Главная О конкурсе Проекты Зал славы Жюри Новости Партнеры Контакты
Регистрация/Авторизация
Все проекты Рекомендованные проекты Популярные проекты Обсуждаемые проекты
Повышение исполнительской дисциплины с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП" в группе компаний "Монолит"
Сроки выполнения: Март 2019 - Август 2019
Трудозатраты по проекту: 1 064 чел.-час.
Регион Южный федеральный округ РФ
300
Рабочих мест, АРМ
1.1
тыс
Трудозатраты, чел-ч
60
Скорость, арм/мес
10
Удовлетворенность заказчика, баллы
Заказчик
ГК "Монолит"
Исполнитель
"Портал-Юг"
300
Автоматизированных рабочих мест (APM)
Внедренные продукты
1С:Документооборот КОРП
Предметные области
  • Документооборот (ECM)
Отрасли
Строительство и девелопмент
1
Описание проекта

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

  • Обеспечение автоматизированной постановки и исполнения задач с указанием контрольных сроков, а также осуществление оперативного контроля над исполнительской дисциплиной.
  • Регламентация и унификация процессов обработки организационно-распорядительной и договорной документации с целью снижения длительности согласования документов.
  • Организация единого места хранения документации: в первую очередь входящей и исходящей корреспонденции, включая обращения граждан, организационно-распорядительной и договорной документации, что позволило бы исключить риск потери документов, а также обеспечить оперативный доступ всех заинтересованных лиц к актуальным версиям документов.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту.

В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.

Осенью 2018 года перед группой компаний «Монолит» встала цель внедрить информационную систему, которая могла бы эффективно решить следующие ключевые проблемы:
  • Учет и контроль оперативных задач. Задачи (в том числе и на основании протоколов мероприятий) ставились и обрабатывались преимущественно через почту. При этом отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Для исполнителей был не очевиден реестр задач, их приоритетность и сроки исполнения. Руководство также не имело инструмента по учету и анализу исполнительской дисциплины. В результате многие задачи обрабатывались с просрочкой.

  • Учет корреспонденции. Отсутствовал унифицированный регламент маршрутизации входящей корреспонденции. В результате важные письма терялись или направлялись неправильным адресатам. Часто входящая корреспонденция сразу поступала непосредственно сотрудникам на исполнение, минуя процесс регистрации. Не было единых правил учета корреспонденции, в каждом подразделении велись свои журналы учета со своей нумерацией.

  • Учет обращений граждан. Не было единой базы для учета обращений граждан. Не велся контроль над исполнением сроков обращений граждан. Нельзя было понять на каком этапе находится исполнение обращения граждан, что приводило к повторным обращениям и судебным разбирательствам.

  • Учет внутренних документов. Учет документов велся разрозненно: в файловых хранилищах, на корпоративном портале, в компьютерах сотрудников. Каждый отдел хранил в своем файловом хранилище копии «своих» документов. В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.

  • Учет договорной документации. Процесс согласования договорной документации осуществлялся в бумажном виде. Инициатору договора было необходимо вручную передавать проект документа от одного согласующего к другому. Несмотря на установленный маршрут согласования, договоры часто согласовывались не с теми сотрудниками. Также имели место быть потери документов. Все это существенно увеличивало срок согласования договорной документации, который в общем случае занимал более двух недель, что сказывалось на планах выполнения строительных работ.

  • Учет по проектам. Учет документации по проектам, под которыми на предприятии подразумевались объекты строительства, земельные участки, судебные дела, велся разрознено. Нельзя было в одном месте увидеть всю имеющуюся документацию по проекту (корреспонденцию, договоры, внутренние документы) и проверить ее комплектность. Сотрудникам, работающим над проектом, часто приходилось тратить много времени на поиск нужной информации, запрашивать документацию у других сотрудников.

  • Центр компетенций. Отсутствовал Центр компетенций по документообороту, который бы осуществлял контроль сроков исполнения документов и задач, а также занимался бы разработкой унифицированных форм документов и формализацией делопроизводственных процессов. В результате в каждом подразделении сложились свои правила учета и ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию.

Уникальность проекта

Важными факторами при реализации проекта была необходимость достижения поставленных целей в рамках:
  • фиксированного бюджета;
  • ограниченных ресурсов как заказчика, так и исполнителя;
  • конкретных сроков достижения результата.
Данные условия предъявляли повышенные требования к организации эффективного планирования и управления ходом проекта.
В общей сложности проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" длился 6 месяцев и включал в себя следующие стадии:
  • Стадия "Техническое задание" (март 2019) – формирование и согласований требований к функционированию системы.
  • Стадия "Предпусковые работы" (май – июль 2019) – выполнение работ, необходимых для ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
  • Стадия "Опытно-промышленная эксплуатация" (июль – август 2019) – внедрение системы, достижение целей проекта.

