![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/f24/f248471669a08363748766759cb2031d.jpg)
Цели проекта
Цель
Построение системы электронного документооборота, объединяющей головной офис и филиалы компании.
Задачи:
- снижение трудоемкости процессов создания, регистрации и обработки документов;
- обеспечение контроля установленных сроков обработки документов;
- создание электронного архива документов;
- сокращение времени на поиск документов;
- формирование задач/поручений исполнителям по документам и оперативный контроль их выполнения;
- анализ загрузки исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и оценка их деятельности;
- исключение случаев потери документов;
- сокращение бумажного документооборота и сопутствующих канцелярских расходов.
Ситуация до внедрения
«Авиационный комплекс им. С.В. Ильюшина» — ведущее Российское предприятие, производящее сложную авиационную технику, — образовано в 1933 году. За 84 года конструкторским бюро разработано более 200 и создано более 120 типов самолетов разных модификаций. С 2006 года входит в Объединенную авиастроительную корпорацию (ОАО «ОАК»).
До внедрения «1С:Документооборот» делопроизводство в компании велось по стандартам и регламентам на бумажных носителях, а постановка задач осуществлялась приказами и по электронной почте под контроль исполнения. Конечно ручной учет всегда замедляет оперативность в решении вопросов, добавляет дополнительные часы работы специалистов, уменьшает скорость обработки документов, а также усложняет возможность контроля исполнения сотрудниками задач в ходе исполнения задач. Учитывая эти факторы, руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
В рамках подготовки к внедрению специалисты авиационного комплекса проделали большую и самую важную методологическую работу по адаптации регламентов и процедур, маршрутов и требований по управлению документами и процессами к работе в электронном формате (с СЭД), в результате были актуализированы положения по работе с документами, инструкции по делопроизводству и другие нормативные акты, регулирующие деятельность документооборота компании в целом.
Уникальность и инновационность проекта
Учитывая 80 летний опыт работы компании без применения СЭД и устоявшийся порядок, традиции, данный проект можно назвать уникальным во всех своих аспектах: это и параллельная работа службы ДОУ по методологической переработке и адаптации всех регламентов по работе с документами, и систематизация учета документов в географически распределенных филиалах, и применение технологии быстрых результатов для проекта подобной сложности и безусловно скорость и сроки проекта.
Специалистами функционального заказчика была проделана обширная работа по систематизации, унификации и регламентации автоматизируемых блоков, выстроен согласованный режим обучения сотрудников. Кроме того, каждый этап внедрения получал максимально оперативную реакцию от руководства.
Для запуска в опытную эксплуатацию первой фокусной области решения «Учет входящих и исходящих документов» потребовалось всего 2 месяца, несмотря на масштаб. За этот срок были произведены работы по развертыванию информационно-технической инфраструктуры будущего решения, сбор требований, настройка программного продукта.
Разработаны методические материалы и проведено групповое и индивидуальное обучение более 400 пользователей по первому функциональному блоку.
Далее было автоматизировано еще 6 подсистем: организационно-распорядительные документы, номенклатура дел, контроль исполнения поручений, учет мероприятий, управление договорами, электронная подпись.
Решение использовать технологию быстрых результатов (запуск типового функционала по функциональным модулям) было принято в результате изучения требований компании, первоочередными из которых были:
- возможность запуска уже через 2-3 месяца после старта внедрения;
- пользователи начнут работать в системе, постепенно привыкая к интерфейсу, адаптируясь к изменениям.
Также была достигнута договоренность о внедрении системы без существенных доработок функционала, в типовом варианте.
![](/upload/tmp/b3d12ad3c3ea.jpg)
Публикации о проекте
Результаты проекта
Система внедрена в 2015 году, уже в следующем году проект получил развитие в части автоматизации договорной деятельности, а в 2017 году были проведены работы по обновлению прав доступа и внедрению ЭП (электронной подписи) для верификации задач и документов руководством компании.
За счет автоматизации процессов учета входящих и исходящих документов, организационно-распорядительных документов, служебных записок, номенклатуры дел, контроля исполнения поручений, учета мероприятий, управления договорами удалось существенно сократить сроки и снизить объем трудозатрат на работу с документами и задачами.
Все документы хранятся в единой информационной базе, что гарантирует их сохранность, обеспечивает быстрый поиск по реквизитам и удобный доступ к документам.
Повысилась прозрачность процессов обработки документов и выполнения конкретных задач сотрудниками.
Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям, поэтому руководители могут оперативно регулировать ход выполнения задач сотрудниками своего подразделения и анализировать реальный объем обрабатываемых документов и персональную загрузку сотрудников по задачам.
В ходе проекта разработано более 30 различных инструкций для пользователей, изготовлены обучающие видеоматериалы по работе с системой для быстрой адаптации новых сотрудников. Для 400 пользователей проведено более 160 часов группового обучения, и около 30 – индивидуального.
В системе были сделаны доработки типовой конфигурации для:
- реализации двухуровнего контроля исполнения поручений высшего руководства,
- корректировки типового функционала по делегированию прав, отчетов по исполнительской дисциплине,
- перерасчета прав доступа,
- использования ЭЦП.
