Цели проекта

Цель проекта – Автоматизация бюджетного процесса и контроля движения денежных потоков для наиболее эффективного использования денежных средств Учреждения.

Задачи проекта:

• Обеспечение возможности сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ "Главгосэкспертиза России".
• Обеспечение консолидации информации по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ "Главгосэкспертиза России".
• Обеспечение контроля оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления Учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
• Обеспечение возможности анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ "Главгосэкспертиза России".
• Обеспечение возможности внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ "Главгосэкспертиза России" на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).

Ситуация до внедрения

Федеральное автономное учреждение "Главное управление государственной экспертизы" является государственным учреждением, подведомственным Министерству строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.

На сегодня в ФАУ "Главгосэкспертиза России": 24 самостоятельных структурных подразделения, 12 филиалов и 1362 работника.

Наибольший удельный вес в выручке занимают доходы от проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий.

Среди заказчиков Учреждения – государственные корпорации и ряд федеральных служб и агентств. Кроме того, большой объем заказчиков – это нефтяная и газовая отрасли, нефтехимия и нефтепереработка, трубопроводный транспорт, металлургия и горнорудная промышленность.

До старта проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel.

Предпосылками внедрения автоматизированной системы бюджетирования (далее – АСБ) являлись:

• Разрозненные версии планов на отдельных компьютерах и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
• Длительный пересчёт бюджетов в файлах Microsoft Excel.
• Ручное формирование план-факт анализа.
• Отсутствие оперативного контроля платежей до попадания в клиент-банк.
• Ручное формирование сводного платёжного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и Учреждению.

Уникальность и инновационность проекта

С учетом специфики автономных учреждений в ФАУ "Главгосэкспертиза России" на базе программного обеспечения "1С:Управление холдингом" реализовано:

• формирование Плана финансово-хозяйственной деятельности (далее - ПФХД) и бюджетов с использованием справочника КОСГУ;
• автоматическое формирование бюджетов для управленческой отчетности на основании первичных данных для составления ПФХД (т.е. отсутствие двойного ввода информации для регламентной и управленческой отчетности);
• автоматическое формирование плановых данных в части амортизации и расходов будущих периодов осуществляется по каждому объекту учета на основании фактических данных 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (далее - ИС БГУ);
• загрузка фактических данных из ИС БГУ в бюджеты с возможностью расшифровки информации с детализацией до оборотов в оборотно-сальдовой ведомости, сформированной в АСБ;
• один отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных;
• автоматическое формирование платежного календаря с детализацией по КОСГУ для оперативного контроля исполнения ПФХД и бюджетов;
• возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного ПФХД.

Публикации о проекте

• Создание и внедрение автоматизированной системы бюджетирования на базе программного обеспечения "1С:Управление холдингом" для обеспечения автоматической поддержки составления, корректировки, анализа планов и бюджетов ФАУ "Главгосэкспертиза России"

Дополнительная информация к описанию проекта

В АСБ заложена возможность расширения интеграции с другими системами для последующей автоматизации и исключения ручного заполнения данных. Например, интеграция с "1С:Зарплата и управление персоналом", что обеспечит сокращение трудозатрат на формирование и контроль отчетных форм по заработной плате и социальным взносам.

Результаты проекта

Благодаря созданию и внедрению автоматизированной системы бюджетирования на базе программного обеспечения "1С:Управление холдингом", произошла автоматизация бюджетного процесса, автоматизация контроля движения денежных потоков, что позволило добиться следующих результатов:

• В АСБ настроено 45 видов отчетов:

  • 15 форм ввода данных, которые содержат первичную информацию о планируемых расходах и выплатах, из них: 2 заполняются на основании фактических данных бухгалтерского учёта и 13 заполняются вручную;
  • 15 форм промежуточных расчётов (рассчитываются автоматически);
  • 8 форм бюджетов и 2 формы Мастер бюджетов (рассчитываются автоматически);
  • 5 форм – ПФХД (рассчитываются автоматически).

• Реализована возможность ручного заполнения форм ввода данных, на основании копирования данных с предыдущего периода, а также с помощью загрузки из Excel-шаблонов. Перед загрузкой в АСБ, заполненные Excel-шаблоны проходят валидацию данных с помощью скриптов VBA. Валидация данных исключает попадания в АСБ значений больше, чем 2 знака после запятой, что является очень важным моментом с точки зрения проверки информации, а также в несколько раз сокращает время загрузки в АСБ.

• Ответственные работники Учреждения получили возможность оперативного автоматизированного расчета ПФХД и 10 Бюджетов в соответствии с утверждёнными локальными нормативными актами Учреждения.

• Автоматическое формирование ПФХД, Бюджета движения денежных средств, Бюджета движения расходов по Филиалам, Центральному аппарату и Учреждению позволяет исключить ошибки, которые возникали при ручном пересчёте данных. Расшифровка итоговых бюджетов до формы ввода данных позволяет оценить корректность полученных данных, что делает процесс полностью прозрачным.

• Согласование форм по заданному маршруту в единой системе позволили исключить путаницу в версиях согласованных бюджетов.

• После утверждения ПФХД на очередной финансовый год, в АСБ информация об утвержденных плановых значениях выгружается в ИС БГУ посредством интеграционного взаимодействия. На основании переданной информации в ИС БГУ создаются проводки на бухгалтерских счетах по плановым назначениям. Для обеспечения этого процесса, в АСБ реализована функциональность, которая позволяет параметрически осуществлять сопоставление аналитик ПФХД в АСБ и статей плана (плановых назначений) в ИС БГУ.

• Выгрузка плана в ИС БГУ позволяет исключить ручной ввод данных бухгалтерами (64 документа при каждом изменении плана).

• Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития Учреждения.

• Автоматическая загрузка факта из ИС БГУ и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.

• В АСБ на основе утвержденных ПФХД формируются лимиты расходования денежных средств.

Для контроля расходования денежных средств используется блок "Казначейство". Автоматизация функционального блока "Казначейство" (входят следующие подсистемы "1С:Управление холдингом 8": Управление договорами, Контроль платежей) позволило обеспечить автоматизацию следующих процессов:

• Контроль за расходованием денежных средств. АСБ обеспечивает резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита.

• Автоматическое создание заявок на платёж на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).

• Формирование платежного календаря на основании утверждённых лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств.

• Анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей.

• Формирование доходной части платежного календаря осуществляется автоматически на основании данных, которые загружаются из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen), в которой заказчиком осуществляется учет оказываемых услуг.

• Формирование резерва для начисления процентов на неснижаемый совокупный остаток на расчетных счетах Учреждения.

• Формирование резерва для проведения аукционов по размещению денежных средств на депозиты в уполномоченных банках.

• Формирование графика поступлений по начисленным процентам от размещения денежных средств в разрезе банков.

• Специалисты, которые работают с доходными договорами могут формировать отчёт по фактическим поступлениям денежных средств. Ранее данные отчёты формировались бухгалтерами вручную.

1С:Управление холдингом :
• Бюджетирование
• Консолидация отчетности и бизнес-анализ
• Управление договорами и централизованное казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 160.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Интеграция со сторонней СЭД, "Сбербанк корпорация" (далее СБК) и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения".