![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
![](/upload/iblock/5ba/5bafd99997fed8a375f5e475492ef941.jpg)
Цели проекта
Цели проекта:
- сведение к минимуму риска критичных ошибок при формировании документации по закупочной деятельности;
- обеспечение возможности работы с актуальными версиями документов и файлов;
- сокращение времени поиска документов и файлов, а также потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
- отказ от части документооборота в бумажном виде;
- повышение оперативности получения информации об исполнении обязательств по договорам.
Задачи:
- проведение аудита документооборота отдела закупок, договоров и имущественных отношений;
- формирование единого реестра электронных документов, связанных с ведением закупочной деятельности;
- унификация и автоматизация всего цикла процессов обработки документов по ведению закупочной деятельности: с момента возникновения необходимости в закупке (инициация закупки) до необходимости публикации сведений в ЕИС РФ об исполнении договоров;
- унификация шаблонов документов по ведению закупочной деятельности и максимально возможное их автозаполнение в Системе;
- настройка отчетности для внутренних задач с реализацией адресной доставки получателям, а также регламентированных законодательством по закупочной деятельности отчетных форм.
Ситуация до внедрения
Общество с ограниченной ответственностью "Смоленская региональная теплоэнергетическая компания "Смоленскрегионтеплоэнерго" с 2003 года осуществляет производство и транспортировку тепловой энергии и горячей воды потребителям Смоленской области, обеспечивает бесперебойное функционирование объектов теплоснабжения. Общество выполняет эксплуатационные и ремонтные работы теплоснабжающих объектов: котельных, центральных тепловых пунктов и тепловых сетей, расположенных на территории Смоленской области.Деятельность охватывает 39 населенных пунктов и 5 филиалов.
До автоматизации договорной и закупочной деятельности отдела закупок, договоров и имущественных отношений на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "СРТЭ" использовалась собственная разработка, обеспечивающая доступ сотрудников к реестру договоров с возможностью хранения образов связанных с ним документов, а также ручного суммового учета произведенных оплат и полученных актов/товарных накладных.
К числу ключевых недостатков используемой ранее Системы можно было отнести:
- отсутствие гибкой системы настройки аналитических отчетов;
- отсутствие удобного и оперативного механизма поиска;
- необходимость вести ручную регистрацию документов;
- отсутствие механизма учета доп. соглашений по договорам;
- невозможность ведения в Системе документов, связанных с подготовкой к размещению закупочных процедур;
- невозможность формирования автозаполняемых по шаблону документов;
- отсутствие возможности интеграции с учетными системами "1С".
Для решения обозначенных Заказчиком задач был выбран «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. данная система уже была введена в эксплуатацию летом 2017 г. в части ведения работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами и служебными записками.
Более того, Система:
- обеспечивает возможность использования готовых маршрутов обработки документов (согласно существующим на предприятии бизнес-процессам и срокам исполнения);
- предусматривает возможность автоматической нумерации закупочной документации и документов, связанных с деятельностью отдела ЗДиИО, в соответствии существующими у Заказчика правилами;
- поддерживает ручное и потоковое сканирование, штрихкодирование документов, а также распознавание документов;
- обеспечивает организацию структурированного хранения документов в единой информационной базе;
- обеспечивает подготовку документов отдела ЗДиИО по унифицированным шаблонам с возможностью автоматического заполнения шаблонов файлов данными карточки документа с хранением и контролем версий файлов;
- обеспечивает возможность построения многочисленных отчетов в разных аналитических разрезах.
Уникальность и инновационность проекта
Внедренная Система 1С:Документооборот КОРП позволила унифицировать процессы проведения закупочных процедур в ООО "СРТЭ" и формировать из Системы отчетность, регламентированную законодательством РФ в части ведения закупочной деятельности (Годовой и ежемесячный отчеты в ЕИС РФ).
Публикации о проекте
Результаты проекта
В результате проекта была внедрена единая информационная система по ведению договорной и закупочной деятельности в Генеральной дирекции ООО «СРТЭ», в работу с которой задействованы все сотрудники Генеральной дирекции. В результате внедрения Заказчик получил:
- отказ от части документооборота в бумажном виде;
- возможность работы в едином информационном хранилище документов и файлов по договорной и закупочной деятельности;
- возможность осуществлять оперативный контроль за исполнением обязательств по договорам;
- сведение к минимуму риска критичных ошибок при подготовке документации по договорной и закупочной деятельности за счет унификации форм документов по договорной и закупочной деятельности с использованием их автозаполнения в Системе;
- унификацию и автоматизацию всего цикла процессов проведения закупочной процедуры;
- сокращение времени поиска информации (документов и файлов), а также потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
- гибкую систему отчетов для внутренних задач с реализацией адресной доставки получателям, а также дополнительно разработанные регламентированные законодательством отчетные формы по закупочной деятельности.