руководитель проектного офиса «1С-КПД» Антон Бондарев, начальник отдела ДОУ ОАО АКБ «Ил» Людмила Соболева, директор по общим вопросам ОАО АКБ «Ил» Юрий Шалеев и директор по ИТ ОАО АКБ «Ил» Михаил Ребеко. В ходе встречи специалисты команды внедрения представили коллективу систему, в которой предстояло работать, ответили на вопросы присутствующих.
![](/upload/tmp/6745441a6c1d.jpg)
-
1С:Документооборот
:
- Учет входящих и исходящих документов
- Учет организационно-распорядительных документов
- Учет договорных документов
- Контроль исполнения поручений
- Учет мероприятий
- Ведение номенклатуры дел
- Регистрация и обработка служебных записок
- Электронная подпись
- Контроль исполнительской дисциплины
- Разграничение прав доступа
Архитектура решения и масштаб проекта
Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули и последовательное внедрение каждого из них.
Всего в ходе работ автоматизировано 7 функциональных блоков:
- входящая и исходящая корреспонденция;
- организационно-распорядительные документы;
- номенклатура дел;
- служебные записки;
- учет мероприятий;
- контроль исполнения;
- учет договоров.
Всего было автоматизировано 580 рабочих мест у руководителей, секретарей и ответственных за документооборот сотрудников в подразделениях в 3 филиалах (Ульяновск, Воронеж, Жуковский).
Организационная структура компании включает 243 подразделения в 6 географически удаленных филиалах. Общее число сотрудников – более 1500, при этом около 400 – руководящий состав.
Система документооборота охватывает более 3,5 тысяч позиций в номенклатуре дел и более 80 видов документов.
![](/upload/iblock/c94/c94e76c909a4e6e0892559723e711912.jpg)
![](/upload/iblock/e4a/e4a211a3bf767fb7a03e0574b38ffe2d.jpg)
![](/upload/iblock/fe5/fe5edd27816e49eabbc560231588693b.png)
![](/upload/iblock/017/0171c817768ae1a869f47446b6ad951f.png)
![](/upload/iblock/38b/38bbd4f215451c68d6c64e3fe9283116.jpg)
![](/upload/iblock/33e/33e972368bc538db109180344b6c8da6.png)
![](/upload/iblock/c97/c974d53740a25a150aec6da278782540.png)
![](/upload/iblock/859/8592eff6cda716c82528f82789e59d00.jpg)
![](/upload/iblock/a46/a46baf0ff3f07e63f7bce7dd38dd62a7.jpg)
![](/upload/iblock/7bb/7bb5da71f5e47a364d7823145dcdc0fe.jpg)
![](/upload/iblock/a91/a91928d47bdcc33f0c7ebe40b6323d8b.jpg)
![](/upload/iblock/a97/a974cc9582f24300269f278ff7536795.jpg)
![](/upload/iblock/c73/c738687d397838a2f87e63534c55ca1f.png)
![](/upload/iblock/11f/11fe924173cf53bd48665a11b49a131f.png)
![](/upload/iblock/152/1521a9174d88414218233c1b0a9c1677.jpg)
![](/upload/iblock/d2c/d2c96173c638cc3c28e9ba86378e7e77.jpg)
![](/upload/iblock/d77/d77becede69eb285a30547a105772888.jpg)
![](/upload/iblock/999/99971e9fb29b4a45ce3f281c4c4b657e.png)
![](/upload/iblock/83b/83bc3be6902eca71d19b4c9058fd9a30.png)
![](/upload/iblock/6e9/6e90c6b5c2a371e2f263c95b28cfa0e4.png)
![](/upload/iblock/435/4359179ae9cdc5edfb7cd8eb40f78ccc.jpg)
![](/upload/iblock/d6b/d6bafe541367665e25a8a9ab3739b849.png)
![](/upload/iblock/c78/c78c07b70e062e18ef7f3f7abcce4c65.jpg)
![](/upload/iblock/f04/f047977720e54b3997d323b897607333.png)
![](/upload/iblock/acf/acf03e0657d8d387b22c34a4fe63f5ae.png)
![](/upload/iblock/18f/18faf1778cfa77173c6c35e02070e98c.png)
![](/upload/iblock/31d/31dc33aa979b231cbe6ed8f20a1759be.jpg)
![](/upload/iblock/db7/db7c06a86d58ec0c37f6734fe9e3309c.png)
![](/upload/iblock/ad0/ad09c9fcd560948551d6bfe7587d3243.png)
![](/upload/iblock/44f/44f2a685ddb4f12d18522453723d4d06.jpg)
![](/upload/iblock/7ab/7abf9b2d1fb57e3bb49436301ae4e97f.jpeg)
![](/upload/iblock/bb8/3oc11f80az2b450xrw4llp164ke6lbys.jpg)
![](/upload/iblock/5cb/5cbff81cce459222a3889dfc8536f7c2.jpg)
![](/upload/iblock/3c8/3c8924765e7f92c8c98f725a98c3a8e9.png)
![](/upload/iblock/f52/f52be4b5f4147ea550d5ee75dd09fcd7.png)
![](/upload/iblock/5e8/5e8e3a61be879d27147668a6f4c18b0c.png)
![](/upload/iblock/db9/db9d2e625c293ed23023eaf1b0cdcb98.jpg)
![](/upload/iblock/7a9/7a9680b5a13e1e85a187b8c802fa0e25.jpg)
![](/upload/iblock/0eb/0ebb2b2790aaa7ba7eab753851530714.png)