Цели проекта

Цели проекта:

• сведение к минимуму риска критичных ошибок при формировании документации по закупочной деятельности;
• обеспечение возможности работы с актуальными версиями документов и файлов;
• сокращение времени поиска документов и файлов, а также потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
• отказ от части документооборота в бумажном виде;
• повышение оперативности получения информации об исполнении обязательств по договорам.

Задачи:

• проведение аудита документооборота отдела закупок, договоров и имущественных отношений;
• формирование единого реестра электронных документов, связанных с ведением закупочной деятельности;
• унификация и автоматизация всего цикла процессов обработки документов по ведению закупочной деятельности: с момента возникновения необходимости в закупке (инициация закупки) до необходимости публикации сведений в ЕИС РФ об исполнении договоров;
• унификация шаблонов документов по ведению закупочной деятельности и максимально возможное их автозаполнение в Системе;
• настройка отчетности для внутренних задач с реализацией адресной доставки получателям, а также регламентированных законодательством по закупочной деятельности отчетных форм.

Ситуация до внедрения

Общество с ограниченной ответственностью "Смоленская региональная теплоэнергетическая компания "Смоленскрегионтеплоэнерго" с 2003 года осуществляет производство и транспортировку тепловой энергии и горячей воды потребителям Смоленской области, обеспечивает бесперебойное функционирование объектов теплоснабжения. Общество выполняет эксплуатационные и ремонтные работы теплоснабжающих объектов: котельных, центральных тепловых пунктов и тепловых сетей, расположенных на территории Смоленской области.Деятельность охватывает 39 населенных пунктов и 5 филиалов.

До автоматизации договорной и закупочной деятельности отдела закупок, договоров и имущественных отношений на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "СРТЭ" использовалась собственная разработка, обеспечивающая доступ сотрудников к реестру договоров с возможностью хранения образов связанных с ним документов, а также ручного суммового учета произведенных оплат и полученных актов/товарных накладных.

К числу ключевых недостатков используемой ранее Системы можно было отнести:

• отсутствие гибкой системы настройки аналитических отчетов;
• отсутствие удобного и оперативного механизма поиска;
• необходимость вести ручную регистрацию документов;
• отсутствие механизма учета доп. соглашений по договорам;
• невозможность ведения в Системе документов, связанных с подготовкой к размещению закупочных процедур;
• невозможность формирования автозаполняемых по шаблону документов;
• отсутствие возможности интеграции с учетными системами "1С".

Для решения обозначенных Заказчиком задач был выбран «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. данная система уже была введена в эксплуатацию летом 2017 г. в части ведения работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами и служебными записками.

Более того, Система:

• обеспечивает возможность использования готовых маршрутов обработки документов (согласно существующим на предприятии бизнес-процессам и срокам исполнения);
• предусматривает возможность автоматической нумерации закупочной документации и документов, связанных с деятельностью отдела ЗДиИО, в соответствии существующими у Заказчика правилами;
• поддерживает ручное и потоковое сканирование, штрихкодирование документов, а также распознавание документов;
• обеспечивает организацию структурированного хранения документов в единой информационной базе;
• обеспечивает подготовку документов отдела ЗДиИО по унифицированным шаблонам с возможностью автоматического заполнения шаблонов файлов данными карточки документа с хранением и контролем версий файлов;
• обеспечивает возможность построения многочисленных отчетов в разных аналитических разрезах.

Уникальность и инновационность проекта

Внедренная Система 1С:Документооборот КОРП позволила унифицировать процессы проведения закупочных процедур в ООО "СРТЭ" и формировать из Системы отчетность, регламентированную законодательством РФ в части ведения закупочной деятельности (Годовой и ежемесячный отчеты в ЕИС РФ).

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В результате проекта была внедрена единая информационная система по ведению договорной и закупочной деятельности в Генеральной дирекции ООО «СРТЭ», в работу с которой задействованы все сотрудники Генеральной дирекции. В результате внедрения Заказчик получил:

• отказ от части документооборота в бумажном виде;
• возможность работы в едином информационном хранилище документов и файлов по договорной и закупочной деятельности;
• возможность осуществлять оперативный контроль за исполнением обязательств по договорам;
• сведение к минимуму риска критичных ошибок при подготовке документации по договорной и закупочной деятельности за счет унификации форм документов по договорной и закупочной деятельности с использованием их автозаполнения в Системе;
• унификацию и автоматизацию всего цикла процессов проведения закупочной процедуры;
• сокращение времени поиска информации (документов и файлов), а также потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
• гибкую систему отчетов для внутренних задач с реализацией адресной доставки получателям, а также дополнительно разработанные регламентированные законодательством отчетные формы по закупочной деятельности.

Дополнительно для пользователей системы Исполнителем разработана подробная пользовательская инструкция по работе с ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» по ведению закупочной и договорной деятельности в ООО «СРТЭ». Система в составе перечисленных выше работ была передана Заказчику в промышленную эксплуатацию.

1С:Документооборот :
• Учет и работа с договорами
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет и работа с закупочной документацией
• Учет и работа с входящими и исходящими документами, связанных с закупочной деятельностью

Архитектура решения и масштаб проекта

Вариант-работы: клиент-серверный.

Число автоматизированных рабочих мест: 40.

Количество информационных баз: 1 единая.

Суммарное количество человеко-часов: 481.

Количество настроенных видов документов: 34

Количество автозаполняемых шаблонов файлов закупочной документации: 25

Количество настроенных процессов: 7 простых и 8 комплексных процессов, охватывающих весь цикл проведения закупочной процедуры (от инициации закупки до подготовки отчетности)

Количество настроенных отчетов для внутренних аналитических целей: 7

Количество доработанных отчетов для передачи в ЕИС РФ: 2 (годовой и ежемесячный)