Цели проекта

Основными целями проекта являются:

1. Повышение эффективности управления Компанией.
2. Минимизация издержек на ведение финансового, материального и управленческого учета.
3. Обеспечение прозрачности ведения учета.
4. Соответствие ведение учета нормам законодательства Республики Казахстан и Международным стандартам в области бухгалтерского и налогового учета.

Ситуация до внедрения

Руководство было заинтересовано в полной автоматизации учетных процессов и максимальном облегчении работы сотрудников, в связи с чем до начала проекта изучило возможность автоматизации тех или иных задач в системе "1С:Управление произвлдственным предприятием для Казахстана". Ряд из них покрывались типовом функционалом, но некоторые было необходимо было модифицировать в системе.

На момент регистрации нового юридического лица выбор был сделан в пользу ПО "1С", посольку это единственный вендор, локализовавший функционал под требования законодательства Республики Казахстан, продукты которого обладают достаточной гибкостью, и их можно быстро модифицировать под особенности бизнеса, а также по следующим причинам:

1. Возможность оперативной настройки и быстрого старта (буквально несколько недель). А также волнового запуска модулей по мере развития деятельности компании: от организации, мобилизации строителей, снабжения материалами и самого начала производственно-строительного процесса (сначала БНУ, потом ЗУП, следом складской учет и закупки, после строительство и производственный учет, последними запускались механизация и ремонты, а также учет СИЗ).
2. Умение части команды бухгалтерского отдела уже работать в типовой системе в части модуля бухгалтерского учета (ранее сотрудники работали в PSI именно в "1С:УПП").
3. Возможность вести раздельный учет по строительным участкам, а также иметь сквозные аналитики (источники финансирования).
4. Возможность вести как бухгалтерский учет, так и управленческий одновременно.
5. Большой функционал по кадровому учету и расчету заработной платы, благодаря которому можно было автоматизировать сложные алгоритмы взаиморасчетов с персоналом.
6. Иметь возможность гибко изменить систему под процессы и алгоритмы компании.

С момента образования ТОО "Industrial Construction Group" руководством компании было определено, что единой учетной системой компании будет "1С:УПП" ввиду сочетания оптимального функционала с возможностью кастомизации.

Важно учитывать, что владельцами компании являются 2 юридических лица, и в одной материнской организации используется система зарубежного вендора и "1С", в другой только "1С". Вариант других вендоров кроме "1С" не рассматривался по причинам того, что внедрение было бы более долгим, сложным и затратным, что было не допустимо в данной компании, где имеется четкий план работ и сроки по строительству расширения Актогайского горно-обогатительного комбината.

Таким образом, самым первым договором с поставщиками в ICG был именно договор на поставку лицензий и внедрения систем "1С", согласование которого прошло с линейными руководителями из двух управляющих компаний. Бухгалтера уже через 2 недели начали разносить все операции в новую систему "1С:УПП", которая была сначала в типовом формате и в течение 8 месяцев кастомизировалась под нужны Заказчика.

Уникальность и инновационность проекта

"АльС" внедрял проект согласно технологии корпоративного внедрения, ключевой особенностью был волновой запуск функционал модулей: БНУ, ЗУП, Снабжение, Строительство и производство, Механизация и ремонты. То есть проводился анализ, было написано техническое задание, произведена разработка с дальнейшем тестированием, правки по итогам тестирования с заказчиком, написание инструкций, обучение пользователей, помощь в миграции данных (те которые накопились в excel) и поддержка в ходе ОПЭ.

