Цели проекта

Ключевая цель проекта - это обеспечение возможности поддержки процесса формирования имущественного комплекса Почты России в рамках процесса акционирования.

Ситуация до внедрения

Имущественный комплекс АО "Почта России" - один из крупнейших на территории Российской Федерации и включает в себя земельные участки, здания, сооружения и помещения, находящиеся как в собственности РФ, так и в аренде или безвозмездном пользовании. С имущественным комплексом работают различные функциональные направления/подразделения Предприятия:

• управление недвижимым имуществом и регистрации прав;
• капитального строительства;
• эксплуатации объектов недвижимости;
• коммерческого использования объектов недвижимости;
• пожарной безопасности;
• страхования объектов недвижимости;
• размещения сотрудников, мебели и оборудования (АХО);
• управление непрофильными активами;
• департамент внутреннего контроля;
• блок по финансовым и экономическим вопросам.

Проекту развития Системы для целей акционирования предшествовал проект внедрения АС УНИП (Автоматизированная система управления недвижимым имуществом предприятия). Система обеспечила автоматизацию бизнес-процессов управления недвижимым имуществом и отражение в режиме реального времени полной и достоверной информации об объектах недвижимого имущества и имущественных договорах. В результате внедрения были обеспечены:

• Учет недвижимого имущества, в т.ч. сведений о кадастровом учете объектов недвижимости и зарегистрированных правах на объекты недвижимого имущества. Ограничений и обременений в отношении объектов недвижимого имущества;
• Сохранение истории изменения характеристик по объектам недвижимости;
• Учет и контроль за наличием, сохранностью и физическим состоянием, обновлением и использованием объектов недвижимого имущества;
• Учет и контроль расходов, формирующихся в процессе всего жизненного цикла объекта;
• Учет стоимостных характеристик объектов недвижимого имущества: первоначальной и остаточной стоимости, кадастровой стоимости, рыночной стоимости. Актуализация данных бухгалтерских стоимостей по объектам с определенной периодичностью;
• Учет и контроль непрофильных активов, а также свободных площадей, возможных к сдаче в аренду;
• Учет и контроль доходов от реализации полномочий на недвижимое имущество;
• Учет и контроль в части осуществления операций по эксплуатации зданий и сооружений, включая управление рисками, такими как обеспечение пожарной безопасности. Контроль исполнения плана мероприятий по устранению нарушений, выявленных в ходе проверок недвижимого имущества;
• Учет параметров имущественных договоров и финансовой информации по имущественным договорам;
• Учет сделок с недвижимым имуществом;
• Организация электронного файлового хранилища документов в разрезе объектов недвижимости и имущественных договоров;
• Учет и контроль в части осуществления операций по капитальному строительству и ведение проектов в рамках программ капитального строительства и ремонтов;
• Учет и контроль размещения сотрудников, отражение на планограммах помещений;
• Формирование отчетных форм с возможностью выбора различных критериев отображения данных, в том числе для постановки КПЭ и контроля их выполнения;
• Контроль реализации поставленных целей посредством формирования план- фактной отчетности за счет реализации инструментов бюджетирования и сбора фактических данных из учетных систем по статьям доходов и расходов.

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение автоматизированной системы по управлению недвижимым имуществом предприятия (АС УНИП) ФГУП "Почта России"

Результаты проекта

В рамках проекта развития Системы для задач акционирования были решены следующие задачи:

• Отражение результатов проведения инвентаризации объектов недвижимости для акционирования, а именно, формирование в системе актов осмотра по инвентаризации, инвентаризационных описей и сличительных ведомостей;
• Сопоставление данных реестра объектов недвижимости с данными бухгалтерского учета с определением четкого соответствия "объект недвижимости - основное средство" и сверкой основных правовых характеристик объектов;
• Интеграция с Федресурсом в части публикации сообщений о намерении зарегистрировать право собственности на объекты недвижимости и получение обратной связи по результатам опубликования в установленные законодательством сроки;
• Интеграция с web-сервисами Единого государственного реестра недвижимости для передачи электронных пакетов документов для осуществления учетно-регистрационных действий и получение выписок из ЕГРН;
• Организация электронного архива правовых, технических и финансовых документов по объектам недвижимости, в т.ч. связанных с акционированием;
• Для определения перечня объектов, необходимых к включению в уставный капитал общества в первую и последующие очереди, в системе разработан специальный механизм расчета "признака вхождения объекта недвижимости". Механизм позволяет настроить правила вхождения в уставный капитал для конкретной очереди объектов (основной вклад, дополнительный вклад и т.д.), которые разработаны с учетом норм действующего законодательства. "Признак вхождения объекта недвижимости" рассчитывается "на лету" при изменении характеристик объектов недвижимости.
• Возможность формирования документов "Передаточный акт" и "Перечень дополнительного вклада" из системы в соответствии с законодательно утвержденными формами;
• Реализация функций планирования и контроля исполнения процессов, связанных с включением объектов в уставный капитал общества (процессы регистрации, оформления документов, постановки на кадастровый учет объектов недвижимости и т.д.);
• Разработка и внедрение в подсистеме "Коммерческая аренда" процедуры согласования сдачи в аренду объекта недвижимости в порядке, предусмотренном Регламентом акционерного общества.

За период с ноября 2018 по октябрь 2019 года Исполнителем проекта были выполнены следующие работы:

• Собраны и систематизированы функциональные требования;
• Выполнено концептуальное проектирование и подготовлены проектные решения;
• Реализованы доработки Системы в соответствии с проектными решениями;
• Разработаны механизмы инициализации;
• Разработана и запущена интеграция с внешними ресурсами;
• Подготовлены инструкции по работе с Системой, проведено обучение пользователей;
• Проведена опытно - промышленная эксплуатация выполненных доработок на всей филиальной сети "Почты России";
• Реализованный функционал запущен в промышленную эксплуатацию и передан на поддержку.

Проект был реализован в сроки и успешно завершен до начала процесса акционирования. В результате проекта АО "Почта России" получило автоматизацию бизнес процессов Предприятия, связанных с формированием имущественного комплекса акционерного общества.

1С:Аренда и управление недвижимостью :
• Реестр недвижимого имущества
• Сделки и договоры
• Управление размещением сотрудников, мебели и оборудования
• Бюджетирование и взаиморасчеты
• Функциональное администрирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Система имеет централизованную структуру, в которой работают сотрудники всех филиалов АО "Почта России" (83 филиала и АУП) и интегрирована в системный ландшафт Предприятия.