
- Документооборот (ECM)

Цели проекта
Причина, по которой в компании ТОО "Велесстрой" требовалось провести модернизацию документооборота - необходимость повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной и согласования операционной деятельностей.
Перед проектом были поставлены следующие цели:
- сократить физический документооборот;
- закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
- выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
- настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
- настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.
Ситуация до внедрения
ООО "Велесстрой" — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО "Велесстрой" расположены по всей территории Российской Федерации. Общая численность компании более 25 тысяч человек.
ТОО "Велесстрой" – дочерняя компания ООО "Велесстрой", ведущая строительные проекты в качестве подрядчика в Республике Казахстан. Количество сотрудников ТОО "Велесстрой" – более 1500 человек. Штаб-квартира ТОО "Велесстрой" расположена в городе Атырау, Республика Казахстан.
Причиной выбора и внедрения программного продукта "1С:Документооборот для Казахстана" в ТОО "Велесстрой" была потребность компании в системе, учитывающей специфику работы строительной компании, упрощение процессов создания документов.
Внедрение системы автоматизации документооборота было вызвано рядом неблагоприятных факторов сложившихся к до старта проекта:
- сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
- необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
- необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
Уникальность и инновационность проекта
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот для Казахстана".
Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
- методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
- оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
- возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8";
- существующая IT-инфраструктура;
- гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Партнером по внедрению программного продукта стала компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции "1С:Центр ERP". «Аксиома-Софт» – компания с многолетним опытом ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".
В ходе проекта были выполнены методические работы по оптимизации документных процессов перед внедрением системы "1С:Документооборот для Казахстана", настроена интеграция с "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот".
Результаты проекта
В ходе внедрения были осуществлены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения, включая:
- перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
- сбор и анализ требований к автоматизированной системе;
- техническую реализацию специфических особенностей бизнес-процессов в системе автоматизации;
- интеграцию с другими системами на базе "1С:Предприятие".
Кроме того, было проведено обучение персонала работе с системой:
- индивидуальное обучение в офисе заказчика;
- обучение в группе в офисе заказчика.
Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- ведение номенклатуры дел;
- учет и хранение документов;
- обработка входящей/исходящей документации;
- обработка распорядительной документации;
- создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
- создание процесса по согласованию 6 объектов системы.
Основные результаты данного проекта:
- сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
- поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
- увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
- значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.
-
1С:Документооборот
:
- Согласование внутреннее
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Учет договоров
Архитектура решения и масштаб проекта
Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.
В ходе реализации проекта была произведена настройка интеграции с программным продуктом "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот":
- Контрагенты;
- Договоры;
- Спецификации (соглашения);
- Заказ материалов в производство;
- Тендер (созданный объект);
- Заказ поставщику.










