Главное преимущество для Заказчика – короткие сроки внедрения, полностью весь проект был внедрен всего за 8 месяцев. Функционал системы "1С:УПП" был кастомизирован под Заказчика, но при этом ключевые типовые механизмы, особенно в части регламентированного учета не затрагивались, все аналитики прописывались отдельно. Модули "Бухгалтерский и налоговый учет", "Управление денежными средствами", "Раздельный учет и себестоимость" были кастомизирован в части нижеуказанных ключевых точек:

1. Созданы документы по загрузке услуг тревел-агентств, где система автоматически закрывает подотчетные денежные средства посадочными талонами при их наличии, при отсутствии удерживает у сотрудника стоимость билета. При этом согласно законодательства РК только комиссия тревел-агентства закрывается счет-фактурой с разноской НДС, а остальная сумма закрывается посадочными талонами. Стоит дополнительный контроль об использовании данной поездке (связь с новым кадровым документом "Организация поездок"). Система разносит также все затраты по возвратам, штрафам от тревел-агентства. Данная доработка экономит существенно время работы бухгалтера. В среднем в месяц приобретается более 4 000 билетов, разноска индивидуально каждого авансового отчета по каждому сотруднику заняло бы не менее 15 минут, при этом данная пакетная обработка позволяет за то же время обработать 1 000 поездок.
2. Использование мепинга двух номенклатур "Номенклатура внутренняя" (управленческий учет, как в нормативе название – единый справочник) и "номенклатура поставщика" (бухгалтерский учет, как указано в электронной счет-фактуре от поставщика)- два параллельных справочника, которые сопоставляется в д. "Приходный ордер на товары" и позволяют бухгалтерии вести учет согласно законодательства в названиях поставщика, а сотрудникам снабжения видеть оперативно остатки и делать новые заказы в названиях общепринятых в компании. При этом на момент списания система при вводе внутренней номенклатуры (понятного названия для механика и строительного бригадира) показывает какие остатки есть по названиям номенклатур поставщика, чтобы легче было указать предмет списания в производство. Такой подход обеспечил 100% единое понимание по ведению учета движения ТМЗ и снижение потерь/пересортиц, а также закупа повторного/лишнего материала до 99%. Идею данной разработки взяли себе для возможного дальнейшего применения управляющие компании.
3. Процессы списания ГСМ максимально автоматизированы за счет управленческого документа "Заправки" и "Отчет по механизации" - где указывается сколько ГСМ было заправлено в каждый объект (машины, краны и т.д.), а затем сколько часов данный объект механизации работа на конкретном строительном участке.
4. Был модернизирован справочник "основные средства" в части учета арендуемых объектов (практически 98% техники были взяты либо в аренду, либо в лизинг), настроены автоматические расчеты по начислению арендной платы арендодателю. В случае отсутствия данной доработки каждую операцию отдельно бухгалтеру пришлось бы производить не менее 10 минут, при количестве объектов более 1 000, трудозатраты были бы высокими. С помощью данной обработки также автоматически считается амортизация по арендованным ОС в один клик.
5. Справочник "Проекты" был использован как сквозная аналитика для учета по типам участков работ, которые были заложены в бюджете (не путать с участками/пятнами и видами работ – для них были созданы отдельные справочники). Таким образом, управленческая аналитика была полностью прошита в системе при ведение затратной и дохой части учета. Финансовые аналитики активно используют эти данные при анализе затрат и доходов, а также интеграций с системами материнских компаний. Данная аналитика была дополнительно переведена на английский язык для оперативного формирования отчетности управляющих директоров (англоговорящих) с целью оперативного мониторинга доходной и расходной части строительства. Без данной доработке финансовой службе пришлось бы каждую операцию вести параллельно в excel с целью анализа затрат по БУ и УУ, а также данной сквозной аналитике бюджета. При штате бухгалтеров порядка 50 человек (с учетом вахты), финансовых аналитиков всего 3 человека, включая финансового директора.
6. д. "Заявка на расходование денежных средств" имеет теперь алгоритмы автоматических расчетов и контролей по уже выплаченным сумма поставщикам, поступившим объемам товаров и услуг, а также имеет встроенную систему согласования с преднастроенным маршрутом, что исключило острую потребность при внедрении документооборота. При этом Бланк документа реализован на двух языках: русском и английском (обосновано англоговорящими согласующими расход сумм свыше определённого порога). Такие механизмы контролей экономят казначею от 10 минут на каждую операцию. В среднем в день проходят в среднем около 100 платежей.
7. В документах платежных поручений имеется специальная аналитика в части отслеживания операций по краткосрочным депозитам.
8. В части расчёта себестоимости было реализовано 2 механизма расчета: по БУ и УУ. Раздельный учет по коду проекта, строительному участку и даже видам работ, т.е. в разрезе трех аналитик. Все данные разносятся службой бухгалтерского учета на основе введенных бригадирами отчетов о ремонтах, строительству, производству в системе, что экономит время в 2-3 раза обработки информации. Отчет об управленческой себестоимости может получить руководитель в любую минут по факту отраженных затрат.

