Цели проекта

Цели и задачи для Бизнеса

Стратегическая цель проекта для Бизнеса:

Централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета управляемых обществ в единую штатную структуру многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО).

Для решения задач по:

- повышению качества предоставляемых услуг;

- уменьшению затрат на канцелярские расходы, взносы и оплату работы персонала;

связанных с предоставлением, оказанием данных услуг.

Цели ИТ-проекта

1. Создание системы для автоматизации функционала ОЦО на базе решения 1С:Документооборот.
2. Испытание системы при нагрузочном тестировании в условиях опытной эксплуатации: около 3 млн документов и 1,5 млн задач ежемесячно.

Задачи проекта

1. Создание автоматизированной системы учета процессов и документов (АСУПД).
2. Настройка и адаптация АСУПД с учетом особенностей документооборота каждого из управляемых обществ.
3. Обеспечение стабильности работы и быстродействия системы в условиях высоких нагрузок, связанных с большими объемами документов и процессов.

Ситуация до внедрения

«Металлоинвест» - один из крупнейших горно-металлургических холдингов с производством полного цикла: от добычи и переработки железной руды до выпуска высококачественной стальной продукции для широкого круга промышленных потребителей в России и за рубежом.

Основные производственные мощности «Металлоинвеста» - АО «Оскольский электрометаллургический комбинат» (ОЭМК) в городе Старый Оскол, Белгородская область, АО «Лебединский горно-обогатительный комбинат» (ЛГОК) в городе Губкин, Белгородская область, ПАО «Михайловский горно-обогатительный комбинат» (МГОК) в городе Железногорск, Курская область, АО «Уральская сталь» в городе Новотроицк, Оренбургская область.

В 2016 году «Металлоинвест» приступил к реализации программы по трансформации бизнеса Industry 4.0 – комплекса мероприятий по оптимизации всех бизнес-процессов, цифровизации и автоматизации производства, централизации операций и снижению издержек во всей производственной цепочке. В рамках этой программы в апреле 2016 года был запущен процесс формирования МФ ОЦО, в котором будет консолидироваться выполнение типовых операций для всех предприятий компании.

В процессе проектирования МФ ОЦО было произведено анкетирование по трудозатратам и объемам операций. В целях определения текущих показателей производительности компаний группы по направлениям, входящим в объем проекта: бухгалтерский, налоговый учет, управление персоналом, казначейство, закупки. В результате были определены целевые показатели производительности МФ ОЦО в разрезе бизнес-процессов и был произведен расчет целевой численности сотрудников по функциональным направлениям.

МФ ОЦО для Группы компаний «Металлоинвест» сформирован как отдельное дочернее предприятие – ООО «МКС» в городе Старый Оскол, клиентами которого являются сотрудники, подразделения и предприятия компании. Организация взаимодействия с заказчиками в ООО «МКС» построена через фронт-офисы на предприятиях, которые предоставляют услуги в формате «единого окна» и работают в пяти городах присутствия компании, включая Москву, обслуживая 40 тысяч сотрудников.

Формирование организационной структуры МФ ОЦО и ее реализация, а также произведенный анализ целевых бизнес-процессов и показателей производительности способствовали формированию функционально-технических требований к ИТ-архитектуре и целевой ИТ-инфраструктуре.

Были определены основные функциональные потребности для автоматизации бизнес-процессов МФ ОЦО по работе с документами:

• приемка, регистрация и учет поступающих документов;
• сканирование и хранение документов;
• контроль возвратов поступивших документов;
• обмен документами между фронт-офисами и миддл-офисом;
• обработку заявок на услуги.

Основными требованиями к системе стали:

• количество пользователей – 800;
• количество документов бухгалтерских – 1,4 млн в год;
• количество документов кадровых и зарплатных – 160 тысяч в год;
• количество заявок – 370 тысяч в год;
• территориальная распределенность по 5 регионам;
• серверная группировка в одном регионе;
• сжатые сроки внедрения – декабрь 2016 - июль 2017.

