- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Документооборот (ECM)
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
- Управление транспортом и транспортной логистикой (TMS)
- Управление нормативно-справочной информацией (MDM)
Цели проекта
Целью внедрения являлось создание единой информационной системы для автоматизации всех участков учета деятельности санаторно-курортного комплекса «Mriya Resort & Spa».
Исходя из цели внедрения, были выделены основные задачи, которые требовали решения:
- Постановка единого учета в пределах предприятия и его структурных подразделений
- Обеспечение ведения налогового учета в соответствии требованиям действующего законодательства РФ, а также быстрая адаптация к его изменениям, формирование достоверной налоговой отчетности с наименьшими временными потерями.
- Решение задач связанных с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий
- Настройка механизмов постоянной выгрузки данных из внутренней системы управлением гостиницы Fidelio
- Беспрерывное получение актуальной информации о течении бизнес-процессов на предприятии в виде информативных аналитических отчетов
- Организация взаимосвязей между отделами и структурными подразделениями предприятия
- Сокращение бумажного документооборота, сокращение трудоемкости текущих операций
- Автоматизация бизнес-процессов транспортного департамента
Ситуация до внедрения
Mriya Resort & Spa - круглогодичный курорт premium-класса в Крыму, включающий в себя пятизвездочный отель, медицинский и spa-центры международного уровня, современный конгресс-центр.
До старта проекта внедрения бухгалтерский и налоговый учет велся в «1С:Управление производственным предприятием». Конфигурация была значительно доработана в сравнении с типовым решением, что привело к фактической невозможности обновления конфигурации для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном виде по требованиям действующего законодательства РФ. В разрезе учета зарплаты не было возможности отражения в бухгалтерском учете незарплатных доходов.
Деятельность предприятия связана с использованием большого объема документации, ее обработкой и хранением. Операции по документообороту велись в бумажном виде в полуручном формате, что приводило к затягиванию процесса согласования договоров и не возможности получения актуальной информации о течении бизнес-процессов по взаимодействию с контрагентами.
Процессы транспортного департамента не были автоматизированы:
- маршрутные, ремонтные и путевые листы создавались в ручном режиме
- данные по приходу – расходу вводились в Excel и передавали в бухгалтерию
- заявки на трансферы от клиентов также фиксировались в Excel
- хотя на всех автомобилях установлены GPS датчики – они использовались только для мониторинга авто в реальном времени, сверка данных по путевым листам с системой навигации выполнялась в ручном режиме
- не было возможности пакетной выписки путевых листов
- взаимодействие с клиентами не было автоматизировано, уведомления и бланки подтверждения заявок для клиентов заполнялись вручную диспетчерами
- не было возможности контроля истечения сроков действия документов автомобилей и водителей.
Уникальность и инновационность проекта
Комплекс Mriya Resort & Spa был открыт в августе 2014 г., рассчитан на 408 номеров и 14 вилл. Территория курорта – 27 гектаров. Архитектурный проект комплекса был разработан ведущим британским архитектором Норманом Фостером. С момента открытия на курорте побывали 118 470 туристов.
В 2017 году отель Mriya Resort & SPA признали лучшим в мире. Он победил сразу в двух номинациях: «Ведущий мировой курорт для отдыха 2017» и «Лучший в мире оздоровительный курорт».
На предприятии имеется собственная транспортная служба, которая предоставляет транспортные услуги: от туристических автобусов до машин премиум-класса. Автопарк состоит из популярных моделей 2014-2017 гг. выпуска, в том числе автомобилей VIP-класса, экскурсионно-туристических автобусов и микроавтобусов.
Исходя из масштабов комплекса, можно понять, что требуются эффективные инструменты управления деятельностью в рамках действующего законодательства РФ. Предприятие имеет сложную структуру и делится более чем на 20 структурных подразделений. В комплексе широкий штат юристов, бухгалтеров, финансистов, экономистов и менеджеров. Учетная система должна была обеспечить взаимодействие между этими подразделениями.
Кроме того, часть деятельности предприятия ведется в свободной экономической зоне (СЭЗ), а часть не относится к ней. Поэтому у нас возникла необходимость разделения тарифов: на основной и тариф СЭЗ. К сожаленью, данный функционал не реализован в типовом функционале программы, поэтому были выполнены доработки, позволяющие формировать и сдавать отчеты в том виде, которого требует законодательство РФ.
Публикации о проекте
- Описание внедрения 1С:УАТ в справочнике "Внедренные решения"
- Описание внедрения 1С:ЦСМ в справочнике "Внедренные решения"
- Описание внедрения 1С:ЗУП КОРП в справочнике "Внедренные решения"
Результаты проекта
Внедрение автоматизированных систем на базе продуктов 1С позволило повысить эффективность работы во всех сферах деятельности предприятия.
Для автоматизации бухгалтерии были выполнены следующие работы:
- Выполнен перенос данных из программы «1С:Управление производственным предприятием»
- Настроен обмен с 1С:ЗУП
- Выполнен переход с «1С:Бухгалтерия 8» на «1С:Бухгалтерия 8 Корп»
- Доработаны отчеты по задолженности как поставщикам, так и от поставщиков по срокам долга
- Реализован механизм контроля лимитов сумм взаиморасчетов по договорам
- Автоматизирована загрузка из файлов поставщика данных по поступлению данных за авиа и железнодорожные перевозки, а также настроен учет дополнительных расходов, связанных с этими услугами
- Доработан документ «Поступление (акты, накладные)», в результате чего, при приобретении услуг в одном документе отражаются затраты по разным подразделениям. А ранее это нужно было делать несколькими документами.