Модули "Кадровый учет", "Расчет заработной платы" были кастомизированы в части нижеуказанных ключевых точек:

1. Вся нормативно справочная информация имеет 3 языка (русский, казахский, английский) с учетом склонений (подразделения, должности, имена физических лиц и т.д.) для автоматической подстановки в печатные и отчетные формы.
2. Карточка "Физического лица" расширена более чем на 50 реквизитов (данные по категориям прав водителей, о судимости, размере средств индивидуальной защите, прохождения мед.осмотра, прохождения инструктажей, смене фамилий, расширенных данных о семье, образованию, проживанию в кампусе, способу и месту дислокации для трансопртировки в вахтовый поселок и других).
3. Добавлены такие объекты как "Дополнительное соглашение к трудовому договору", "Договор материальной ответственности" (коллективной и индивидуальной с указанием объектов), "Дисциплинарное взыскание", "нематериальное поощрение", "Организация поездок", "отгул", "продление командировки".
4. Доработан каждый имеющийся кадровый документ: работы в выходные и праздничные дни, командировки, прием, перемещение, увольнение, табель, прохождение курсов обучения, регистрация собеседований и т.д. Цель была минимизировать работу отдела кадров в части кадрового делопроизводства и ведения документации, в системе реализовано более 50 кастомизированных печатных форм на двух языках (русском и казахском). Такой подход обеспечивает максимальную экономию времени кадровой службы в обработке данных более 3 500 сотрудников, где 90% работают вахтовым методом, с учетом того, что в строительстве текучесть кадров всегда высока. Мнение самого заказчика, что если бы не была так существенно кастомизирована система, то им пришлось бы держать штат кадровой службы порядка 50 человек, против того, что сейчас у них 10 с учетом работы вахтой.
5. Разработан калькулятор расчета страхования соц.ответсвенности в котором система учитывает фонд оплаты труда всех принятых, уволенных и перемещенных сотрудников за месяц, т.к. данные в страховую компанию кадровой службой подаются ежемесячно для изменения взносов страхования. Подобная работа по составлению отчета занимала бы у сотрудника более 8 часов, сейчас данный расчет производится по одному клику.
6. В системе был реализован "плановый" (управленческий) табель учета рабочего времени, чтобы руководители подразделений могли видеть когда прибывают/убывают сотрудники с учетом работы сверх графиков работ (с контролем на баланс рабочего времени), т.е. работы в выходные и праздничные дни, отгулов, смены вахт, дней поездок до Актогая и т.д. Этот механизм позвонил иметь понятную и прозначную информацию всем о движении трудоресурсов, что крайне важно в планировании строительных работ для бригадиров.
7. Были разработаны и настроены боле 40 видов начислений и удержаний в автоматическом режиме. Особый интерес, кроме сдельной заработной платы и надбавок по схемам KPI представляет также расчет дорожных выплат, в котором система сама контролируют все зафиксированные поездки сотрудников с контролем на документы кадровой службы и данных бухгалтерской службы в части учета купленных билетов. Также реализованы механизмы автоматических удержаний по неотработанным периодам полученного обучения за счет работодателя (по договорам на обучение через д. "Прохождение курсов обучения" с разноской отдельно групповых затрат, а также командировочных, дорожных и транспортных) и остаточной стоимости инвентаря и СИЗ согласно схемам их износа. Заработную плату, все начисления и удержания в компании производятся всего одним бухгалтером при численности более 3 500 человек и соответствующей текучести кадров. Если бы данные процессы и алгоритмы не были автоматизированы, то штат сотрудников по расчет заработной платы необходимо было бы увеличить минимум в 10 раз. Важным показателем также является, что табель рабочего времени согласовывается в течение 5 рабочих дней и полный расчет с выплатой заработной платы происходит в течение всего одного дня – компания ни разу не несла фискальных рисков в части несоблюдения сроков расчетов с персоналом по причине длительности произведения начислений и удержаний.

