Цели проекта

1. обеспечить исполнение Белгосстрахом требований Указа Президента Республики № 157 от 4 апреля 2013г. (о наличии систем документооборота, обеспечивающих подключение к системе межведомственного документооборота),
2. сократить объем бумажного документооборота,
3. повысить контроль исполнительской дисциплины,
4. сократить трудозатраты выполнения рутинных операций работы с документами,
5. повысить скорость принятия управленческих решений.

Ситуация до внедрения

Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (сокращённо - Белгосстрах) - крупнейшая страховая организация Республики Беларусь. Белгосстрах является универсальной страховой организацией, которая оказывает самый широкий спектр страховых услуг для юридических и физических лиц по видам обязательного и добровольного страхования.

До проекта внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» функции электронного документооборота на предприятии не были автоматизированы.

Уникальность и инновационность проекта

Система эксплуатируется в промышленном режиме в центральном аппарате, 8 филиалах и 118 представительствах Белгосстраха по всей республике. Работа всех пользователей осуществляется в единой информационной базе в режиме тонкого клиента. В среднем работает порядка 400 активных пользователей, общее количество пользователей – порядка 800.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Работы по проекту выполнялись несколькими крупными стадиями, в рамках которых вначале выполнялось проектирование и внедрение системы в центральном аппарате, а затем – тиражирование системы путем последовательного подключения всех территориально распределенных филиалов и представительств Заказчика.

В рамках проекта были выполнены следующие этапы работ:

Этап 1: Разработка концептуального проекта:

• Анкетирование и интервьюирование ключевых пользователей системы;
• Описание автоматизируемых процессов организации в графической нотации;
• Сопоставление процессов (требований к процессам) и характеристик (функциональных возможностей) системы;
• Определение подходов к автоматизации процессов с использованием функциональных возможностей системы.

Этап 2: Разработка положения о документообороте:

• Детализация процессов, созданных в рамках этапа 1, до уровня элементарных операций, выполняемых пользователем в системе;
• Разработка регламентов выполнения операций в системе.

Этап 3: Ввод системы в эксплуатацию в центральном аппарате:

• Развертывание системы на сервере и рабочих местах пользователей;
• Заполнение и перегрузка необходимых начальных данных;
• Интеграция с существующими системами;
• Подготовка пользователей по согласованной программе;
• Разработка руководств пользователей.

Этап 4: Опытная эксплуатация и ввод в промышленную эксплуатацию:

• Выполнение пользователями реальных процессов в системе;
• «Обкатка» разработанных регламентов в реальных процессах и реальных данных, доработка регламентов при необходимости;
• Координация совместных действий для достижения поставленных целей внедрения:
  • сокращение количества документов на бумажных носителях,
  • укрепление исполнительской дисциплины,
  • снижение затрат на обработку документов.

Этап 5: Последовательное тиражирование системы, проведение опытной эксплуатации и ввод в промышленную эксплуатации во всех филиалах и представительствах Белгосстраха

Результаты проекта

Результаты эксплуатации системы показали, что за счет использования электронного документооборота с контрагентами Белгосстраха на базе системы межведомственного документооборота, а также за счет специально разработанного механизма внутреннего документооборота между обособленными подразделениями Белгосстраха значительно сократился объем бумажного документооборота, увеличилась скорость обмена информацией и, как следствие, быстрота принятия управленческих решений. Внедрение функций бизнес-процессов и контроля исполнения позволило значительно увеличить эффективность взаимодействия исполнителей на всех уровнях управления Белгосстрахом, а также обеспечить высокое качество работы всех служб организации.

1С:Документооборот :
• Делопроизводство
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров
• Работа с обращениями граждан

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная база, территориально распределенные рабочие места, работа всех пользователей осуществляется в режиме тонкого клиента.