Цели проекта

Цели проекта:

• Оптимизация бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы;
• Стандартизация и унификация основных бизнес-процессов расчета заработной платы и управления персоналом DHL;
• Обеспечение своевременного формирования регламентированной и управленческой отчетности;
• Сокращение трудозатрат подразделений HR и Payroll на выполнение рутинных операций.

Задачи проекта:

Ситуация до внедрения

DHL вышла на рынок России в 1984 году, став первой международной курьерской компанией, пришедшей в СССР. Сегодня DHL является лидером российского рынка экспресс-доставки. 130 офисов компании работают более чем в 120 городах страны, обслуживая более 6000 населенных пунктов в Российской Федерации; транспортный парк DHL в России – около 950 единиц. Компания является зарегистрированным таможенным брокером. Центральный офис DHL в России находится в Москве. Там же находится один из основных сортировочных центров компании в России. Второй крупный центр обработки отправлений находится на юге Москвы. DHL является единственным экспресс-оператором, имеющим возможность перевозить с помощью собственных чартерных рейсов до 32 тонн грузов из России в Европу ежедневно.

Группа компаний DHL представлена в России двумя юридическими лицами. Кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся в системе "1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5" в московском офисе Заказчика подразделениями HR и Payroll соответственно. При этом за ведение учета рабочего времени для расчета премий сотрудникам отвечали руководители и/или специалисты табельного учета (в том числе региональных подразделений Заказчика), формируя данные для передачи в файлах MS Excel. Обеспечением работоспособности сильно переработанной системы "1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5" занималась служба IT. Объем доработок "1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5" идентичен для двух организаций, как и методика учета.

Причины перехода на "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП":

Уникальность и инновационность проекта

• Важнейшим требованием со стороны заказчика стало внедрение системы "1С:ЗУП" в кратчайшие сроки. Это требование было выполнено и система запущена за 9 месяцев.
• При реализации проекта использовалось дополнительное ПО – Atlassian Jira и Confluence, что сделало прохождение проекта полностью "прозрачным", то есть контролируемым, для специалистов заказчика и исполнителя. В любой момент заказчик мог отследить состояние того или иного процесса, готовность и соответствие поставленным целям;
• В процессе реализации задачи по формированию проводок, в "1С:ЗУП" был разработан механизм настройки проводок, позволяющий оперировать с большим количеством счетов, субсчетов и аналитик (в т.ч. управленческих) без привлечения программистов;
• Реализован механизм выплаты аванса и заработной платы сотрудников на разные банки, в т.ч. в процентном соотношении. Была сделана отдельная доработка, позволяющая отражать в настройках сотрудника данные по конвертации в валюту, в которой ему выплачивается заработная плата;
• Был разработан уникальный механизм загрузки данных табельного учёта из HR-портала в "ЗУП 3.1", позволяющий не только автоматизировать создание в системе документа "Табель", но и параллельно с ним создавать другие документы (оплата праздничных и выходных, оплата сверхурочных и т.п.);
• В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени. В частности, механизм учета регистрации и оплаты переработок и недоработок сотрудников на суммированном учете рабочего времени по учетным периодам.
• Множество особенностей ведения кадрового учета, учета рабочего времени и расчета заработной платы, обусловленных самой деятельностью компании, подразумевающей разъездной характер работы, и наличием большого количества региональных подразделений, из-за чего множество сотрудников работает в различных условиях:
  • сотрудники, работающие в районах крайнего севера;
  • сотрудники, работающие во вредных и опасных условиях труда;
  • командировочные сотрудники;
  • иностранные специалисты;
  • сотрудники, работающие на суммированном учете рабочего времени.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" для автоматизации кадровых процессов в компании DHL

Результаты проекта

• Интегрировали Целевую систему со смежными системами Заказчика, в частности, с разработанным специалистами Заказчика HR-порталом, в котором ведется учет рабочего времени в компании.
• Реализовали в Целевой системе на базе "1С:ЗУП 3.1" нетипового функционала, необходимого для осуществления учетных задач Заказчика, используемых ранее в "1С:ЗУП 2.5";
• Обеспечили возможность дальнейшего обновления системы на основе релизов, поставляемых компанией "1С" в рамках ИТС;
• В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Расчет заработной платы
• Кадровое делопроизводство
• Учет рабочего времени
• Регламентированная отчетность
• Управленческая отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

Общее количество сотрудников: 2 500

Количество юридических лиц: 2

Количество автоматизированных рабочих мест: 120

Продукты "1С", внедренные в ходе проекта: "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП"

Внедренные подсистемы продукта:

• Расчет заработной платы;
• Кадровое делопроизводство;
• Учет рабочего времени;
• Регламентированная отчетность;
• Управленческая отчетность.

Объектами автоматизации в рамках проекта были следующие процессы:

Ведение:

• Организационной структуры компании;
• Реестра подразделений;
• Штатного расписания;
• Персональных данных работников;
• Графиков работы сотрудников;
• Графиков отпусков;
• Табеля учета рабочего времени.

Учет приказов:

• О предоставлении оплачиваемых отпусков;
• О предоставлении отпусков без сохранения оплаты;
• О предоставлении дней ухода за ребенком-инвалидом;
• О направлении в командировку;
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• О работе сверхурочно;
• О совмещении должностей.

Учет:

• Периодов сохранения среднего заработка;
• Листков нетрудоспособности;
• Дней работы в выходные и нерабочие праздничные дни;
• Неявок по невыясненной причине и прогулов;
• Движения работников.

Регулярный расчет:

• Зарплаты;
• НДФЛ;
• Страховых взносов;
• Удержаний;
• Выплат персоналу в межрасчетный период.

Планирование:

• Штатного расписания и численности персонала;
• Рабочего времени;
• Фонда оплаты труда.

Формирование:

• Документов на выплату сумм по расчету зарплаты;
• Отчетов по планированию;
• Отчетности, в том числе сводной.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Atlassian Jira, Confluence, Bitbucket.