Цели проекта

Основные цели проекта: повышение эффективности закупочной деятельности за счет автоматизации, централизации и унификации процессов, повышения качества и дисциплины, прозрачности и объективности закупочной деятельности.

Ситуация до внедрения

К началу проекта процессы закупок компании не были автоматизированы, в основном использовался Microsoft Excel и ручные расчеты. В 2021 году началась автоматизация закупок на платформе "1С:Управление холдингом", инициированная руководителем отдела снабжения.

Уникальность и инновационность проекта

Работы на проекте были разделены на 2 этапа. В рамках первого этапа было проведено обследование бизнес-процессов, в результате которого было предложено архитектурное решение для будущей системы.

Следующий этап включал в себя непосредственно внедрение системы.

В рамках проекта были разработаны полезные инструменты:

• Формирование конкурентного листа по очень большому выбору критериев;
• База цен и сроков по всем позициям номенклатуры. В системе теперь хранится история цен, по которым приобреталась номенклатура. Эта информация используется при формировании плановой цены для следующей закупки. То же самое касается сроков поставки. Хранящаяся история сроков поставки, анализируется при обработке заявок на закупку. Если инициатор заявки указывает в желаемой дате закупки дату, не соответствующую статистике по данной номенклатуре, инициатору придет ответ, что его заявка не может быть выполнена в указанный срок;
• Инструменты по оценке эффективности работы специалистов отдела снабжения (KPI);
• Интеграция с "1С:Управление производственным предприятием", через шину данных.

Публикации о проекте

• Автоматизация закупочной деятельности для АО "СГМК" на базе "1С:Управление холдингом"

Дополнительная информация к описанию проекта

Общее количество отработанных или находящихся в работе заявок – 2 000, включающих около 7000 номенклатурных позиций (потребностей).

Результаты проекта

• Загрузка заявок на закупку, сформированных в организациях Группы в учетных системах "1С:УПП";
• Согласование и утверждение заявок на закупку ответственными лицами в зависимости от указанной в заявке товарной категории;
• Подбор потребностей для формирования закупочных процедур по стандартной или упрощённой схеме;
• Формирование запросов на особый режим закупки при закупке у единственного поставщика;
• Формирование закупочных процедур, где заданы основные условия закупки;
• Формирование и рассылка лотов в формате Excel;
• Регистрация коммерческих предложений от участников закупки как вручную, так и путем загрузки из Excel;
• Отражение квалификации контрагентов и допуск их к формированию коммерческих предложений;
• Оценка коммерческих предложений поставщиков, выбор победителей закупочной процедуры на основании документов "Конкурентный лист" или "Выбор поставщика";
• Ведение базы цен и сроков, позволяющих назначать плановые цены на основании цен статистики, а также нормативные сроки оформления и поставки номенклатуры;
• Формирование Заказов поставщику;
• Формирование проекта текста договорных документов, отражение факта подписания;
• Отражение платежей, выполненных в соответствии с условиями подписанного договорного документа;
• Отражение поступления заказанной номенклатуры на склад;
• Отработка корректировок заявок на закупку.

Реализованы отчеты по новому формату, позволяющих вести анализ статуса выполнения заявок на закупку, соблюдения сроков относительно контрольных точек, просроченной дебиторской задолженности, производительности закупщиков, отклонений по качеству и количеству поступившей номенклатуры.

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом :
• Закупки

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта было разработано следующее архитектурное решение:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• "1С:Управление производственным предприятием";
• "1С:Документооборот";
• "1С:MDM";
• Сервисная шина данных.