Цели проекта

Основные задачи внедрения СЭД:

1. Автоматизация процессов обработки документов.
2. Автоматизация внутренних процессов организации, процессов взаимодействия подразделений.
3. Контроль исполнительской дисциплины.
4. Сокращение сроков согласования документов.
5. Создание структурированного хранилища документов.
6. Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла.
7. Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

Ситуация до внедрения

Постоянное Представительство Республики Крым при Президенте Российской Федерации является органом исполнительной власти Республики Крым, обеспечивающим взаимодействие органов государственной власти Республики с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти города Москвы, а также развитие взаимовыгодного сотрудничества, установление и развитие деловых связей с расположенными в городе Москве представительствами и миссиями иностранных государств и представительствами субъектов Российской Федерации, международными организациями, иностранными компаниями, общественными объединениями и средствами массовой информации.

Одной из актуальных задач Постоянного Представительства является максимальное расширение делового сотрудничества Крыма с российскими и зарубежными государственными и частными компаниями в целях привлечения инвестиций в экономику Республики Крым.

До внедрения СЭД в Постоянном Представительстве Республики Крым при Президенте Российской Федерации использовалась регистрация документов в бумажных журналах и файлах Microsoft Excel, ознакомление и согласование происходило на бумаге.

Это вызывало ряд неудобств, таких как потеря документов, невозможность оперативно отследить местонахождение документа, сложность контроля исполнительской дисциплины.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

1. Настроены пользовательские роли:

• Администратор
• Делопроизводитель
• Руководитель
• Секретарь
• Заведующий
• Сотрудник

2. Разработаны нестандартные отчеты:

• вывод перечня документов с резолюциями по выбранному отделу по выборкам: невыполненные, выполненные, все.
• вывод выборок документов в категориях: нет контроля, контроль, особый контроль.

3. Настроен режим установки статуса документа – "Контрольный".

4. На рабочих местах настроены параметры вывода на печать отчетов по умолчанию.

5. Составлены руководства по использованию СЭД и инструкции по настройке рабочих мест и закреплению пользовательских ролей и набора доступных для каждой пользовательской роли отчетов.

6. Проведено групповое обучение пользователей.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция, а также большая часть внутренних документов хранится и обрабатывается в СЭД. По итогам внедрения "1С:Документооборот" достигнуты следующие результаты:

• сроки обработки документов (рассмотрение входящих писем, согласование документов) сократилось по разным видам от 2 до 4 раз.
• любой сотрудник может за пару секунд найти нужный ему документ в системе, не обращаясь за помощью к коллегам и не тратя время на поиски документа в разных кабинетах.
• руководство видит, какие документы находятся в работе, какие требуют принятия решений, по каким просрочены задачи.
• формирование отчетов для заинтересованных пользователей занимает секунды.
• в СЭД обрабатывается порядка 4,5 тыс. документов в год, количество автоматизированных видов документов увеличивается, к тому же если в начале эксплуатации в системе работали только 2 делопроизводителя, на данный момент к СЭД подключены все сотрудники организации.

В 2018 году планируется развитие системы: все виды документов и процессы по их обработке должны быть автоматизированы в «1С:Документооборот».

1С:Документооборот :
• Работа с документами и файлами
• Работа с процессами и задачами
• Контроль версий
• Полнотекстовый поиск
• Учет и контроль исполнения
• Разделение прав доступа
• Делегирование
• Проекты

Архитектура решения и масштаб проекта

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).

Количество видов документов - 30 шт.
Количество вводимых документов в день - около 20 шт.
Объем информационной базы - 33750 Mб.