Цели проекта

Цель

Построение системы электронного документооборота, объединяющей головной офис и филиалы компании.

Задачи:

• снижение трудоемкости процессов создания, регистрации и обработки документов;
• обеспечение контроля установленных сроков обработки документов;
• создание электронного архива документов;
• сокращение времени на поиск документов;
• формирование задач/поручений исполнителям по документам и оперативный контроль их выполнения;
• анализ загрузки исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и оценка их деятельности;
• исключение случаев потери документов;
• сокращение бумажного документооборота и сопутствующих канцелярских расходов.

Ситуация до внедрения

«Авиационный комплекс им. С.В. Ильюшина» — ведущее Российское предприятие, производящее сложную авиационную технику, — образовано в 1933 году. За 84 года конструкторским бюро разработано более 200 и создано более 120 типов самолетов разных модификаций. С 2006 года входит в Объединенную авиастроительную корпорацию (ОАО «ОАК»).

До внедрения «1С:Документооборот» делопроизводство в компании велось по стандартам и регламентам на бумажных носителях, а постановка задач осуществлялась приказами и по электронной почте под контроль исполнения. Конечно ручной учет всегда замедляет оперативность в решении вопросов, добавляет дополнительные часы работы специалистов, уменьшает скорость обработки документов, а также усложняет возможность контроля исполнения сотрудниками задач в ходе исполнения задач. Учитывая эти факторы, руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

В рамках подготовки к внедрению специалисты авиационного комплекса проделали большую и самую важную методологическую работу по адаптации регламентов и процедур, маршрутов и требований по управлению документами и процессами к работе в электронном формате (с СЭД), в результате были актуализированы положения по работе с документами, инструкции по делопроизводству и другие нормативные акты, регулирующие деятельность документооборота компании в целом.

Уникальность и инновационность проекта

Учитывая 80 летний опыт работы компании без применения СЭД и устоявшийся порядок, традиции, данный проект можно назвать уникальным во всех своих аспектах: это и параллельная работа службы ДОУ по методологической переработке и адаптации всех регламентов по работе с документами, и систематизация учета документов в географически распределенных филиалах, и применение технологии быстрых результатов для проекта подобной сложности и безусловно скорость и сроки проекта.

Специалистами функционального заказчика была проделана обширная работа по систематизации, унификации и регламентации автоматизируемых блоков, выстроен согласованный режим обучения сотрудников. Кроме того, каждый этап внедрения получал максимально оперативную реакцию от руководства.

Для запуска в опытную эксплуатацию первой фокусной области решения «Учет входящих и исходящих документов» потребовалось всего 2 месяца, несмотря на масштаб. За этот срок были произведены работы по развертыванию информационно-технической инфраструктуры будущего решения, сбор требований, настройка программного продукта.

Разработаны методические материалы и проведено групповое и индивидуальное обучение более 400 пользователей по первому функциональному блоку.

Далее было автоматизировано еще 6 подсистем: организационно-распорядительные документы, номенклатура дел, контроль исполнения поручений, учет мероприятий, управление договорами, электронная подпись.

Решение использовать технологию быстрых результатов (запуск типового функционала по функциональным модулям) было принято в результате изучения требований компании, первоочередными из которых были:

• возможность запуска уже через 2-3 месяца после старта внедрения;
• пользователи начнут работать в системе, постепенно привыкая к интерфейсу, адаптируясь к изменениям.

Также была достигнута договоренность о внедрении системы без существенных доработок функционала, в типовом варианте.

Публикации о проекте

• Опыт внедрения "1С:Документооборот" в авиационном конструкторском бюро ОАО "Илюшин" (видео доклада)

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Система внедрена в 2015 году, уже в следующем году проект получил развитие в части автоматизации договорной деятельности, а в 2017 году были проведены работы по обновлению прав доступа и внедрению ЭП (электронной подписи) для верификации задач и документов руководством компании.

За счет автоматизации процессов учета входящих и исходящих документов, организационно-распорядительных документов, служебных записок, номенклатуры дел, контроля исполнения поручений, учета мероприятий, управления договорами удалось существенно сократить сроки и снизить объем трудозатрат на работу с документами и задачами.

Все документы хранятся в единой информационной базе, что гарантирует их сохранность, обеспечивает быстрый поиск по реквизитам и удобный доступ к документам.

Повысилась прозрачность процессов обработки документов и выполнения конкретных задач сотрудниками.

Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям, поэтому руководители могут оперативно регулировать ход выполнения задач сотрудниками своего подразделения и анализировать реальный объем обрабатываемых документов и персональную загрузку сотрудников по задачам.

В ходе проекта разработано более 30 различных инструкций для пользователей, изготовлены обучающие видеоматериалы по работе с системой для быстрой адаптации новых сотрудников. Для 400 пользователей проведено более 160 часов группового обучения, и около 30 – индивидуального.

В системе были сделаны доработки типовой конфигурации для:

• реализации двухуровнего контроля исполнения поручений высшего руководства,
• корректировки типового функционала по делегированию прав, отчетов по исполнительской дисциплине,
• перерасчета прав доступа,
• использования ЭЦП.

1С:Документооборот :
• Учет входящих и исходящих документов
• Учет организационно-распорядительных документов
• Учет договорных документов
• Контроль исполнения поручений
• Учет мероприятий
• Ведение номенклатуры дел
• Регистрация и обработка служебных записок
• Электронная подпись
• Контроль исполнительской дисциплины
• Разграничение прав доступа

Архитектура решения и масштаб проекта

Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули и последовательное внедрение каждого из них.

Всего в ходе работ автоматизировано 7 функциональных блоков:

• входящая и исходящая корреспонденция;
• организационно-распорядительные документы;
• номенклатура дел;
• служебные записки;
• учет мероприятий;
• контроль исполнения;
• учет договоров.

Всего было автоматизировано 580 рабочих мест у руководителей, секретарей и ответственных за документооборот сотрудников в подразделениях в 3 филиалах (Ульяновск, Воронеж, Жуковский).

Организационная структура компании включает 243 подразделения в 6 географически удаленных филиалах. Общее число сотрудников – более 1500, при этом около 400 – руководящий состав.

Система документооборота охватывает более 3,5 тысяч позиций в номенклатуре дел и более 80 видов документов.