Модули "Учет по строительству", "Управление ремонтами", "Управление механизацией" были кастомизированы в части нижеуказанных ключевых точек:

1. Созданы новые документы по типу Д. Отчет производства за смену: "Отчет о работе вспомогательных служб» (слесари, сварщики, электрики и т.д.), "Отчет о работе механизации" (операторы кранов, водители и т.д.), "Отчет по ремонтам" (механики, автослесари и т.д.), "отчет по строительству" (строительные бригады). В данных документах заносится информация по всем затратам (Сотрудники, материалы в некоторых случаях брак, газ, вода и электроэнергия) в разрезе строительных участков, статей затрат и кодов проекта. Что является прямой основой для расчета прямых, косвенных затрат и себестоимости двух видов.
2. Документ "Отчет производства за смену" мыл кастомизирован для учета работы вспомогательного цеха по выпуску металлоконструкций, производства бетона и добычи воды. В данных документах заносится информация по всем затратам (Сотрудники, материалы в некоторых случаях брак, газ, вода и электроэнергия) в разрезе строительных участков, статей затрат и кодов проекта. Что является прямой основой для расчета прямых, косвенных затрат и себестоимости двух видов.
3. Документы в части подачи заявок на ремонты оборудования также были изменены с учетом особенностей процесса, в частности был создан новый справочник "объекты механизации" где указаны все тех.характеристики, нормы по ГСМ в разрезе сезонов, требования по тех.обслуживанию (включая учет потребности в материалах), в системе составляются отчеты и направляются бригадирам уведомления о необходимости планового тех.обслуживания объекта механизации.
4. В системе был создан документ "Заявка на механизацию", который обеспечивает диспетчерам возможность оперативного распределения техники по участкам строительства, а также готовить отчет по их фактическому применению в разрезе участков стройки.
5. Дополнительно был немого модернизирован модуль по учету спец.одежды, оснастки – служба пром.безопасности ведет учет фактического движения средств индивидуальной защиты. Благодаря изменению в карточке физических лиц может планировать потребности по размерам СИЗ, фиксировать факт прохождения инструктажей, выдаче свидетельств и карточек о допуске к работе на объектах и др. функции. Ведение учета в бумажных журналах занимало бы у них в 2 раза больше рабочего времени. Также облегчился учет дорогостоящих инструментов/инвентаря, и выдаче молока на вредных участках производства и строительства.

Модули "Управление закупками", "Управление складскими запасами", "Управление продажами" были кастомизированы в части нижеуказанных ключевых точек:

1. Как ранее указано была использована "Внутренняя номенклатура", что позволило специалистам отдела закупа легко анализировать наличие данных запасов на складе и в пути.
2. Доработана карточка договора в части спецификации на закупаемые ТМЗ/Услуги, графики взаиморасчетов, валютные пересчеты, наличие банковских гарантий.
3. Документ "Установка точки заказа" был доработан, чтобы заказывать можно было услуги и перечислять требования к ним. Также были доработки с автоматическим контролем по складам-инициаторам закупа во избежание затоваривания. Такой подход позвонил снизить лишние закупы почти на 99%.
4. Был реализован контроль за забором заказанных ТМЗ инициатором с обязательным уведомлением непосредственного руководителя. Также выдача со склада делать только при наличии документа "Запрос на выдачу со склада", чтобы одно подразделение не могло забрать заказ другой бригады. Подобные меры снизили на 99% случае конфликтов забора "не своих" ТМЗ.
5. Заказы поставщикам также были кастомизированы и позволили сотрудникам отдела закупа полностью контролировать по каким заявкам от инициаторов размещен заказ поставщику.
6. Для реализации выполненных строительных работ ключевому Заказчику требовалось предоставлять полную смету и детализацию по выполненным работам и использованным ТМЗ, что решилось в системе благодаря д. "Отчет о ходе строительства Заказчику", который в свою очередь суммировал все показатели затрат за месяц с детализацией по участкам, кодам проекта с возможностью указания всех косвенных затрат и чистой прибыли компании (это было допустимо т.к. ICG является ДЗО заказчика – KAZ Minerals).

