![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/beb/bebba0934fdce72c1998b3775a83ee16.jpg)
Цели проекта
1. Упорядочить работу с документами в организации, обеспечить хранение документов в единой базе, сократить внутренний бумажный документооборот, а также время на создание и поиск документов;
2. Оптимизировать работу делопроизводителей: упростить регистрацию документов, отправку на ознакомление, рассмотрение, исполнение; минимизировать количество бумажных копий документов, обеспечить удобство контроля исполнения поручений, а также возможность оперативной подготовки отчетности для контроля и анализа данных;
3. Организовать процессы согласования внутренних организационно-правовых, распорядительных, служебных записок и договорных документов, сделать процессы согласования прозрачными и удобными для пользователей, обеспечить оперативный контроль состояния и сроков согласования.
Ситуация до внедрения
«Бизнес-Недвижимость» оказывает услуги профессионального и эффективного управления как собственной коммерческой недвижимостью, так и партнёрской, включая аренду помещений и продажу зданий. В собственности компании находится более 180 тыс.кв.м коммерческих площадей, в управлении - более 300 тыс.кв.м. Это уникальный пул объектов недвижимости: особняки в центре Москвы, офисные и торговые помещения, бизнес-центры, производственно-складская недвижимость в Москве. Компания входит в «Акционерную финансовую корпорацию «Система».
Ранее в компании документооборот осуществлялся в традициях бумажного делопроизводства. Электронные образцы документов хранились на сетевых папках и на локальных компьютерах. Процессы по документам (согласование, рассмотрение и другие) осуществлялись по электронной почте и фиксировались на бумажных носителях (листах согласования, резолюциях, служебных записках).
Данный метод ведения документооборота не давал возможности иметь централизованное электронное хранилище документов, поиск документов по реквизитам. Часто документ был только у сотрудника, создавшего этот документ, шаблоны документов не были стандартизированы в компании. Документы, находящиеся на исполнении и согласовании, могли забыться и потеряться. Отсутствовала статистика.
Как следствие, договорные документы согласовывались долго, не всегда согласовывалась актуальная версия документа.
Уникальность и инновационность проекта
Произведена загрузка исторических данных в СЭД используя обработку, создание обработки.
Смоделированы процессы согласования внутренних, организационно-правовых, распорядительных и договорных документов и служебных записок.
Учет документов доработан в разрезе операций с объектами недвижимости.
В СЭД настроены комплексные бизнес-процессы.
Публикации о проекте
Результаты проекта
В результате внедрения было автоматизировано 150 рабочих мест. Выполненные в ходе проекта работы и доработки системы позволили создать единый электронный архив и оптимизировать работу с документацией.
1. Работа с документацией упорядочена, документы хранятся в единой базе. Служебные записки не распечатываются. Поиск документов в системе осуществляется по реквизитам документа.
2. Регистрация документов является шагом комплексного процесса, это позволило минимизировать случаи "перерегистрации" документов.
3. Для обработки документов используются процессы, а не рассылка по электронной почте, что позволило повысить контроль исполнительской дисциплины.
4. Согласование документов организовано в смешанном виде, т.е. было использовано как последовательное, так и параллельное согласование.
5. В систему загружены исторические данные из сетевых папок и excel реестров.
6. В системе созданы отчеты по контролю исполнительской дисциплины.
-
1С:Документооборот
:
- Работа с документами и файлами
- Работа с процессами и задачами
- Контроль версий
- Полнотекстовой поиск
- Учет и контроль исполнения
- Разделение прав доступа
- Делегирование
- Проекты
Архитектура решения и масштаб проекта
Для устранения описанных проблем в компании была внедрена система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП», автоматизировано 150 рабочих мест. Ежемесячно проходит 2000 электронных документов. Система настроена и доработана под задачи и процессы, связанные с профессиональным управлением более 180 тыс. кв. м собственных площадей компании и более 300 тыс. кв. м коммерческой недвижимости партнеров.
За время проекта была автоматизирована работа с канцелярскими и организационно-правовыми документами, оформлены процессы работ с договорными документами по всем видам услуг, включая сдачу в аренду и продажу зданий, настроены комплексные бизнес процессы, все исторические данные перенесены в единое хранилище с удобной системой поиска, разработаны методические материалы и проведено обучение сотрудников.
Система эксплуатируется на одном сервере, который используется для целей сервера приложений, базы данных и web-сервер. Сервер находится под управлением ОС Windows.
![](/upload/iblock/5e8/5e8e3a61be879d27147668a6f4c18b0c.png)
![](/upload/iblock/c94/c94e76c909a4e6e0892559723e711912.jpg)
![](/upload/iblock/d77/d77becede69eb285a30547a105772888.jpg)
![](/upload/iblock/999/99971e9fb29b4a45ce3f281c4c4b657e.png)
![](/upload/iblock/83b/83bc3be6902eca71d19b4c9058fd9a30.png)
![](/upload/iblock/6e9/6e90c6b5c2a371e2f263c95b28cfa0e4.png)
![](/upload/iblock/435/4359179ae9cdc5edfb7cd8eb40f78ccc.jpg)
![](/upload/iblock/d6b/d6bafe541367665e25a8a9ab3739b849.png)
![](/upload/iblock/c78/c78c07b70e062e18ef7f3f7abcce4c65.jpg)
![](/upload/iblock/f04/f047977720e54b3997d323b897607333.png)
![](/upload/iblock/acf/acf03e0657d8d387b22c34a4fe63f5ae.png)
![](/upload/iblock/18f/18faf1778cfa77173c6c35e02070e98c.png)
![](/upload/iblock/1a9/1a995c3a216fe63de9fc13ee5de619a2.png)
![](/upload/iblock/db7/db7c06a86d58ec0c37f6734fe9e3309c.png)
![](/upload/iblock/ad0/ad09c9fcd560948551d6bfe7587d3243.png)
![](/upload/iblock/44f/44f2a685ddb4f12d18522453723d4d06.jpg)
![](/upload/iblock/7ab/7abf9b2d1fb57e3bb49436301ae4e97f.jpeg)
![](/upload/iblock/bb8/3oc11f80az2b450xrw4llp164ke6lbys.jpg)
![](/upload/iblock/e4a/e4a211a3bf767fb7a03e0574b38ffe2d.jpg)
![](/upload/iblock/fe5/fe5edd27816e49eabbc560231588693b.png)
![](/upload/iblock/5cb/5cbff81cce459222a3889dfc8536f7c2.jpg)
![](/upload/iblock/3c8/3c8924765e7f92c8c98f725a98c3a8e9.png)
![](/upload/iblock/f52/f52be4b5f4147ea550d5ee75dd09fcd7.png)
![](/upload/iblock/017/0171c817768ae1a869f47446b6ad951f.png)
![](/upload/iblock/db9/db9d2e625c293ed23023eaf1b0cdcb98.jpg)
![](/upload/iblock/7a9/7a9680b5a13e1e85a187b8c802fa0e25.jpg)
![](/upload/iblock/0eb/0ebb2b2790aaa7ba7eab753851530714.png)
![](/upload/main/a63/a63511bab59fc290232e1507a2c6ebc2.jpg)
![](/upload/main/d89/d89f3cc506c94c9f18be53a74fa4910c.jpg)