Кроме всего вышеперечисленного был настроен обмен данными с системой управления гостиницами «Fidelio».
Была проведена настройка механизма загрузки данных из программы СЭД «Корпоративный документооборот».
Настроен обмен «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» с «1С:Бухгалтерия» для отражения расходов по транспорту. Это позволяет вести учет топлива и затрат на ремонт и обслуживание транспортных средств.
Выполнена настройка программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Были выполнены следующие работы:
- Выполнен перенос данных из программы «1С:Управление производственным предприятием» подсистемы Зарплата и кадры в «1С:Зарплата и управление персоналом»
- Проведена настройка штатного расписания
- Доработаны печатные формы кадровых документов под внутренние бланки предприятия
- Доработаны аналитические отчеты и отчеты по охране труда
- Настроена автоматическая рассылка отчетов ответственных сотрудников
- Доработаны ведомости на выплату иностранцам отдельным документом по требованию банка
- Доработаны механизмы формирования отчетности с разделением тарифов в связи с деятельностью в СЭЗ (Специально экономической зоне).
Еще одной удобной доработкой стала реализация рассылки SMS-сообщений из программы. Настроена автоматическая рассылка поздравлений по SMS сотрудникам с днем рождения. Кроме того, мы можем делать произвольную рассылку, уведомлять коллектив о каких-либо важных событиях.
Установлена и настроена «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» для автоматизации транспортного департамента. Произведены доработки в программе «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» под нужды компании:
- разработана система учета заявок на трансферы
- доработан типовой документ Заказ грузоотправителя под нужды предприятия;
- разработан механизм уведомления пассажиров о заказанных трансферах в виде SMS и на email
- разработаны отчеты для сбора и анализа данных о выполненных трансферах (в разрезе групповых и индивидуальных заявок)
- разработаны обработки пакетной печати путевых листов для водителей
- доработан механизм уведомлений через SMS пассажиров о водителе и автомобиле, который будет его встречать, а также информирование водителя о месте посадки и контактных данных пассажира
- доработан документ заказ грузоотправителя для учета экскурсионных маршрутов комплекса
- произведена интеграция датчиков спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS системы Wialon с 1С:УАТ при помощи 1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS (ЦСМ).
С помощью СЭД «Корпоративный документооборот» удалось организовать эффективную взаимосвязь между отделами и структурными подразделениями предприятия, добились сокращения бумажного документооборота и сокращение трудоемкости текущих операций.
Настроены бизнес-процессы работы с документами, что оказалось отличным инструментов для руководителей и менеджеров получать актуальную информацию о реальном состоянии договорной работы.
В СЭД настроена работа со следующими видами документов:
- Акт приема-передачи выполненных работ
- Акт прочий
- Входящая корреспонденция
- График производства работ/Дорожные карты
- Доверенность
- Заявки на закупку / спецификации
- Исполнительная документация
- Исходно-разрешительная документация
- Исходящая корреспонденция
- Карточка договорной документации
- Карточка файла
- Отчеты Агента по Агентскому договору
- Отчеты бухгалтерские
- Отчеты по договорам с Техническим заказчиком
- Приказ
- Проект
- Проектная документация
- Протокол общего собрания участников
- Протокол Сбербанка
- Прочие документы
- Рабочая документация
- Регламент
- Служебная записка
- Соглашение о неразглашении
- Справка о стоимости выполненных работ и затрат КС-3
- Судебный документ
- Счет
- Счет-фактура
- Тендерная документация
- Универсальные передаточные документы / накладные
- Уставной документы
-
1С:Бухгалтерия
:
- Бухгалтерский и налоговый учет
-
1С:Зарплата и управление персоналом
:
- Учет зарплаты и кадров
- Кадровое планирование
- Обучение персонала
- Охрана труда
-
1С:Управление автотранспортом
:
- Управление транспортом
-
1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS
:
- Взаимодействие с системой WIALON
Архитектура решения и масштаб проекта
Для обеспечения ведения бухгалтерского и налогового отчета была выбрана конфигурация «1С:Бухгалтерия», которая была изменена путем частичного снятия с поддержки для реализации практических нужд предприятия.
Для управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы было решено использовать программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Функциональные возможности программного продукта позволяют обеспечить выполнение задач по всем процессам работы с персоналом. После внедрения и промышленной эксплуатации продукта для автоматизации работы по охране труда, обучения и анкетирования сотрудников было принято решение расширить возможности до конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Функционал программы расширен под нужды предприятия. Так как часть деятельности предприятия ведется в свободной экономической зоне (СЭЗ), а часть не относится к ней - возникла необходимость разделения тарифов: основному и тарифу СЭЗ.
Было принято решение автоматизацию работы транспортного департамента организовать на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS». На выбор программного продукта «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» повлияли такие возможности конфигурации, как учет заказов на автотранспорт, отслеживание статуса выполнения задания, удобная выписка и обработка путевых листов по различным видам автотранспорта, а также эффективный учет расхода топлива. "1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS" позволяет осуществлять ГЛОНАСС/GPS мониторинг подвижных объектов, транспорта и персонала, а также есть возможность получать в реальном времени информацию о перемещении объектов.
Для автоматизации документооборота было выбрано решение на базе платформы 1С:Предприятия СЭД «Корпоративный документооборот». На базе СЭД настроена регистрация и учет документов, организован быстрый поиск и доступ к необходимым документам, создано структурированное хранилище документов и средства ведения архива.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
СЭД «Корпоративный документооборот»