Успешной реализации проекта способствовало выполнение следующих консалтинговых и внедренческих работ:

  • Обследование бизнес-процессов для определения ключевых потребностей. На стадии "Техническое задани" была проведена диагностика бизнес-процессов предприятия и предложена модель оптимизации системы документооборота с помощью функциональных возможностей программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП". Результаты обследования были документально зафиксированы и согласованы. Это позволило определить "проблемные" места в документообороте предприятия и в дальнейшем в процессе внедрения сконцентрироваться на их решении.
  • Управление проектом внедрения с помощью самой программы. Планирование этапов работ, составление детального календарного плана-графика работ, учет и контроль исполнения проектных задач на всем протяжении проекта внедрения велся непосредственно в программе "1С:Документооборот 8 КОРП" в подсистеме "Проекты", что позволило эффективно управлять процессом внедрения. Также вся проектная документация хранилась и обрабатывалась в программе.
  • Выполнение предпусковых работ по "очередям". Стадия "Предпусковые работы" была разбита на четыре "очереди", которые представляли собой цикл предпусковых работ (настройка системы, подготовка обучающих материалов, обучение) в рамках группы учетных блоков. Выполнение работ по "очередям" осуществилась последовательно (сначала первая "очередь", потом вторая и т.д.). Такой подход позволил добиться следующих результатов:
    1. Поддерживать "темп" проекта – так как все участники были на постоянной основе вовлечены в проект, то снизился риск "забывания" информации и навыков работы.
    2. Повысить лояльность к программе и снизить риск психологического стресса при работе – сотрудники осваивали программу по частям (очередям), что позволило им постепенно к ней привыкнуть и снизило риск стресса и ошибок, связанных с неподготовленностью, на этапе запуска системы в эксплуатацию.
    3. Оперативно отслеживать, фиксировать и корректировать требования – так как процессы в компании были подвержены изменениям, то была вероятность того, что требования к системе по ходу проекта могут измениться. Постоянная вовлеченность сотрудников позволила оперативно реагировать на изменения и при необходимости вносить корректировки в процессы, когда это еще не влекло за собой других проблем и рисков.
  • Создание Центра компетенций по документообороту. Произведен реинжиниринг бизнес-процессов в рамках делопроизводственного учета. На предприятии с целью поддержки и обеспечения развития системы электронного документооборота было создано новое структурное подразделение – Отдел делопроизводства, выполняющий функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы.
  • Использование программы для контроля процесса обучения. В рамках внедряемых учетных блоков разработаны инструкции по работе в программе, а также проведен комплекс мероприятий по групповому и индивидуальному обучению пользователей. При этом для организации процесса обучения активно использовался функционал "1С:Документооборот 8 КОРП" по учету задач и учету мероприятий. Из-за сжатых сроков и ограниченных ресурсов не было возможности провести очное обучение всех пользователей. Сотрудникам прямо в программе ставились задачи по ознакомлению с обучающими материалами, а также по исполнению тестовых заданий, что позволяло отслеживать исполнительскую дисциплину, выявлять «проблемных» пользователей и на основе этих данных доводить информацию до руководства компании для принятия дисциплинарных мер.

Публикации о проекте

Результаты проекта

Внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих основных результатов:
  • Организовано единое хранилище документации: входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации, позволившее исключить потери и обеспечить сотрудникам мгновенный доступ к документам.

  • Повысилась исполнительская дисциплина за счет формализации и контроля задач (в том числе и на основании протоколов мероприятий). Благодаря программе руководство предприятия получило инструмент, с помощью которого могло систематически и постоянно осуществлять контроль за оперативной деятельностью, а также анализировать исполнительскую дисциплину сотрудников. В свою очередь, исполнители задач теперь могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач также было завязано на систему мотивации сотрудников.

  • Ускорился процесс согласования договоров с двух недель до трех дней. Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгой обработки договорной документации. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать проект договора от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения в документ.

Характеристики проекта
2
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты

    1С:Документооборот КОРП :
  • Учет и контроль задач
  • Учет входящей и исходящей корреспонденции
  • Учет обращений граждан
  • Учет организационно-распорядительной документации
  • Учет нормативно-справочной документации
  • Учет договорной документации
  • Учет мероприятий
  • Учет проектов

