Цели проекта

• Разработать гибкое решение класса "Конструктор документов" на платформе "1С", которое можно внедрять в любую компанию;
• Автоматизировать процесс подготовки и согласования договоров по шаблонам;
• Снизить сроки согласования договоров;
• Снизить количество ошибок в черновиках договорах;
• Снизить затраты на поддержку шаблонов договоров в компании.

Ситуация до внедрения

До проекта наша компания вела учет сотен шаблонов договоров разрозненно в word-документах. Были трудности с актуализацией шаблонов договоров, а также с процессом подготовки договоров по этим шаблонам. Существовали риски срыва сроков согласования и подписания договоров и, соответственно, потери клиентов, так как на юристах была существенная нагрузка в связи с большим количеством ошибок в договорах, переданных им на согласование.

Уникальность и инновационность проекта

• Большое количество рабочих мест;
• Для разработанного решения получен сертификат "1С:Совместимо";
• Подсистема, для которой нет аналогов на рынке.

Решение "LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса" позволяет автоматизировать работу инициаторов документов и юристов, которые отвечают за учет шаблонов документов компании. С помощью данного решения инициатор договора сможет при ответе на ряд понятных ему вопросов создать юридически корректный и актуальный шаблон документа. При этом вся связанная справочная информация заполнится в документе автоматически. А юрист, совершив необходимое изменение в одном месте (одном пункте документа), сможет актуализировать все шаблоны, которые его используют. Данное решение обладает гибкостью, что является отличной возможностью для развития, и применимо в организациях любого типа.

Основная функциональная возможность данного решения – создание внутреннего документа отвечая на ряд подготовленных вопросов для выбранного вида внутреннего документа. Версии документа в форматах ".doc" и ".pdf" создаются и прикрепляются к карточке внутреннего документа автоматически.

Программа решает задачи:

1. Настройки, хранения и версионирования шаблонов документов компании;

2. Сокращение общего числа шаблонов документов компании за счет объединения двуязычных шаблонов, использования общих пунктов документов и настройки дополнительных условий на пункты документов;

3. Экономии времени на создание и согласование документа, так как выбор шаблона происходит автоматически, благодаря чему исключается возможность орфографических, юридических ошибок. Также за счет автоматического заполнения справочной информации, которая хранится в системе, исключается вероятность ошибки в данных;

4. Компетенции сотрудников - инициатору документа не нужно быть профессиональным юристом, чтобы подготовить корректный шаблон документа.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета договоров и шаблонов договоров в компании PwCLegal с помощью систем "1C:Документооборот" и "LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса"

Результаты проекта

В результате проекта, длившегося 9 месяцев, совместно с командой "1С:Первый БИТ", было разработано универсальное решение "LegalPRO: Конструктор документов" на базе конфигурации "1С:Документооборот", которое было внедрено в юридический департамент с количеством пользователей около 3000 сотрудников. В данный момент система успешно введена в промышленную эксплуатацию. С помощью внедрения данного решения, мы достигли целей, поставленных нами перед проектом:

• Разработано гибкое решение, которое можно внедрять в любую компанию;
• Учет всех шаблонов документов ведется централизованно, что исключает возможность потери документов;
• Сокращено время на 80%, которое требуется на актуализацию шаблонов документов, и, соответственно, затраты на их поддержку;
• Сокращено до 1% количество ошибок в документах, которые готовятся на основании шаблонов;
• Ускорено оформление документов на 40%, в т.ч. за счет проработки всех особенностей компании при внедрении;
• Сокращено время согласования документов на 50%.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило компании "PwC Legal":

• Быстрее производить и согласовывать документы;
• Избавить юридический департамент от огромного количество рутинной работы;
• Оперативно актуализировать сотни шаблонов договоров.

1С:Документооборот :
• Управление документами
• Работа с договорными документами

Архитектура решения и масштаб проекта

Программный продукт "1С:Документооборот 2.1" и "LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса".

• вариант работы: клиент – серверный (сервер базы данных: MSSQL);
• автоматизировано: 3000 рабочих мест;
• одновременно работающих: 1000;
• численность: 3500 сотрудников.