повышение научно-образовательного потенциала. УУНиТ является одним из пяти крупнейших университетов России, где ежегодно обучается свыше 50 тысяч студентов, что напрямую отражается на количестве поступающих в вуз, а также на объеме обрабатываемых заявлений на поступление и сопутствующих документов от поступающих (в 2024 году обработано порядка 65 тысяч заявлений).
В основе организационной структуры экосистемы приемной кампании лежит программное решение «1С:Университет ПРОФ», на базе которого ежегодно успешно проводится приемная кампания в УУНиТ.
Рис. Схема связей в экосистеме организации приемной кампании.
-
Автоматизация закупочной, финансовой деятельности и электронного документооборота в НИЦ "Курчатовский институт"ФГБУ "Национальный исследовательский центр "Курчатовский институт" (НИЦ "Курчатовский институт")2 300 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва, м. Марксистская"20 оценок0 комментариевПодробнее о проекте
-
Как за 4 месяца сделать проще жизнь администрации университета и студентов: кейс по внедрению СЭД и автоматизации студенческого МФЦФБГОУ ВО "Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого"300 aрм
Исполнитель: "СофтЭксперт"17 оценок0 комментариевПодробнее о проекте
-
Контроль за финансовыми операциями, эффективное управление проектами и сокращение кассовых разрывов. Переход на "1С" в НИЯУ МИФИФедеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский ядерный университете "МИФИ"300 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва, м. Марксистская"48 оценок0 комментариевПодробнее о проекте
-
Создание единого интегрированного программно-аппаратного комплекса для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности Университета ИТМО на базе решений 1С"Национальный исследовательский университет ИТМО"210 aрм
Исполнитель: ГК "СофтБаланс"2 оценки0 комментариевПодробнее о проекте
-
Перевод Школы управления "СКОЛКОВО" на современную редакцию 1С:Управление холдингом, ред. 3.2Московская школа управления "СКОЛКОВО"320 aрм
Исполнитель: "Кодерлайн Северо-Запад"56 оценок0 комментариевПодробнее о проекте
-
Автоматизация оперативного и регламентированного учета в ООО "УАЗ-АВТОКОМПОНЕНТ" на базе "1С:ERP Управление предприятием"ООО "УАЗ-Автокомпонент"60 aрм
Исполнитель: "Имплекс"146 оценок0 комментариевПодробнее о проекте
-
Создание Государственной Информационной Системы "Единая централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью Оренбургской области"Министерство цифрового развития и связи Оренбургской области3 400 aрм
Исполнитель: "БухгалтерФон Сервис", ГК "Форус", "1С:Бизнес решения", "МастерСофт", "АктивСофт", "Деловая опора", "Родные программисты", "Внедренческий центр "АББ", "БюджетПлюс"83 оценки0 комментариевПодробнее о проекте
-
Повышение эффективности бизнес-процессов компании "РИ-ИНВЕСТ" в результате дистанционного внедрения "1С:Управление холдингом 8" в рамках "1С:Корпорации"ООО "РИ-ИНВЕСТ"600 aрм
Исполнитель: "Гелиос-С"31 оценка0 комментариевПодробнее о проекте
-
Централизация и трансформация финансового управления для оператора на рынке оптовой и розничной торговли Дальнего Востока на базе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП и БИТ.ФинансООО "ДК Восток"15 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Хабаровск"3 оценки0 комментариевПодробнее о проекте
Да, для обеспечения корректного функционирования системы были разработаны сценарии тестирования, охватывающие весь основной функционал, включая:
- Подачу заявлений с различными условиями поступления;
- Формирование печатных форм;
- Запись на вступительные испытания;
- Формирование ведомостей;
- Передачу данных в ЭИОС для проведения вступительных испытаний и получение результатов;
- Формирование списков подавших и рейтинговых списков;
- Формирование приказов;
- Формирование отчетов для дашборда и другие операции.
Тестирование проводилось как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика.
Для проведения приемочных испытаний исполнителем были подготовлены контрольные примеры по каждому функциональному блоку, что позволило проверить корректность работы системы в типовых и критических сценариях.
Использует ли вуз 1С:Колледж для автоматизации деятельности факультета СПО внутри вуза?
Нет, вуз не использует программный продукт «1С:Колледж».
Прием на обучение по программам среднего профессионального образования осуществлялся на базе системы «1С:Университет ПРОФ».
После завершения приемной кампании зачисленные студенты, с использованием доработанных нами механизмов, передавались в собственную систему учета контингента университета.
Да, университете ведет набор на СПО.
Процесс приема на обучение по программам СПО был автоматизирован с использованием системы «1С:Университет ПРОФ».
Для этого была настроена отдельная приемная кампания в единой базе.
Прием документов осуществлялся как в форме личного обращения, так и через личный кабинет абитуриента.
Для обеспечения эффективного методического и технологического сопровождения на всех этапах приемной кампании был организован чат, разделённый по тематическим разделам. В рабочее время в чате дежурили методисты и технические специалисты, которые оперативно отвечали на вопросы и оказывали помощь.