Архитектура решения и масштаб проекта

Благодаря проектной технологии внедрения, позволившей до начала внедрения осуществить методическую проработку модели реализации бизнес-процессов, в итоге удалось внедрить практически типовой функционал "1С:Документооборот 8 КОРП" с минимумом доработок конфигурации.
В общей сложности автоматизация охватила все основные подразделения предприятия от топ-менеджмента до строительных участков – более 300 сотрудников, в том числе и тех, которые до этого не имели доступа к информационным ресурсам компании.
300
Суммарное кол-во арм, шт.
1
кол-во внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
8
кол-во внедренных подсистем отдельных решений 1С, шт.
3
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
60
скорость автоматизации, АРМ/МЕС
1064
суммарное кол-во чел.-час. проектной команды
3.55
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
4
Сроки и качество
0%
Отклонение по срокам, %
0%
Отклонение по бюджету, %
10
соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе
10
общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе
5
Экономический эффект от внедрения
15%
сокращение трудозатрат в подразделениях, %
10%
ускорение получения управленческой отчетности, %
10%
сокращение операционных и административных расходов, %
Похожие проекты
Перевод CRM с западной платформы на "1С:Предприятие 8"
ООО "А101"
270 aрм
Исполнитель: ООО "А101"
0 оценок
1 комментарий
Подробнее о проекте
Автоматизация управленческого учета агропромышленного холдинга на базе конфигурации "1С:ERP. Управление холдингом"
ООО "АПХ ЭКО-культура"
3 000 aрм
Исполнитель: ООО "АПХ ЭКО-культура", СЦАО
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Формирование конструктивных поведенческих моделей менеджеров и ключевых специалистов с помощью "1С:Документооборот"
АО "Елатомский приборный завод"
300 aрм
Исполнитель: "1С-Рарус Челябинск"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Сервис для руководителей, систематизирующий всю информацию по жизненному пути сотрудника в Компании
ЗАО "Струнные технологии"
700 aрм
Исполнитель: ЗАО "Струнные технологии"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Переход на новую систему управленческого учета в ТПХ "РусКлимат" на базе "1С:ERP"
ООО "Р-КЛИМАТ"
2 000 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация учета в ООО "Салаир" на базе "1С:ERP" и "1С:Документооборот"
ООО "Салаир"
320 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение "1С:ERP" на маслозаводе: экономический эффект с первого месяца работы
ГК "Эксойл Групп"
150 aрм
Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Документооборот 8" в Gazprom EP International B.V.
"Gazprom EP International B.V."
405 aрм
Исполнитель: "АЛП-Информационные системы"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация документооборота на Абинском Электрометаллургическом заводе
ООО "Абинский электрометаллургический завод"
600 aрм
Исполнитель: "Портал-Юг"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
"1С:CRM" для управления продажами и сопровождением клиентов ООО "Сбербанк факторинг"
ООО “Сбербанк факторинг”
120 aрм
Исполнитель: "АКАМ"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
  • Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией в строительной компании ТОО "Велесстрой"
    ТОО "ВЕЛЕССТРОЙ"
    75 aрм
    Исполнитель: "Аксиома-Софт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Концерн "ЮИТ" развивает централизованную систему управления бизнес-процессами на базе "1С"
    Концерн "ЮИТ"
    400 aрм
    Исполнитель: "1С-Рарус Казань"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация бухгалтерского и налогового учета, кадров и заработной платы в строительной компании АО "ЭЛЕКТРОСЕТЬСЕРВИС ЕНЭС"
    АО "ЭЛЕКТРОСЕТЬСЕРВИС ЕНЭС"
    120 aрм
    Исполнитель: "ERP Band"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение "1С:Управление производственным предприятиемдля Казахстана" в строительной организации ТОО "Industrial Construction Group"
    ТОО "Industrial Construction Group"
    150 aрм
    Исполнитель: "АльС"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Перевод CRM с западной платформы на "1С:Предприятие 8"
    ООО "А101"
    270 aрм
    Исполнитель: ООО "А101"
    0 оценок
    1 комментарий
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация строительной компании ТОО "Велесстрой" на базе программного продукта "1С:ERP Управление предприятием для Казахстана"
    ТОО "Велесстрой"
    150 aрм
    Исполнитель: "Аксиома-Софт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Создание и внедрение системы бюджетирования для обеспечения автоматической поддержки составления, корректировки, анализа планов и бюджетов ФАУ "Главгосэкспертиза России"
    ФАУ "Главгосэкспертиза России"
    160 aрм
    Исполнитель: "МКСКОМ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Создание комплексной информационной системы для управления строительной компанией ТОО "Велесстрой"
    ТОО "ВЕЛЕССТРОЙ"
    100 aрм
    Исполнитель: "Аксиома-Софт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрения моделей управления процессами, поручения Заказчика по контрольным точкам на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"
    АО "Трансмашхолдинг"
    170 aрм
    Исполнитель: "Софт Райз"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Разработка и внедрение системы электронного архива и системы управления задачами для ГК "Росводоканал" (проект "СЭА и СУЗ")
    ГК "Росводоканал"
    70 aрм
