Цели проекта

1. Разработать и внедрить тиражируемое решение для автоматизации процессов документооборота в АО "Эко Энергия" и ООО "КВС";

2. Сократить временных издержки при создании, согласовании, поиске и получении необходимых документов;

3. Повысить качество оформления документов организации;

4. Снизить трудовые и материальные издержки при работе с документами;

5. Сократить сроки исполнения поручений, повысить уровень исполнительской дисциплины;

6. Сократить сроки оформления документов;

7. Снизить процент утери документов;

8. Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов.

Ситуация до внедрения

АО "Эко-Энергия" является системным интегратором, осуществляющим функции по инжинирингу и автоматизации бизнес-процессов предприятий ЖКХ и ТКО в различных городах РФ с целью повышения их операционной эффективности.

До внедрения "1С:Документооборот КОРП" в АО "ЭКО-Энергия" наблюдались следующие проблемы:

• "Историческая" система стороннего вендора не позволяла проводить электронное согласование документов;
• Отсутствовал контроль исполнения поручений;
• Не обеспечивалась "прозрачность" документооборота;
• Отсутствовал единый контур управления договорными документами.

Уникальность и инновационность проекта

При выполнении работ по разработке системы электронного документооборота был задействован весь основной функционал "1С:Документооборот КОРП", всего выполнено более 70 доработок, реализован ряд "отчуждаемых" доработок системы таких как:

1. Механизм "Универсальный маршрут"

Механизм позволяет жестко закрепить последовательность шагов, распределение ролей и ответственности при согласовании документов в зависимости от вида документа, а также существенно снизить затраты на внедрение согласования новых видов документов.

2. Механизм "Резервирование регистрационных номеров"

Данный механизм позволяет зарезервировать и закрепить регистрационные номера за определенным Центром регистрации в разрезе видов и типов документов. Разработан регистр сведений "Резервные регистрационные номера", через который можно зарезервировать регистрационные номера по параметрам:

• Организация.
• Тип документа.
• Вид документа.
• Подразделение (Центр регистрации).
• Количество зарезервированных номеров.

При регистрации документа Центру регистрации предоставляется возможность выбора способа регистрации документа:

Использование резервного номера из регистра сведений "Резервные регистрационные номера" в зависимости от Центра регистрации, вида и типа документа.

Регистрация документа номером по порядку

3. Механизм "Конфликт визирования"

Механизм позволяет создавать конфликт визирования на этапе "Согласование" в случае, если согласующее лицо установило визу "Не согласовано". Автору документа предоставляется возможность на этапе выполнения задачи по отработке замечаний от согласующего лица создать конфликт визирования, в случае несогласия с замечаниями от согласующего лица.

При создании конфликта визирования автором, документ не возвращается на согласование согласующему лицу, выдавшему замечания, а продолжает движение по заданному маршруту. На этапе "Утверждение/Подписание" подписант получает не согласованный документ с пометкой о возникновении конфликта визирования с дополнительной информацией от автора документа, на основании которой принимает решение о подписании или отказе подписания документа. В случае отказа в подписании документа, маршрут по документу завершается.

4. Механизм "Контроль исполнения поручений"

При доработке подсистемы "Контроль исполнения поручений" механизм был усовершенствован в соответствии с потребностями Заказчика. Добавлена возможность указания 2 контролеров при создании контрольного поручения:

• Контролера сути исполнения поручения (ответственный за проверку содержательной части исполнения контрольного поручения).
• Контролер исполнительской дисциплины (ответственный за контроль сроков исполнения контрольного поручения).

При снятии поручения с контроля сначала проверку исполнения поручения осуществляет Контролер сути исполнения поручения. После этого проверку осуществляет Контролер исполнительской дисциплины, в случае если Контролер сути исполнения принял поручение, со своей стороны. Аналогичный механизм реализован в виджете "На контроле".

5. Механизм "Настройка подписантов, делопроизводителей"

Механизм позволяет сократить возможность указания неверного подписанта документа, так как в типовом программном продукте "1С:Документооборот КОРП" в качестве подписанта документа возможно выбрать любого пользователя системы.

Реализован регистр сведений "Настройка подписантов, делопроизводителей", позволяющий вести базу подписантов документов и их делопроизводителей по периодам, видам и типам документов. Доработан типовой механизм подписания документов, в соответствии с которым подписант документа выбирается из регистра сведений "Настройка подписантов, делопроизводителей" в зависимости от параметров документа.

Публикации о проекте

• Внедрение системы электронного документооборота "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО "ЭКО-Энергия"

Результаты проекта

Результаты проекта:

1. Успешно внедрена система электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП", которая позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Работа с входящими, исходящими, внутренними (служебные записки, приказы и т.п.), нормативными документами;
• Согласование договорной и закупочной документации;
• Контроль исполнения поручений;
• Организация электронного архивного хранения.

2. Разработан механизм интеграции "1С:Документооборот КОРП" с "1С Зарплата и управление персоналом", который позволил:

• осуществлять передачу нормативно-справочной информации (подразделения, должности, пользователи), необходимой для ведения базы пользователей в системе "1С:Документооборот КОРП".
• осуществлять передачу данных по отсутствиям сотрудников, необходимой для формирования прав по делегированию (замещению) в системе "1С:Документооборот КОРП".

3. Разработан механизм интеграции "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП", который позволил осуществлять передачу согласованной договорной документации (договора, счета на оплату), необходимой для ведения учета в системе "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП".

За время проекта:

• Обучено пользователей: более 100.
• Загружено документов: более 160000.
• Отработано обращений в период ОПЭ: более 150.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 437.

Разработанное решение в настоящее время успешно внедрено во всех структурных подразделениях холдинга в г. Волгоград, Саратов, Санкт-Петербург, Москва. Более 1200 пользователей активно используют внедренное решение, сохраняя соблюдение единых правил ведения документооборота.