- Документооборот (ECM)
Цели проекта
1. Разработать и внедрить тиражируемое решение для автоматизации процессов документооборота в АО "Эко Энергия" и ООО "КВС";
2. Сократить временных издержки при создании, согласовании, поиске и получении необходимых документов;
3. Повысить качество оформления документов организации;
4. Снизить трудовые и материальные издержки при работе с документами;
5. Сократить сроки исполнения поручений, повысить уровень исполнительской дисциплины;
6. Сократить сроки оформления документов;
7. Снизить процент утери документов;
8. Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов.
Ситуация до внедрения
АО "Эко-Энергия" является системным интегратором, осуществляющим функции по инжинирингу и автоматизации бизнес-процессов предприятий ЖКХ и ТКО в различных городах РФ с целью повышения их операционной эффективности.
До внедрения "1С:Документооборот КОРП" в АО "ЭКО-Энергия" наблюдались следующие проблемы:
- "Историческая" система стороннего вендора не позволяла проводить электронное согласование документов;
- Отсутствовал контроль исполнения поручений;
- Не обеспечивалась "прозрачность" документооборота;
- Отсутствовал единый контур управления договорными документами.
Уникальность и инновационность проекта
При выполнении работ по разработке системы электронного документооборота был задействован весь основной функционал "1С:Документооборот КОРП", всего выполнено более 70 доработок, реализован ряд "отчуждаемых" доработок системы таких как:
- Механизм "Универсальный маршрут"
Механизм позволяет жестко закрепить последовательность шагов, распределение ролей и ответственности при согласовании документов в зависимости от вида документа, а также существенно снизить затраты на внедрение согласования новых видов документов.
- Механизм "Резервирование регистрационных номеров"
Данный механизм позволяет зарезервировать и закрепить регистрационные номера за определенным Центром регистрации в разрезе видов и типов документов. Разработан регистр сведений "Резервные регистрационные номера", через который можно зарезервировать регистрационные номера по параметрам:
- Организация.
- Тип документа.
- Вид документа.
- Подразделение (Центр регистрации).
- Количество зарезервированных номеров.
При регистрации документа Центру регистрации предоставляется возможность выбора способа регистрации документа:
Использование резервного номера из регистра сведений "Резервные регистрационные номера" в зависимости от Центра регистрации, вида и типа документа.
Регистрация документа номером по порядку
- Механизм "Конфликт визирования"
Механизм позволяет создавать конфликт визирования на этапе "Согласование" в случае, если согласующее лицо установило визу "Не согласовано". Автору документа предоставляется возможность на этапе выполнения задачи по отработке замечаний от согласующего лица создать конфликт визирования, в случае несогласия с замечаниями от согласующего лица.
При создании конфликта визирования автором, документ не возвращается на согласование согласующему лицу, выдавшему замечания, а продолжает движение по заданному маршруту. На этапе "Утверждение/Подписание" подписант получает не согласованный документ с пометкой о возникновении конфликта визирования с дополнительной информацией от автора документа, на основании которой принимает решение о подписании или отказе подписания документа. В случае отказа в подписании документа, маршрут по документу завершается.
- Механизм "Контроль исполнения поручений"
При доработке подсистемы "Контроль исполнения поручений" механизм был усовершенствован в соответствии с потребностями Заказчика. Добавлена возможность указания 2 контролеров при создании контрольного поручения:
- Контролера сути исполнения поручения (ответственный за проверку содержательной части исполнения контрольного поручения).
- Контролер исполнительской дисциплины (ответственный за контроль сроков исполнения контрольного поручения).
При снятии поручения с контроля сначала проверку исполнения поручения осуществляет Контролер сути исполнения поручения. После этого проверку осуществляет Контролер исполнительской дисциплины, в случае если Контролер сути исполнения принял поручение, со своей стороны. Аналогичный механизм реализован в виджете "На контроле".
- Механизм "Настройка подписантов, делопроизводителей"
Механизм позволяет сократить возможность указания неверного подписанта документа, так как в типовом программном продукте "1С:Документооборот КОРП" в качестве подписанта документа возможно выбрать любого пользователя системы.
Реализован регистр сведений "Настройка подписантов, делопроизводителей", позволяющий вести базу подписантов документов и их делопроизводителей по периодам, видам и типам документов. Доработан типовой механизм подписания документов, в соответствии с которым подписант документа выбирается из регистра сведений "Настройка подписантов, делопроизводителей" в зависимости от параметров документа.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Результаты проекта:
- Успешно внедрена система электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП", которая позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- Работа с входящими, исходящими, внутренними (служебные записки, приказы и т.п.), нормативными документами;
- Согласование договорной и закупочной документации;
- Контроль исполнения поручений;
- Организация электронного архивного хранения.
- Разработан механизм интеграции "1С:Документооборот КОРП" с "1С Зарплата и управление персоналом", который позволил:
- осуществлять передачу нормативно-справочной информации (подразделения, должности, пользователи), необходимой для ведения базы пользователей в системе "1С:Документооборот КОРП".
- осуществлять передачу данных по отсутствиям сотрудников, необходимой для формирования прав по делегированию (замещению) в системе "1С:Документооборот КОРП".
- Разработан механизм интеграции "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП", который позволил осуществлять передачу согласованной договорной документации (договора, счета на оплату), необходимой для ведения учета в системе "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП".
За время проекта:
- Обучено пользователей: более 100.
- Загружено документов: более 160000.
- Отработано обращений в период ОПЭ: более 150.
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
Количество автоматизированных рабочих мест: 437.
Разработанное решение в настоящее время успешно внедрено во всех структурных подразделениях холдинга в г. Волгоград, Саратов, Санкт-Петербург, Москва. Более 1200 пользователей активно используют внедренное решение, сохраняя соблюдение единых правил ведения документооборота.