Цели проекта

1. Упорядочить работу с документами в организации, обеспечить хранение документов в единой базе, сократить внутренний бумажный документооборот, а также время на создание и поиск документов;

2. Оптимизировать работу делопроизводителей: упростить регистрацию документов, отправку на ознакомление, рассмотрение, исполнение; минимизировать количество бумажных копий документов, обеспечить удобство контроля исполнения поручений, а также возможность оперативной подготовки отчетности для контроля и анализа данных;

3. Организовать процессы согласования внутренних организационно-правовых, распорядительных, служебных записок и договорных документов, сделать процессы согласования прозрачными и удобными для пользователей, обеспечить оперативный контроль состояния и сроков согласования.

Ситуация до внедрения

«Бизнес-Недвижимость» оказывает услуги профессионального и эффективного управления как собственной коммерческой недвижимостью, так и партнёрской, включая аренду помещений и продажу зданий. В собственности компании находится более 180 тыс.кв.м коммерческих площадей, в управлении - более 300 тыс.кв.м. Это уникальный пул объектов недвижимости: особняки в центре Москвы, офисные и торговые помещения, бизнес-центры, производственно-складская недвижимость в Москве. Компания входит в «Акционерную финансовую корпорацию «Система».

Ранее в компании документооборот осуществлялся в традициях бумажного делопроизводства. Электронные образцы документов хранились на сетевых папках и на локальных компьютерах. Процессы по документам (согласование, рассмотрение и другие) осуществлялись по электронной почте и фиксировались на бумажных носителях (листах согласования, резолюциях, служебных записках).

Данный метод ведения документооборота не давал возможности иметь централизованное электронное хранилище документов, поиск документов по реквизитам. Часто документ был только у сотрудника, создавшего этот документ, шаблоны документов не были стандартизированы в компании. Документы, находящиеся на исполнении и согласовании, могли забыться и потеряться. Отсутствовала статистика.

Как следствие, договорные документы согласовывались долго, не всегда согласовывалась актуальная версия документа.

Уникальность и инновационность проекта

Произведена загрузка исторических данных в СЭД используя обработку, создание обработки.

Смоделированы процессы согласования внутренних, организационно-правовых, распорядительных и договорных документов и служебных записок.

Учет документов доработан в разрезе операций с объектами недвижимости.

В СЭД настроены комплексные бизнес-процессы.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В результате внедрения было автоматизировано 150 рабочих мест. Выполненные в ходе проекта работы и доработки системы позволили создать единый электронный архив и оптимизировать работу с документацией.

1. Работа с документацией упорядочена, документы хранятся в единой базе. Служебные записки не распечатываются. Поиск документов в системе осуществляется по реквизитам документа.

2. Регистрация документов является шагом комплексного процесса, это позволило минимизировать случаи "перерегистрации" документов.

3. Для обработки документов используются процессы, а не рассылка по электронной почте, что позволило повысить контроль исполнительской дисциплины.

4. Согласование документов организовано в смешанном виде, т.е. было использовано как последовательное, так и параллельное согласование.

5. В систему загружены исторические данные из сетевых папок и excel реестров.

6. В системе созданы отчеты по контролю исполнительской дисциплины.

1С:Документооборот :
• Работа с документами и файлами
• Работа с процессами и задачами
• Контроль версий
• Полнотекстовой поиск
• Учет и контроль исполнения
• Разделение прав доступа
• Делегирование
• Проекты

Архитектура решения и масштаб проекта

Для устранения описанных проблем в компании была внедрена система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП», автоматизировано 150 рабочих мест. Ежемесячно проходит 2000 электронных документов. Система настроена и доработана под задачи и процессы, связанные с профессиональным управлением более 180 тыс. кв. м собственных площадей компании и более 300 тыс. кв. м коммерческой недвижимости партнеров.

За время проекта была автоматизирована работа с канцелярскими и организационно-правовыми документами, оформлены процессы работ с договорными документами по всем видам услуг, включая сдачу в аренду и продажу зданий, настроены комплексные бизнес процессы, все исторические данные перенесены в единое хранилище с удобной системой поиска, разработаны методические материалы и проведено обучение сотрудников.

Система эксплуатируется на одном сервере, который используется для целей сервера приложений, базы данных и web-сервер. Сервер находится под управлением ОС Windows.