Цели проекта

Обеспечение эффективного использования ресурсов компании и возможности прогнозирования будущих затрат.

Ситуация до внедрения

"Рив Гош" — федеральная сеть премиального сегмента в индустрии красоты, существующая на рынке с 1995 года. Сегодня в России насчитывается 256 магазинов, в которых представлено более тысячи брендов косметики и парфюмерии. Компания активно расширяет свою сеть, открывая новые точки продаж, развивает интернет-магазин, сотрудничает с маркетплейсами.

Большое количество магазинов требует оперативного согласования договорных документов по сопровождению работы торговых точек, аренды, строительства, некоммерческих закупок. Но существующая система документооборота в компании устарела и уже не позволяла оперативно корректировать маршруты согласования и контролировать исполнительскую дисциплину. Бюджетный контроль был реализован на базе электронных таблиц, что создавало сложности для оперативного контроля расходов.

Задачами проекта являлись: автоматизация БДР, БДДС, установление лимитов по расходам, а также оперативное согласование договорной документации, расходных документов, заявок на оплату и получение факта в системе "1С:ERP. Управление холдингом". В компании посчитали, что наиболее оптимальным решением для связки с бюджетированием будет система документооборота на базе "1С".

"Рив Гош" обратился к ГК "КОРУС Консалтинг" с целью внедрить новую информационную систему для согласования договорной документации и заявок на оплату на базе "1С:ERP. Управление холдингом" и "1С:Документооборот".

Уникальность и инновационность проекта

Решение предназначено для автоматизации контроля соблюдения бюджетов, оптимизации процесса регистрации документов, обеспечения прозрачности и ускорения согласования расходных договоров. Специалисты "КОРУС Консалтинг" автоматизировали процессы:

• Согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды. Постобработка и передача в архив;
• Проверка контрагентов отделом экономической безопасности;
• Формирование и согласование финансово-хозяйственных документов;
• Согласование резервов и заявок на расход;
• Согласование заявок на оплату;
• Контроль и анализ расходов.

На первом этапе проекта реализовали в системе работу с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные договоры (услуги, поставки для строительства и т.п.), договоры аренды и финансово-хозяйственные документы по ним. Затем компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП» в части бюджетирования, лимитирования и управления договорной работой в компании РИВ ГОШ

Результаты проекта

Заказчик получил автоматизированную систему лимитирования затрат и контроля бюджета, а также ускорение и прозрачность процессов согласования договорных документов, заявок на расход, оплат, закрывающих документов по договорам.

• Система позволяет более точно прогнозировать расходы, используя механизмы резервирования по заключенным договорам или без договора;
• Решение обеспечивает прозрачную работу с бюджетом и договорами;
• Автоматизирован превентивный контроль бюджета, который позволяет в онлайн-режиме отслеживать остаток бюджета при проведении договоров;
• Маршруты согласования документации пересмотрены и оптимизированы;
• Внедрен механизм контроля выполнения задач — рассылка отчета руководителям об исполнительской дисциплине.

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

Реализована сложная техническая архитектура, которая включает так называемый интеграционный треугольник — прохождение документов через три системы: "1С:ERP. УХ", "1С:ДО" и "1С:Бухгалтерия КОРП". Документы последовательно проходят трансформацию в одной системе, затем переходят в другую. Для передачи данных используется как бесшовная интеграция, так и через шину — в каждом случае прослеживается связь документов. Мастер-системой для НСИ служит "1С:ERP. Управление холдингом", НСИ передается по шине. Доработана бесшовная интеграция, чтобы поиск существующих НСИ проводился по тем же алгоритмам, что и в шине.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

GitLab, Jira, Confluence