Проект был емким и сжатым по срокам, доработок много, ключевые указаны выше, мелкие отражены в полном тех.описании кастомизации системы, которое было передано Заказчику для дальнейшего сопровождения и развития. Были сделаны во всех управленческих модулях кастомизированные нумераторы, рассылки, отчеты, печатные формы. Хочется отметить, что Заказчик использует внедренную версию продукта активно и доволен результатами внедрения.

Первые полгода сопровождение велось "АльС", после чего заказчик сопровождает систему самостоятельно, т.к. серьезных вмешательств в код системы не требуется. После внедрения в рамках сопровождения был доработан только один документ "Маршрутный лист", ряд отчетов, все остальное осталось без изменений. Также хочется добавить, что по итогам проекта Заказчик пригласил стороннюю консалтинговую компанию для проведения аудита проекта, которая не нашла ни одного критичного замечания в работе системы и ведении проекта, поздравив "АльС" с качественным внедрением.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Управление производственным предприятием для Казахстана" в строительной организации "ICG" в полном функциональном периметре

Дополнительная информация к описанию проекта

Экономический эффект от внедрения (%) просчитать невозможно, поскольку система внедрялась в новое предприятия и отсутствуют данные для сравнения. Однако руководство сразу при организации компании понимало, что без многомодульной учетной системы вести учет и обеспечивать для руководителей оперативность и прозрачность данных будет невозможно, сам процесс ведения учета без системы "1С:УПП" был бы намного труднее и более ресурсозатратным.

Результаты проекта

В результате проведенных работ по внедрению системы функционал был адаптирован таким образом, что введение данных пользователями на местах максимально облегчено, при этом руководство получает оперативную и развернутую отчетность по всем участкам.

1С:Управление производственным предприятием для Казахстана

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта был использован классический кластер серверов и база данным MS SQL, в самом начале проекта (июнь 2018) в системе начали работать 10 бухгалтеров, после подключились еще 10 специалистов кадровой службы, увеличивался штат финансового отдела, запускались новые модули и подключались отделы закупок, складского учета, финансовые аналитики, производственники и строители, механики, менеджеры по охране труда и остальные.

В Общей сложности в базе регулярно работают порядка 150 пользователей.

Система "1С:УПП" интегрирована была с системой складского учета материнской организации на базе MS Access (самописная) для контроля над движением товара и процессами снабжения.

В системе "1С:УПП" не было сделано ни одного изменения в части регламентированного учета, весь пакет регламентированной отчетности собирается автоматически, процессы интеграции с национальными порталами налогоплательщика, Электронных счетов-фактур работают без перебоев.

Загрузка и выгрузка данных с электронными банк-клиентами работает в стабильном режиме. Из системы "1С:УПП" данные выгружаются в сторнние аналитические системы одной из управляющих компаний в части анализа хода строительных работ и анализа отклонений по бюджету.

При этом дополнительно в системе разработаны механизмы загрузки данных по закупу билетов от тревел-агенств с автоматической разноской по авансам сотрудникам и их закрытию при наличия посадочного талона.

Мобилизация сотрудников при вахтовом методе работы составляет миграцию более 2 000 человек в месяц. Также дополнительно в системе разносятся загружаемые расшифровки по биллингу мобильной связи сотрудников. Кроме этого система была интегрирована с терминалами в рабочем поселке для целей получения справок по заработным платам.

Система по событиям рассылает уведомления администрации вахтового поселка о прибытии/убытии сотрудников (как командировочных, так и вахтовых), что позволяет оперативно управлять данными для столовой и готовить жилые комнаты сотрудникам.

Система также по событиям уведомляет службу безопасности и ИТ службу об увольнении/перемещении/увольнении каждого сотрудника. Именно из системы распечатываются наклейки на магнитные пропуска сотрудников с фотографией и персональными данными.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Два сервера (основной и резервный), справочные терминалы в рабочем поселке.