    Исполнитель: "GRADUM"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация управленческого учета агропромышленного холдинга на базе конфигурации "1С:ERP. Управление холдингом"
    ООО "АПХ ЭКО-культура"
    3 000 aрм
    Исполнитель: ООО "АПХ ЭКО-культура", СЦАО
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Формирование конструктивных поведенческих моделей менеджеров и ключевых специалистов с помощью "1С:Документооборот"
    АО "Елатомский приборный завод"
    300 aрм
    Исполнитель: "1С-Рарус Челябинск"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение комплексной информационной системы управления парком развлечений "Остров Мечты" с использованием решений на базе "1С:Предприятие 8.3 КОРП"
    "Остров Мечты"
    550 aрм
    Исполнитель: "CorpSoft24™ – Корпоративные ИТ сервисы"
    0 оценок
    1 комментарий
    Подробнее о проекте
  • Система электронного документооборота на базе "1С:Документооборот" ускорило взаимодействие между региональными представительствами в АО "ВРК-1"
    АО "Вагонная ремонтная компания-1"
    510 aрм
    Исполнитель: ВЦ "Лаэрта"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Комплексная автоматизация производства лекарств в научно-производственной компании "Генериум" по стандартам GMP на базе "1С:ERP"
    АО "Генериум"
    750 aрм
    Исполнитель: "CorpSoft24™ – Корпоративные ИТ-сервисы"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Сервис для руководителей, систематизирующий всю информацию по жизненному пути сотрудника в Компании
    ЗАО "Струнные технологии"
    700 aрм
    Исполнитель: ЗАО "Струнные технологии"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Переход на новую систему управленческого учета в ТПХ "РусКлимат" на базе "1С:ERP"
    ООО "Р-КЛИМАТ"
    2 000 aрм
    Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Разработчик и производитель медицинских изделий "Ангиолайн" сформировал единую систему управленческого учета и электронного документооборота с "1С:Документооборот 8 КОРП"
    ООО "Ангиолайн"
    120 aрм
    Исполнитель: "Гигабайт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Переход с зарубежной ERP-системы на "1С:ERP" на производстве металлоконструкций ООО "Венталл"
    ООО "Венталл"
    200 aрм
    Исполнитель: "Райтек"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация учета в ООО "Салаир" на базе "1С:ERP" и "1С:Документооборот"
    ООО "Салаир"
    320 aрм
    Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Разработка системы цифрового документооборота, контроля задач и поручений в Фонде "Сколково"
    Фонд "Сколково"
    200 aрм
    Исполнитель: "1С:ВДГБ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация учета в группе компаний "Миртек" на базе программных продуктов "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот"
    ООО "Миртек"
    100 aрм
    Исполнитель: "КрафтКод"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" в ПАО "Химпром"
    ПАО "Химпром"
    1 000 aрм
    Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Модернизация автоматизированной информационной системы управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области
    ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области"
    38 aрм
    Исполнитель: ГK "Форус"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение "1С:ERP" на маслозаводе: экономический эффект с первого месяца работы
    ГК "Эксойл Групп"
    150 aрм
    Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Документооборот 8" в Gazprom EP International B.V.
    "Gazprom EP International B.V."
    405 aрм
    Исполнитель: "АЛП-Информационные системы"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Система электронного документооборота на платформе "1С" обеспечивает контроль над организационно-значимыми документами в Группе компаний ПАО "Аптечная сеть 36,6"
    ПАО "Аптечная сеть 36,6"
    1 200 aрм
    Исполнитель: "Infosuite"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация документооборота на Абинском Электрометаллургическом заводе
    ООО "Абинский электрометаллургический завод"
    600 aрм
    Исполнитель: "Портал-Юг"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение системы управления бизнес-процессами на базе "1С:Документооборот" и бесшовная интеграция с историческими системами Московского авиационного института
    Национальный исследовательский университет МАИ
    300 aрм
    Исполнитель: "Большие числа"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение централизованной системы автоматизации административно-хозяйственной деятельности Банка
    АО "СЕВЕРГАЗБАНК"
    50 aрм
    Исполнитель: "АйТи Капитал" (IT Capital)
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Программа цифровой трансформации и развития системы управления ООО "УК "Татбурнефть"
    ООО "УК Татбурнефть"
    1 200 aрм
    Исполнитель: ГK "ITPS"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Доработка отгрузки товара с использованием SSCC-кодов в ООО "ВТД ТД" на базе ПП "1С:Управление торговлей 8"
    ООО "ТД "ВТД"
    120 aрм
    Исполнитель: "ДММ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • "1С:ERP. Управление холдингом": внедрение функционала нового программного продукта в ООО "Аэроэкспресс"
    ООО "Аэроэкспресс"
    150 aрм
    Исполнитель: "Кодерлайн"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • "1С:CRM" для управления продажами и сопровождением клиентов ООО "Сбербанк факторинг"
    ООО “Сбербанк факторинг”
    120 aрм
    Исполнитель: "АКАМ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
Комментарии
Пока нет ни одного комментария
Предыдущий проект Следующий проект