Цели проекта

Автоматизация процессов утверждения и согласования различных документов в бизнес-процессах компании, а также синхронизации данных при внесении в НСИ компании. Организация электронного архива с помощью системы 1С:Документооборот.

Ситуация до внедрения

Компания НОУ-ХАУ является торговой сетью цифровой электроники. На текущий момент насчитывает более 100 магазинов в Москве и регионах и более 1500 сотрудников.

Для ведения регламентированного и управленческого учета в компании была внедрена конфигурация 1C:ERP Управление предприятием 2. С 01.01.2018 г. был осуществлен переход с 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 2.5 на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, ред. 3.

Процессы утверждения и согласования документов при ведении финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) и заведении НСИ велись на бумажных носителях и в программном обеспечении MS OFFICE.

Длительность этих процессов затягивалась, а некоторые документы могли быть утеряны при прохождении цепочки согласований.

Ведение архива договоров и необходимой деловой переписки велось в MS EXCEL, при этом он не был структурирован для поиска и обработки необходимой информации.

Сложившаяся ситуация не способствовала оперативному принятию решений и затрудняла документооборот в компании.

Уникальность и инновационность проекта

Внедрение 1С:Документооборот, с возможностью "бесшовной" интеграции с имеющимся ПО 1С, позволило создать единую систему электронного документооборота (ЭДО) компании. Были объединены в единую систему 1С:ERP и 1С:ЗУП КОРП. На базе 1С:Документооборот был реализован электронный архив для хранения различных данных.

Подключена мобильная версия приложения, что позволяет пользователям участвовать в процессах, не находясь на рабочем месте.

Дополнительная информация к описанию проекта

Подключено мобильное приложение 1С:Документооборот.

Результаты проекта

В результате внедрения системы 1С:Документооборот удалось автоматизировать и свести в единый контур имеющиеся бизнес-процессы согласования и утверждения различных документов, а также процессы заведения и синхронизации НСИ в различных учетных системах (бухгалтерский, оперативный, кадровый, товарный).

Использование возможности построения маршрутов прохождения процессов утверждений и согласований позволило оптимизировать и ускорить работу с документами, повысило надежность получения документов участниками процесса, а также решило задачу отслеживания прохождения процессов согласования.

У пользователей появилась возможность запускать процессы согласования/утверждения непосредственно со своего рабочего места в той системе, в которой он ведет свою повседневную рабочую деятельность.

Также 1С:Документооборот позволил создать общий структурированный архив и хранилище информации и документации для различных служб компании, что в свою очередь позволило оптимизировать работу с архивными документами и ускорило поиск необходимых документов по параметрам, заданным для поиска.

С вводом системы 1С:Документооборот увеличилось количество пользователей, работающих в общей информационной системе. В дальнейшем планируется подключить к системе все торговые точки для оперативного решения вопросов, связанных с их финансово-хозяйственной деятельностью.

1С:Документооборот :
• Мобильное приложение
• Архив

Архитектура решения и масштаб проекта

Конфигурация 1С:Документооборот была интегрирована в имеющиеся конфигурации 1С:ERP и 1С:ЗУП КОРП "бесшовным" методом, что позволило объединить работу пользователей этих систем и создать единые рабочие места для сотрудников компании.

На базе конфигурации было создано хранилище файлов (архив) различных электронных копий документов и деловой переписки.

Внутренняя почта (MS Outlook) была подключена к рабочим местам пользователей в конфигурации, что позволяет работать с рабочей почтой не выходя из конфигурации.

Подключено мобильное приложение, что дало возможность работать пользователям удаленно и повысило скорость принятия решений.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

ПО MS SQL server, серверное оборудование компании.