Цели проекта

• Оптимизировать процессы за счет смены СЭД и интеграции новой СЭД (1С:Документооборот) с внешними системами (1С и др.),

• Получить гибкую платформу и возможности развития системы, обеспечить автоматизацию большинства процессов компании

• Переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

• Построение прозрачной системы с полным доступом в нее аудита и освобождение сотрудников от предоставления необходимой информации аудиторам

• Оптимизация сопровождения системы

• Получение эффективного инструмента мониторинга процессов

Ситуация до внедрения

До старта проекта в группе компаний QIWI работала СЭД WSS Docs, которая выполняла роль «классического» Документооборота, но не удовлетворяла всем потребностям группы компаний:

• Не было достаточной гибкости для автоматизации всех процессов,
• СЭД не была интегрирована с другими системами компании, что приводило к дублированию ввода данных, а также «разорванности» процессов (части процессов проходили в разных системах)
• Не было своих компетенций по сопровождению и развитию системы
• Не было функциональности для ЮЗДО.
• Такая функциональность была в 1С:УПП, но не все компании в ней работают и необходимо было обеспечить для ЮЗДО функциональность стандартной работы с документами (маршрутизация, визирование, согласование и т.д.).

Уникальность и инновационность проекта

• Разнородный системный ландшафт – требовалась интеграция с различными системами (не только 1С).

• Необходимость обеспечить "сквозные" процессы (процесс может проходить через несколько систем), единую НСИ по компании.

• Необходимость обеспечить соответствие закону США SOX, так как акции компании торгуются на фондовой бирже США NASDAQ

• Фактически первое в РФ внедрение ЮЗДО на базе 1С:Документооборот (пилотный проект с "1С").

Публикации о проекте

• Статья "Зачем менять СЭД: опыт компании Qiwi" в Intellingent Enterprise
• Интервью на сайте CFO-Russia
• Презентация "Развитие систем электронного документооборота в компании QIWI" на конференции DocFlow
• Презентация "Опыт внедрения системы 1С:Документооборот в группе QIWI"

Результаты проекта

В результате проекта все задачи были выполнены:

• Система 1С:Документооборот была интегрирована с учетной системой 1С:Управление производственным предприятием, трекером JIRA и др. системами, за счет чего были существенно сокращены (в некоторых случаях в разы) сроки согласования документов и др. процессов.
• Автоматизирована основная масса процессов, которые ранее были ручными.
• Осуществлен переход на "безбумажную" обработку первичных документов (бумажные документы остаются в Бэк-офисе, вся дальнейшая работа проводится с электронными образами документов).
• В системе 1С:Документооборот организовано хранилище результатов контролей SOX, за счет интеграции организовано автоматическая выгрузка результатов контролей из других систем, предоставлен доступ аудиторам. За счет этого сотрудники компании освобождены от обработки запросов аудиторов. Значительная часть контролей автоматизирована.
• Осуществлен переход на ЮЗДО. Система 1С:Документооборот является системой, обеспечивающей ЭДО в компании.
• Основная масса внутренних документов переведена в электронный вид с применением простой ЭП, в результате чего осуществлен полный отказ от бумажных версий документов и в разы ускорена обработка документов: Авансовые отчеты, Служебные записки, Документы по приемке, перемещению, выбытию, инвентаризации ОС/ТМЦ и т.д.
• Обеспечен контроль бюджета и начисление предполагаемых доходов/расходов на этапе заведения договора.
• Обеспечено полное соответствие требованиям в части закона SOX. Система включена в контур SOX-критичных систем.
• Компания получила гибкую платформу, качественное сопровождение и возможности развития системы.

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Для реализации проекта была выбрана система 1С:Документооборот КОРП.
Для интеграции с 1С:Управление производственным предприятием был приобретен продукт "Интеграция с 1С:Документооборот" компании "Концепт".

Для интеграции с другими системами (не 1С) использовались стандартные интеграционные возможности платформы 1С.

Для реализации ЮЗДО в 1С:Документооборот был запущен пилотный проект с компанией "1С".

Проект распространялся на все компании группы QIWI (в т.ч. банк и несколько зарубежных компаний).

Примерное количество пользователей – 1000.

В качестве консультантов, а также на некоторые работы были привлечены специалисты по 1С компании "1-й Архитектор бизнеса", в основном же проект был осуществлен собственными силами группы компаний QIWI.