Цели проекта

Создание единой автоматизированной системы для всех структурных подразделений СПб ГУП "Пассажиравтотранс" на базе "1С:ERP Управление предприятием 2" и "1С:Документооборот", включающей в себя следующие функциональные блоки: Документооборот, Склады и запасы, Учет транспортных средств, Заработная плата и Кадры, Регламентированный учет.

Задачи проекта:

• Автоматизировать процесс учета договоров, их хранения, ведения спецификаций по договору.
• Наладить и автоматизировать процесс согласования договоров.
• Обеспечить возможность наполнения в системе информации по договору (сроки поставки, сроки оплаты по договору, особые условия по договору, отсрочки платежа и т.д.) для мониторинга и контроля.
• Организовать совместно с Бухгалтерским и Налоговым учетом единую комплексную систему Управленческого учета.
• Единая база НСИ по предприятию (Табельные номера, Подвижной состав, статьи затрат и т.д.).
• Централизация закупок.
• Исключить двойной ввод данных.
• Исключить сложные интеграции с внешними системами.
• Минимизировать количество систем, требующих поддержания в актуальном состоянии.

Ситуация до внедрения

СПб ГУП "Пассажиравтотранс" - один из крупнейших пассажирских перевозчиков автобусным транспортом на Северо-Западе России. Маршрутная сеть, обслуживаемая "Пассажиравтотранс", насчитывает 150 городских и пригородных маршрутов.

В структуру предприятия входят шесть автобусных парков, автобусный вокзал, учебный комбинат, медико-санитарная часть № 70. Персонал насчитывает более 10 200 человек.

До старта проекта на предприятии учет велся в отдельных системах 1С:

• Бухгалтерский учет - в 1С:Бухгалтерия 8 КОРП, ред. 3 (единая база данных для всех парков).
• Складской учет - в 1С:Управление автотранспортом, редакция 1 (единая база данных для всех парков).
• Расчет заработной платы велся каждым филиалом самостоятельно в 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5, 1С:Зарплата и Кадры 7.7.
• Была единая база данных для расчета ЕСН.

Кадровый учет велся каждым филиалом самостоятельно в разрозненных программах (MS-DOS, Excel, MS VFP).

Не был автоматизирован управленческий учет, учет транспортных средств, процесс централизованных закупок, процесс контроля выдачи запчастей на ремонт транспортных средств. Руководству не хватало управленческих отчетов в разных разрезах аналитики.

Уникальность и инновационность проекта

СПб ГУП "Пассажиравтотранс" является ключевым транспортным предприятием города-миллионника. Ежедневно на линии курсируют 1500 автобусов большого и особо большого класса. Ежегодно автобусы перевозят более 300 млн. пассажиров. Круглосуточный график работы сотрудников предприятия обеспечивает бесперебойную работу транспортных средств и пассажироперевозки. Такая специфика накладывала особые условия на выполнение работ по проекту. Внедрение было необходимо выполнить в сжатые сроки и максимально комплексно, а запуск произвести без остановки процесса работы предприятия.

Большое количество пользователей системы и объем данных обусловили необходимость построения сложной серверной архитектуры системы.

Благодаря переходу от ведения кадрового учета, расчета заработной платы, налогов и взносов в разрозненных базах к единой системе, в 20 раз сократились трудозатраты на формирование консолидированной отчетности по 10 200 сотрудникам и регламентированной отчетности предприятия.

Создание единой базы подвижного состава предприятия и связи регламентированного учета с управленческим ускорило получение информации о наличии и состоянии транспортных средств на 25%. Исчерпывающие и актуальные сведения о подвижном составе (более 2000 ТС) дают возможность быстро и точно принимать управленческие решения.

На предприятии есть утвержденный регламент жизненного цикла договора: от создания конкурсной документации, согласования и до регистрации договора. На каждое согласование договора есть свой регламент по количеству участников согласования и по маршруту. В рамках проекта был автоматизирован весь жизненный цикл договора, организовано единое информационное пространство для ведения документооборота в рамках всего предприятия.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

• Создана единая автоматизированная ERP-система, в которой работают все структурные подразделения предприятия: Главное управление, Автовокзал, Автобусный парк №1, Автобусный парк №2, Автобусный парк №5, Автобусный парк №6, Учебный комбинат (на базе автобусного парка №6), Автобусный парк №7, Колпинский автобусный парк, Медико-санитарная часть №70.

• Организовано единое информационное пространство для ведения документооборота в рамках всего предприятия.
• Максимально автоматизирована работа отдела контроля и координации документов по регистрации и обработке входящей и исходящей корреспонденции.
• Улучшился механизм контроля и исполнения поручения от органов исполнительной власти.
• Автоматизирован процесс учета договоров.
• Сократился срок согласования документов.
• Организовано единое информационное пространство регламентированного, оперативного и управленческого учета.
• Единый массив данных, централизованная НСИ справочники.
• Автоматизировано ведение кадрового учета в рамках всей организации.
• Единая база данных сотрудников и данных по расчету заработной платы.
• Автоматизирован и централизован процесс закупок.
• Единая база Подвижного состава.
• Ускорение получения информации о транспортных средствах и отчетности по ним.
• Получение управленческой отчетности в разрезе филиалов и по организации в целом в различных разрезах аналитики.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление персоналом
• Расчет заработной платы
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Учет транспортных средств
• Складской учет
• Управление финансами, казначейство
• Управление закупками
• Централизованные участки (производство)

1С:Документооборот :
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Учет и согласование договоров
• Работа с внутренними документами (приказы, служебные записки, протоколы совещаний)

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект является внедрением систем "1С:ERP Управление предприятием 2" и "1С:Документооборот 8".

Большое количество пользователей системы и объем данных обусловили необходимость построения сложной серверной архитектуры системы.