Цели проекта

Причина, по которой в компании ТОО "Велесстрой" требовалось провести модернизацию документооборота - необходимость повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной и согласования операционной деятельностей.

Перед проектом были поставлены следующие цели:

• сократить физический документооборот;
• закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
• выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
• настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
• настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.

Ситуация до внедрения

ООО "Велесстрой" — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО "Велесстрой" расположены по всей территории Российской Федерации. Общая численность компании более 25 тысяч человек.

ТОО "Велесстрой" – дочерняя компания ООО "Велесстрой", ведущая строительные проекты в качестве подрядчика в Республике Казахстан. Количество сотрудников ТОО "Велесстрой" – более 1500 человек. Штаб-квартира ТОО "Велесстрой" расположена в городе Атырау, Республика Казахстан.

Причиной выбора и внедрения программного продукта "1С:Документооборот для Казахстана" в ТОО "Велесстрой" была потребность компании в системе, учитывающей специфику работы строительной компании, упрощение процессов создания документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота было вызвано рядом неблагоприятных факторов сложившихся к до старта проекта:

• сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
• необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
• необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.

Уникальность и инновационность проекта

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот для Казахстана".

Публикации о проекте

• Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот для Казахстана" в строительной компании ТОО "Велесстрой"

Дополнительная информация к описанию проекта

Партнером по внедрению программного продукта стала компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции "1С:Центр ERP". «Аксиома-Софт» – компания с многолетним опытом ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

В ходе проекта были выполнены методические работы по оптимизации документных процессов перед внедрением системы "1С:Документооборот для Казахстана", настроена интеграция с "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот".

Результаты проекта

В ходе внедрения были осуществлены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения, включая:

• перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
• сбор и анализ требований к автоматизированной системе;
• техническую реализацию специфических особенностей бизнес-процессов в системе автоматизации;
• интеграцию с другими системами на базе "1С:Предприятие".

Кроме того, было проведено обучение персонала работе с системой:

• индивидуальное обучение в офисе заказчика;
• обучение в группе в офисе заказчика.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• ведение номенклатуры дел;
• учет и хранение документов;
• обработка входящей/исходящей документации;
• обработка распорядительной документации;
• создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
• создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Основные результаты данного проекта:

• сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
• поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
• увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
• значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

1С:Документооборот :
• Согласование внутреннее
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

В ходе реализации проекта была произведена настройка интеграции с программным продуктом "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот":

1. Контрагенты;
2. Договоры;
3. Спецификации (соглашения);
4. Заказ материалов в производство;
5. Тендер (созданный объект);
6. Заказ поставщику.