Цели проекта

Основными целями проекта стало повышение эффективности ФХД и ее формирование в единой системе, доступной в каждом из 29 филиалов ВНИРО, включая Центральный аппарат.

Требовалось:

• Создание единой информационной базы ведения бухгалтерского учета для 29 филиалов ВНИРО;
• Ведение бухучета путем двойной записи на основании утвержденных организацией учетной политики и рабочего плана счетов всех филиалов и единого набора аналитик;
• Ведение бухучета в рублях и иностранных валютах по филиалам;
• Составление первичных учетных документов, ведение регистров бухгалтерского учета и составление единой бухгалтерской отчетности;
• Автоматизация процессов финансового учета;
• Консультационное сопровождение филиалов по вопросам расчета заработной платы и прочих выплат;
• Консультационное сопровождение филиалов по бухгалтерскому учету;
• Консультационное сопровождение филиалов и отдела сводной отчетности в период квартальных и годового отчетного периода.

Задачи

• Внедрение ПП "1С:Свод отчетов" для консолидации единой бухгалтерской отчетности;
• Сопровождение программных продуктов "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (далее "1С:БГУ") различных редакций в 29 филиалах ВНИРО;
• Сопровождение программных продуктов "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" различных редакций в 29 филиалах ВНИРО;
• Создание единой информационной базы на базе программного продукта "1С:БГУ 2.0";
• Внедрение единой информационной системы бухгалтерского учета во всех филиалах ВНИРО.

Ситуация до внедрения

ВНИРО — головной научно-исследовательский институт рыбохозяйственной отрасли. Научно-исследовательская организация создана более 135 лет назад для научного сопровождения государственной деятельности по управлению рыболовством, координации выполнения планов и программ рыбохозяйственных научно-исследовательских работ всех рыбохозяйственных научных организаций Российской Федерации.

17 августа 2018 принято решение о реорганизации научно-исследовательских институтов, подведомственных Росрыболовству, в рамках которой предусмотрено присоединение к Федеральному государственному бюджетному научному учреждению "Всероссийский научно-исследовательский институт рыбного хозяйства и океанографии" в качестве филиалов 12 научных организаций, имеющих 16 филиалов, которые базируются в разных регионах страны.

В учреждении функционировало большое количество программных продуктов. Платформы реализации программных продуктов были различны. Обмен данными между конфигурациями был реализован частично или отсутствовал, часть данных пользователи вносили вручную. В связи с присоединением баз филиалов принципы ведения учета были неоднородны, требовалась унификация принципов ведения учета, пересмотр аналитических разрезов, добавленных на счетах ЕПСБУ.

Головная организация и филиалы вели учет в обособленных базах данных "1С:БГУ", версии 1.0 и 2.0. В данных БД учет настроен по-разному, добавлены аналитические разрезы на счета ЕПСБУ. Также было необходимо большое количество операций и доработок конфигурации, связанных со спецификой предметной области.

Сведение бухгалтерской отчетности производится в программе "1С:Свод отчетов 8" с помощью загрузки сформированных файлов в формате .xml. Сведение декларации по НДС происходит в копии БД головной организации. Декларация по налогу на прибыль заполняется в СБИС.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность заключается в масштабности. Все 29 филиалов находятся в разных частях страны. Ранее у каждого филиала была своя база на своем сервере. Головная организация не могла контролировать и знать, каким образом ведется учет в системах. Сводные отчеты формировались вручную.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности ФГБНУ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ РЫБНОГО ХОЗЯЙСТВА И ОКЕАНОГРАФИИ" на базе ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ"
• Автоматизация деятельности ФГБНУ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ РЫБНОГО ХОЗЯЙСТВА И ОКЕАНОГРАФИИ" на базе ПП "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8"
• Автоматизация деятельности ФГБНУ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ РЫБНОГО ХОЗЯЙСТВА И ОКЕАНОГРАФИИ" на базе ПП "1С:Свод отчетов 8 ПРОФ"

Результаты проекта

• Формирование финансовых планов учреждения в различных аналитических разрезах (КПС (по видам расходов и поступлений), КЭК (в том числе с возможностью детализации), центров финансовой ответственности и других разрезов бюджетирования);

• Резервирование денежных средств под планируемые оплаты;

• Планирование доходов и расходов учреждения в соответствии с утвержденной финансовой структурой учреждения;