При этом одним из обязательных условий было создание системы на основе бесплатного ПО – Linux.

После анализа возможностей разных систем автоматизации и проведения конкурсных торгов было выбрано решение – «1С:Документооборот» и партнер по внедрению – ООО «1С-КПД».

Ввиду отсутствия на рынке примеров внедрений подобных функциональных решений на базе «1С:Документооборот» и ОС Linux, сопоставимых по объемам данных и высокой интенсивности нагрузки, было принято решение провести 2 нагрузочных тестирования в условиях, имитирующих реальную эксплуатацию.

Уникальность и инновационность проекта

1. Первое в России внедрение на такой объем документов при использовании свободного ПО

При проведении нагрузочного тестирования в информационной базе, наполненной данными (2.8 млн документов и 1.5 млн задач) были запущены 200 роботов, которые воспроизводили интенсивный режим работы пользователей, создавая за рабочий день более 20 тысяч документов и выполняя 6 тысяч задач. Система продемонстрировала хорошие показатели по быстродействию и стабильности работы.

2. Одновременный запуск на всех предприятиях и очное сопровождение

Сотрудники ООО «1С-КПД» сопровождали запуск системы в промышленную эксплуатацию одновременно во всех фронт- и мидл-офисах.

3. Срок запуска проекта от проведения закупочной процедуры до промышленной эксплуатации – меньше года

Старт конкурсной процедуры отбора – сентябрь 2016 года, старт промышленной эксплуатации – август 2017 года. Для системы, обслуживающей такой объем процессов и документов, совместная команда ООО «МКС» и ООО «1С-КПД» продемонстрировала редкую эффективность и слаженность работы, четкое соблюдение плана-графика работ.

4. Обучено более 400 пользователей

На этапе опытной эксплуатации системы было проведено обучение более 400 пользователей в учебных классах, в их числе сотрудники фронт- и миддл-офисов, руководители среднего и высшего звена.

Публикации о проекте

• Лучший запуск ОЦО в России и СНГ 2017

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект был разбит на следующие этапы:

1. сбор требований и проектирование пилотной системы;
2. проведение нагрузочного и функционального тестирования;
3. развертка и доработка системы, обучение пользователей;
4. очное сопровождение запуска на местах и поддержка на время подготовки собственной технической поддержки МКС;
5. работы по совершенствованию системы.

За время подготовки к опытной эксплуатации системы была разработана эксплуатационная и пользовательская документация и сделано более 30 доработок для технической реализации специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации на базе "1С:Документооборот 8 КОРП".

Выполненные доработки типовой конфигурации позволили решить такие задачи, как:

• повышение удобства интерфейса (изменение форм задач, форм карточек, настройка кнопок для быстрого запуска или прерывания, автопривязки и др.);
• обеспечение максимального соответствия бизнес-процессам (новые реквизиты, доработки справочников, статусов документов и их автозаполнения, менеджера ролей, автоматическое формирование задач и др.);
• гарантия стабильной и эффективной работы системы при высоких нагрузках (доработки массового создания пакетов и карточек, функционала потокового сканирования, механизмов присвоения имен и др.).

После успешного прохождения нагрузочного тестирования было принято решение усовершенствовать АСУПД, создав единую информационную базу вместо ранее использовавшихся 4 отдельных баз предприятий.

Результаты проекта

1С:Документооборот :
• учет входящих и исходящих документов
• учет организационно распорядительных документов
• учет договорных документов
• контроль исполнения поручений
• учет мероприятий
• ведение номенклатуры дел
• служебные записки
• штрихкодирование
• работа с процессами и задачами
• контроль версий
• работа с документами и файлами
• полнотекстовой поиск
• разделение прав доступа
• делегирование
• учет по проектам

Архитектура решения и масштаб проекта

Основные рабочие параметры созданной системы

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Не использовалось.