Дополнительно для пользователей системы Исполнителем разработана подробная пользовательская инструкция по работе с ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» по ведению закупочной и договорной деятельности в ООО «СРТЭ». Система в составе перечисленных выше работ была передана Заказчику в промышленную эксплуатацию.
-
1С:Документооборот
:
- Учет и работа с договорами
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет и работа с закупочной документацией
- Учет и работа с входящими и исходящими документами, связанных с закупочной деятельностью
Архитектура решения и масштаб проекта
Вариант-работы: клиент-серверный.
Число автоматизированных рабочих мест: 40.
Количество информационных баз: 1 единая.
Суммарное количество человеко-часов: 481.
Количество настроенных видов документов: 34
Количество автозаполняемых шаблонов файлов закупочной документации: 25
Количество настроенных процессов: 7 простых и 8 комплексных процессов, охватывающих весь цикл проведения закупочной процедуры (от инициации закупки до подготовки отчетности)
Количество настроенных отчетов для внутренних аналитических целей: 7
Количество доработанных отчетов для передачи в ЕИС РФ: 2 (годовой и ежемесячный)
![](/upload/iblock/f52/f52be4b5f4147ea550d5ee75dd09fcd7.png)
![](/upload/iblock/5e6/5e6529fd5ec214da01da8e35439b4890.jpg)
![](/upload/iblock/7ab/7abf9b2d1fb57e3bb49436301ae4e97f.jpeg)
![](/upload/iblock/c94/c94e76c909a4e6e0892559723e711912.jpg)
![](/upload/iblock/d77/d77becede69eb285a30547a105772888.jpg)
![](/upload/iblock/999/99971e9fb29b4a45ce3f281c4c4b657e.png)
![](/upload/iblock/83b/83bc3be6902eca71d19b4c9058fd9a30.png)
![](/upload/iblock/6e9/6e90c6b5c2a371e2f263c95b28cfa0e4.png)
![](/upload/iblock/435/4359179ae9cdc5edfb7cd8eb40f78ccc.jpg)
![](/upload/iblock/c7d/c7d727d7a6374dcbc2e4b81f53165fa3.png)
![](/upload/iblock/d6b/d6bafe541367665e25a8a9ab3739b849.png)
![](/upload/iblock/c78/c78c07b70e062e18ef7f3f7abcce4c65.jpg)
![](/upload/iblock/f04/f047977720e54b3997d323b897607333.png)
![](/upload/iblock/acf/acf03e0657d8d387b22c34a4fe63f5ae.png)
![](/upload/iblock/31d/31dc33aa979b231cbe6ed8f20a1759be.jpg)
![](/upload/iblock/1a9/1a995c3a216fe63de9fc13ee5de619a2.png)
![](/upload/iblock/db7/db7c06a86d58ec0c37f6734fe9e3309c.png)
![](/upload/iblock/ad0/ad09c9fcd560948551d6bfe7587d3243.png)
![](/upload/iblock/44f/44f2a685ddb4f12d18522453723d4d06.jpg)
![](/upload/iblock/bb8/3oc11f80az2b450xrw4llp164ke6lbys.jpg)
![](/upload/iblock/e4a/e4a211a3bf767fb7a03e0574b38ffe2d.jpg)
![](/upload/iblock/fe5/fe5edd27816e49eabbc560231588693b.png)
![](/upload/iblock/5cb/5cbff81cce459222a3889dfc8536f7c2.jpg)
![](/upload/iblock/3c8/3c8924765e7f92c8c98f725a98c3a8e9.png)
![](/upload/iblock/017/0171c817768ae1a869f47446b6ad951f.png)
![](/upload/iblock/5e8/5e8e3a61be879d27147668a6f4c18b0c.png)
![](/upload/iblock/db9/db9d2e625c293ed23023eaf1b0cdcb98.jpg)
![](/upload/iblock/7a9/7a9680b5a13e1e85a187b8c802fa0e25.jpg)
![](/upload/iblock/6b7/6b7e2773e754133b3fcc276c2c61c012.png)
![](/upload/iblock/0eb/0ebb2b2790aaa7ba7eab753851530714.png)