![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/ef2/ef29e94a76e24fbd94fef6d66093b136.jpg)
![](/upload/iblock/ff7/ff7be8ea4b3b53233aa2365ab9073592.jpg)
![](/upload/iblock/133/133dee0c754874f2db3bfe169171cdf2.jpg)
Цели проекта
- Организация единого информационного пространства управления документами и задачами для всех 17 юридических лиц, территориально удалённых друг от друга.
- Организация быстрого доступа к информации для руководства компании.
- Повышение эффективности работы с документами и обеспечение контроля за поручениями по документам внутри компании.
Ситуация до внедрения
Деятельность компаний, входящих в состав Группы, охватывает разные направления: проектирование, строительство, риэлтерская деятельность, управление коммунальными объектами, агропромышленная деятельность, гостиничный бизнес и логистика. В состав холдинга входят компании, офисы которых находятся в Москве, Сургуте, Ханты-Мансийске и Феодосии. Общая численность персонала составляет более 1500 человек.
До старта проекта ни в одной из компаний группы не было никакой системы электронного документооборота. При этом в каждом из юридических лиц производился независимый учет первичных документов: регистрация, сканирование, обработка, а также организация хранения – частично в печатном виде в локальных бумажных архивах, а частично в виде скан-копий разрозненно на собственных серверах компаний, не имеющих связи друг с другом.
Бизнес-процессы (согласование, исполнение, ознакомление и другие) осуществлялись посредством электронной почты, при этом большое влияние имел человеческий фактор, поскольку отследить движение документов было крайне сложно: нужные документы и оповещения по ним могли «теряться» в потоке входящих писем.
Кроме того, растущий объем работ с бумажными носителями осложнял решение оперативных вопросов и требовал все больших трудозатрат при низкой скорости обработки документов и отсутствии прозрачности для контроля исполнительской дисциплины.
Для изменения этой ситуации было принято решение создать единую систему для автоматизации документооборота во всей группе компаний.
Уникальность и инновационность проекта
В рамках проекта была создана распределенная информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы. Примечателен географический охват: один сервер находится в Москве, второй — в Сургуте, на расстоянии более 3000 км друг от друга.
При этом между информационными базами был настроен полный обмен данными через ftp-сервер (использованы типовые настройки в режиме предприятия в «1С:Документооборот»). Например, когда в одной базе создаётся документ, этот документ потом создаётся и в другой базе на другом сервере. Обмен включает справочники, документы и файлы, пользователей, бизнес-процессы.
В системе смоделировано управление и расчет прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборота» с учетом структуры организации. Персонал каждой компании имеет доступ к документам по компании, к которой относится, кроме того часть сотрудников также имеют доступ и к документам по другим компаниям, входящим в группу.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Время, затрачиваемое на поиск информации, сократилось в 2 раза.
Исключена возможность потери информации.
В 2 раза выросла скорость движения документов внутри холдинга.
Организовано единое корпоративное информационное пространство на базе системы «1С:Документооборот», позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между юридическими лицами, входящими в группу компаний.
Документы, ранее хранившиеся разрозненно на нескольких серверах, были перенесены для централизованного хранения в систему «1С:Документооборот». Все создаваемые документы регистрируются и отправляются на хранение также в систему электронного документооборота. В связи с этим вдвое сократилось время, необходимое для поиска информации, и была исключена возможность потери информации.
У руководства компании появился дополнительный инструментарий для контроля поставленных задач. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документах, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним. Такой подход способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников.
-
1С:Документооборот
:
- учет входящих и исходящих документов
- учет организационно-распорядительных документов
- учет договоров
- номенклатура дел
- служебные записки
- контроль мероприятий
- контроль исполнения поручений
Архитектура решения и масштаб проекта
Для решения поставленной задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». В июне 2015 года система была внедрена в управляющей компании «Эйнком» и других компаниях группы, находящихся в Москве и Московской области. А в 2016 году решение было растиражировано на Группу «Северстрой» и другие юридические лица.
В состав созданной распределённой базы входят две информационных базы: один сервер расположен в Москве, второй — в Сургуте. Все пользователи, территориально находящиеся в Москве и Московской области, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Москве. Все пользователи, территориально находящиеся в Ханты-Мансийском автономном округе, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Сургуте. Между информационными базами настроен полный обмен.
Всего автоматизировано 300 рабочих мест: 100 пользователей в Москве и Московской области, 200 — в Ханты-Мансийском автономном округе.
![](../../../../upload/tmp/915459a3e3e7.jpg)
![](/upload/iblock/acf/acf03e0657d8d387b22c34a4fe63f5ae.png)
![](/upload/iblock/db7/db7c06a86d58ec0c37f6734fe9e3309c.png)
![](/upload/iblock/fe5/fe5edd27816e49eabbc560231588693b.png)
![](/upload/iblock/a19/a192665d9de9c047cfb2d5bb00a02771.png)
![](/upload/iblock/aa1/aa12db889337b3d9303225e776644ae6.jpg)
![](/upload/iblock/d41/d41841063d33354fd2ba8e24ad02241a.jpg)
![](/upload/iblock/c94/c94e76c909a4e6e0892559723e711912.jpg)
![](/upload/iblock/d77/d77becede69eb285a30547a105772888.jpg)
![](/upload/iblock/999/99971e9fb29b4a45ce3f281c4c4b657e.png)
![](/upload/iblock/83b/83bc3be6902eca71d19b4c9058fd9a30.png)
![](/upload/iblock/6e9/6e90c6b5c2a371e2f263c95b28cfa0e4.png)
![](/upload/iblock/435/4359179ae9cdc5edfb7cd8eb40f78ccc.jpg)
![](/upload/iblock/d6b/d6bafe541367665e25a8a9ab3739b849.png)
![](/upload/iblock/f04/f047977720e54b3997d323b897607333.png)
![](/upload/iblock/18f/18faf1778cfa77173c6c35e02070e98c.png)
![](/upload/iblock/31d/31dc33aa979b231cbe6ed8f20a1759be.jpg)
![](/upload/iblock/1a9/1a995c3a216fe63de9fc13ee5de619a2.png)
![](/upload/iblock/ad0/ad09c9fcd560948551d6bfe7587d3243.png)
![](/upload/iblock/44f/44f2a685ddb4f12d18522453723d4d06.jpg)
![](/upload/iblock/7ab/7abf9b2d1fb57e3bb49436301ae4e97f.jpeg)
![](/upload/iblock/bb8/3oc11f80az2b450xrw4llp164ke6lbys.jpg)
![](/upload/iblock/e4a/e4a211a3bf767fb7a03e0574b38ffe2d.jpg)
![](/upload/iblock/5cb/5cbff81cce459222a3889dfc8536f7c2.jpg)
![](/upload/iblock/3c8/3c8924765e7f92c8c98f725a98c3a8e9.png)
![](/upload/iblock/f52/f52be4b5f4147ea550d5ee75dd09fcd7.png)
![](/upload/iblock/017/0171c817768ae1a869f47446b6ad951f.png)
![](/upload/iblock/5e8/5e8e3a61be879d27147668a6f4c18b0c.png)
![](/upload/iblock/db9/db9d2e625c293ed23023eaf1b0cdcb98.jpg)
![](/upload/iblock/7a9/7a9680b5a13e1e85a187b8c802fa0e25.jpg)
![](/upload/iblock/0eb/0ebb2b2790aaa7ba7eab753851530714.png)