Цели проекта

• Организация единого информационного пространства управления документами и задачами для всех 17 юридических лиц, территориально удалённых друг от друга.
• Организация быстрого доступа к информации для руководства компании.
• Повышение эффективности работы с документами и обеспечение контроля за поручениями по документам внутри компании.

Ситуация до внедрения

Деятельность компаний, входящих в состав Группы, охватывает разные направления: проектирование, строительство, риэлтерская деятельность, управление коммунальными объектами, агропромышленная деятельность, гостиничный бизнес и логистика. В состав холдинга входят компании, офисы которых находятся в Москве, Сургуте, Ханты-Мансийске и Феодосии. Общая численность персонала составляет более 1500 человек.

До старта проекта ни в одной из компаний группы не было никакой системы электронного документооборота. При этом в каждом из юридических лиц производился независимый учет первичных документов: регистрация, сканирование, обработка, а также организация хранения – частично в печатном виде в локальных бумажных архивах, а частично в виде скан-копий разрозненно на собственных серверах компаний, не имеющих связи друг с другом.

Бизнес-процессы (согласование, исполнение, ознакомление и другие) осуществлялись посредством электронной почты, при этом большое влияние имел человеческий фактор, поскольку отследить движение документов было крайне сложно: нужные документы и оповещения по ним могли «теряться» в потоке входящих писем.

Кроме того, растущий объем работ с бумажными носителями осложнял решение оперативных вопросов и требовал все больших трудозатрат при низкой скорости обработки документов и отсутствии прозрачности для контроля исполнительской дисциплины.

Для изменения этой ситуации было принято решение создать единую систему для автоматизации документооборота во всей группе компаний.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта была создана распределенная информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы. Примечателен географический охват: один сервер находится в Москве, второй — в Сургуте, на расстоянии более 3000 км друг от друга.

При этом между информационными базами был настроен полный обмен данными через ftp-сервер (использованы типовые настройки в режиме предприятия в «1С:Документооборот»). Например, когда в одной базе создаётся документ, этот документ потом создаётся и в другой базе на другом сервере. Обмен включает справочники, документы и файлы, пользователей, бизнес-процессы.

В системе смоделировано управление и расчет прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборота» с учетом структуры организации. Персонал каждой компании имеет доступ к документам по компании, к которой относится, кроме того часть сотрудников также имеют доступ и к документам по другим компаниям, входящим в группу.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Время, затрачиваемое на поиск информации, сократилось в 2 раза.

Исключена возможность потери информации.

В 2 раза выросла скорость движения документов внутри холдинга.

Организовано единое корпоративное информационное пространство на базе системы «1С:Документооборот», позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между юридическими лицами, входящими в группу компаний.

Документы, ранее хранившиеся разрозненно на нескольких серверах, были перенесены для централизованного хранения в систему «1С:Документооборот». Все создаваемые документы регистрируются и отправляются на хранение также в систему электронного документооборота. В связи с этим вдвое сократилось время, необходимое для поиска информации, и была исключена возможность потери информации.

У руководства компании появился дополнительный инструментарий для контроля поставленных задач. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документах, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним. Такой подход способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников.

1С:Документооборот :
• учет входящих и исходящих документов
• учет организационно-распорядительных документов
• учет договоров
• номенклатура дел
• служебные записки
• контроль мероприятий
• контроль исполнения поручений

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленной задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». В июне 2015 года система была внедрена в управляющей компании «Эйнком» и других компаниях группы, находящихся в Москве и Московской области. А в 2016 году решение было растиражировано на Группу «Северстрой» и другие юридические лица.

В состав созданной распределённой базы входят две информационных базы: один сервер расположен в Москве, второй — в Сургуте. Все пользователи, территориально находящиеся в Москве и Московской области, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Москве. Все пользователи, территориально находящиеся в Ханты-Мансийском автономном округе, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Сургуте. Между информационными базами настроен полный обмен.

Всего автоматизировано 300 рабочих мест: 100 пользователей в Москве и Московской области, 200 — в Ханты-Мансийском автономном округе.