• Формирование финансовой отчетности, необходимой для анализа исполнения финансовых планов и принятия управленческих решений, в том числе план-фактный анализ движения денежных средств и др.;

• Автоматизация учета доходных договоров;

• Обеспечена своевременная сдача консолидированной регламентной отчетности 29 филиалов учреждения;

• Обеспечена своевременная сдача налоговой отчетности;

• Усилен контроль по ведению бухгалтерского учета в филиалах;

• Снижено число ошибок, связанных с человеческим фактором, и риск искажений в сводной отчетности;

• Система обеспечивает внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Обеспечена как проверка текущих отчетов, так и сверка данных по нескольким отчетным периодам.

Выполненные работы

• Проведено обследование процесса подготовки, формирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности;

• Проведено обучение сотрудников планового отдела головного учреждения по работе в системе;

• Создана обработка для загрузки плановых данных (в разрезе центров ответственности, статей затрат и прочей аналитики бюджетирования) из шаблона файла Excel, принятого в организации;

• Создана обработка для автоматического ввода документов по резервированию денежных средств и регистрации договора на основании плановых данных;

• Реализован механизм автоматической корректировки плановых данных по выбранному центру ответственности при регистрации договора с экономией;

• Проведено обследование учета доходных договоров;

• Разработан документ для фиксации в системе калькуляций, предоставляемых к актам по доходным договорам;

• Разработан документ для фиксации приказов на выплату денежных средств (исходя из калькуляции);

• Разработан отчет, отражающий информацию по актам (поступление акта, поступление денежных средств, сумма калькуляции, сумма выплаченных средств по приказу);

• Разработан отчет для сверки расхождений между данными по исполнению плана финансово-хозяйственной деятельности по бухгалтерскому и управленческому учету;

• Внедрена система управленческого учета в эксплуатацию в московском филиале;

• Совместно с центральной бухгалтерией разработаны единые стандарты подготовки отчетности для 29 филиалов. Сформирован единый перечень отчетных форм, обязательных для сдачи каждым конкретным филиалом. Также прописаны критерии оценки правильности заполнения отчетов. Данные в некорректном формате к дальнейшей обработке не принимаются;

• Совместно с центральной бухгалтерией организован обмен данными между филиалами и головной бухгалтерией. Программу "1С:Свод отчетов" интегрировали с системами "1С:БГУ" филиалов через обмен файлами XML;

• Создана возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Головная бухгалтерия теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета в соответствии с приказами вышестоящих органов;

• Организовано поддержание форм регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном состоянии;

• Сведено порядка 250 форм регламентированной отчетности за 1 квартал и 650 форм регламентированной отчетности - за 2 квартал 2019 г.;

• Организовано ежедневное сопровождение процессов бухгалтерского учета на время сдачи отчетности;

• Обеспечено поддержание информационных баз Филиалов Заказчика в актуальном состоянии (регулярное обновление типовых и нетиповых конфигураций баз "1С:ЗКГУ" до последнего актуального релиза);

• Организован контроль корректного ведения учета в программе для предотвращения накопления ошибок и значительных расхождений при сдаче отчетности;

• Проведено обследование баз ЗКГУ всех филиалов, даны рекомендации по учету;

• Выполнена настройка интерфейсов и прав доступа;

• Проведена диагностика физической и логической целостности баз данных;

• Даны рекомендации к созданию учетной политики;

• Разъяснены законодательства, отраженные в "1С:ЗКГУ" и "1С:БГУ".

1С:Бухгалтерия государственного учреждения

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

1С:Свод отчетов

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве основной архитектуры для комплекса технических и программных средств используется работа всех пользователей бухгалтерии в единой базе, а пользователей базы "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" в отдельных базах для каждого филиала на одном серверном ландшафте расположенном в датацентре.

Данная схема позволяет упростить администрирование и сократить накладные расходы для офисов филиалов с ограниченной ИТ-поддержкой и ограниченной пропускной способностью сети, пользователям на рабочих местах, где компьютер имеет ограниченные ресурсы (малый объем памяти, не очень высокое быстродействие и т.д.).

Вычислительный комплекс размещен в "облаке" на территории дата центра выбранного в результате тендера. Общая схема подключения представлена на рисунке.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

VIPNet