Операторы приемной комиссии были заранее обучены работе с ССПВО — как для получения заявлений, так и для выгрузки данных. В случае необходимости специалисты Дата Софт подключались к решению вопросов по заранее согласованным с вузом каналам связи, включая видеоконференции.
Кроме того, техническая поддержка осуществлялась по телефону и электронной почте. При возникновении часто повторяющихся запросов или сложных ситуации, специалисты компании Дата Софт создавали специализированные инструкции и отправляли их в общую группу, что способствовало дальнейшему оперативному решению аналогичных ошибок сотрудниками самостоятельно.
Работы по организации обучения пользователей и администраторов системы были выполнены в несколько этапов:
1. Подготовительный этап
Сотрудниками вуза было проведено обучение операторов по правилам приема.
2. Теоретическое обучение
Специалисты Дата Софт провели демонстрационное обучение по приему заявлений в «1С:Университет ПРОФ» в онлайн-формате.
Были направлены подготовленные методические текстовые материалы для самостоятельного изучения, а также краткие инструкции по часто возникающим вопросам и ситуациям.
3. Практическое обучение
В очном формате специалисты «Дата Софт» провели обучение сотрудников в группах. Были подготовлены тестовые задания, для отработки навыков:
- Прием заявления при личном посещении поступающим вуза;
- Прием заявлений через личный кабинет абитуриента;
- Получение заявлений из ЕПГУ;
- Передача данных в ФИС ГИА и ССПВО.
В онлайн-формате провели практическое обучение по следующим темам:
- Формирование ведомостей и контроль результатов вступительных испытаний;
- Загрузка результатов ЕГЭ;
- Формирование отчетов, списков и приказов.
Такой комплексный подход позволил обеспечить высокий уровень подготовки пользователей и администраторов, а также снизить количество ошибок при работе с системой.
Работы по организации обучения пользователей и администраторов системы были выполнены в несколько этапов:
1. Подготовительный этап
Сотрудниками вуза было проведено обучение операторов по правилам приема.
2. Теоретическое обучение
Специалисты Дата Софт провели демонстрационное обучение по приему заявлений в «1С:Университет ПРОФ» в онлайн-формате.
Были направлены подготовленные методические текстовые материалы для самостоятельного изучения, а также краткие инструкции по часто возникающим вопросам и ситуациям.
3. Практическое обучение
В очном формате специалисты «Дата Софт» провели обучение сотрудников в группах. Были подготовлены тестовые задания, для отработки навыков:
- Прием заявления при личном посещении поступающим вуза;
- Прием заявлений через личный кабинет абитуриента;
- Получение заявлений из ЕПГУ;
- Передача данных в ФИС ГИА и ССПВО.
В онлайн-формате провели практическое обучение по следующим темам:
- Формирование ведомостей и контроль результатов вступительных испытаний;
- Загрузка результатов ЕГЭ;
- Формирование отчетов, списков и приказов.
Такой комплексный подход позволил обеспечить высокий уровень подготовки пользователей и администраторов, а также снизить количество ошибок при работе с системой.
Ещё вопрос - работают ли реализованные интеграции на отечественных ОС ?
Да, разработанные Дата Софт интеграции и доработки были согласованы с ответственными за информационную безопасность от вуза. Это позволило обеспечить соответствие требованиям по защите персональных данных и соблюдению нормативных актов в области ИБ.
Система «1С:Университет ПРОФ» и её базы данных развернуты на серверах, использующих отечественные UNIX-дистрибутивы. В качестве СУБД применяются либо сборка PostgreSQL от 1С, либо сборка от Postgres Pro. Это соответствует требованиям по обеспечению информационной безопасности и использованию отечественного ПО.
«1С:Университет ПРОФ» и ЭОС вуза относятся к одной информационной системе, обрабатывающей персональные данные (ИСДН), что упрощает управление данными и обеспечивает согласованность в политике обработки информации.
Интеграция между «1С:БГУ» и «1С:Университет ПРОФ» уже была реализована в вузе ранее. Мы приняли её в существующем виде и в рамках проекта вносили доработки только на стороне «1С:Университет ПРОФ», чтобы обеспечить совместимость и корректное взаимодействие.
Серверное обеспечение использует реестровые решения отечественных вендоров. Клиентские операционные системы различные, на усмотрение образовательной организации.
Заказчик использует систему управления обучением (LMS), которая представляет собой платформу для размещения тестов и других учебных материалов и используется для проведения вступительных испытаний в рамках приемной кампании.
Интеграция LMS и "1С:Университет ПРОФ" реализована через HTTP-сервисы с использованием API.
В процессе интеграции задействованы следующие сущности: экзаменационная ведомость, дисциплины, оценки, ФИО, логин (электронная почта) и пароль для LMS, а также уникальный код поступающего, присвоенный в системе LMS вуза.
Из "1С:Университет ПРОФ" в LMS вуза передается логин, пароль и перечень дисциплин для вступительных испытаний.
В обратную сторону, из LMS в "1С:Университет ПРОФ" передаются результаты вступительных испытаний (оценки), которые записываются в документ "Экзаменационная ведомость".
Разработанные механизмы являются тиражируемыми, что позволяет масштабировать и внедрять их в другие системы и вузы с минимальными затратами времени и ресурсов.