Цели проекта

- создание единого информационного пространства, обеспечивающего регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке;

- совершенствование организационных принципов и технологий управления основными процессами деятельности НИТУ «МИСиС», обеспечение системного подхода к управлению;

- создание удобных сервисов для обучающихся и сотрудников;

- обеспечение высокого уровня надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства;

- организация автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;

- перестройка и унификация управления и контроля за бизнес процессами вуза на «1С:Университет ПРОФ»;

- унификация документооборота и бизнес-процессов в подразделениях НИТУ «МИСиС» включая филиалы);

- валидация и верификация исторических и новых данных;

- организация единого источника данных для обмена с другими информационными системами;

- постепенный отказ от стороннего программного обеспечения для автоматизации деятельности вуза, перенос его функционала в «1С:Университет ПРОФ» и иные решения на базе «1С:Предприятие 8»;

- автоматизация ранее не автоматизированных бизнес-процессов;

- сокращение финансовых и временных издержек на содержание информационного пространства НИТУ «МИСиС» после завершения автоматизации.

Ситуация до внедрения

На момент начала внедрения в НИТУ «МИСиС» существовала гетерогенная информационная среда, в которой отсутствовали полноценная бесшовная интеграция всех ее элементов, отсутствовал единый источник поступления, хранения и учета данных. Многие данные дублировались и фактически не синхронизировались за счет отсутствия единого окна поступления данных.

У каждого обособленного подразделения вуза (филиала) существовала своя собственная обособленная информационная среда, которая не имела явных связей между собой и с отсутствием централизованного контроля над ними со стороны «головного подразделения».

Каждое обособленное подразделение имеет свою собственную систему управления вузом, отличающуюся по архитектуре и логике работы от систем других подразделений, имели независимые системы кадрового и бухгалтерского учета. Действия пользователей автоматизированных систем не имели четкого регламента, позволяли совершать операции не соответствующие регламенту вуза, что приводило к логическим ошибкам в данных (например, свободное создание приказов нового «вида» пользователями или их изменение; или назначение стипендии лицам, которые уже отчислены).

На момент начала внедрения наблюдалось полное или частичное отсутствие четких регламентов по осуществлению отдельных бизнес-процессов вуза (ранее не автоматизированных), а также отсутствовало единообразие по осуществлению документооборота в различных подразделениях «головного вуза» (Институтах), а также его обособленных подразделениях (филиалах).

Задачи по сопровождению имеющихся систем были достаточно трудоемки за счет их неоднородности и использования ими различных платформ и средств разработки. Это также приводило к сложности интеграции между отдельными программными продуктами (обмен данными, синхронизация данных, регламенты обмена и т.п.) Объект автоматизации на примере «головного» вуза НИТУ «МИСиС»:

Уникальность и инновационность проекта

В ходе внедрения функционального блока приема была проведена существенная адаптация интерфейсных форм анкеты поступающих. В анкету и блок приема добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учета расписания экзаменов и функционал записи на проживание в общежитиях. Также был адаптирован и внедрен функционал Личного кабинета поступающего (ЛКП), в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением через ЛКП, включая возможность подачи всех типов заявлений в соответствии с порядком приема (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т.д.); возможность удаленной записи на вступительные испытания, выбора даты сдачи и получения направления на экзамены; возможность подачи заявления на проживание в общежитии вуза на период сдачи экзаменов и удаленного получения направления в общежитие; удаленное получение всех типов документов приемной и направления в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов. Также в личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приеме, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».

При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.

В системе была проведена интеграция с модулем фотографирования (аппаратным обеспечением для фотографирования и программным решением по автоматической обработки изображения). Данный механизм позволяет вызывать фотографирование из системы «1С:Университе ПРОФ», обработку изображений (конвертацию ее в несколько форматов для передачи в различные информационные системы). Данный механизм применяется как для нужд приемной комиссии, так и для управления студенческим составом.

Был реализован механизм сканирования паспортов, распознания сведений и использования результатов сканирования. Это сокращает скорость обработки данных (заменяет ручной ввод паспортных данных), а также позволяет хранить скан-копии паспортов и использовать его для нужд Заказчика.

Был реализован уникальный механизм штрихкодирования различных видов документов, который позволяет использовать обеспечивать соответствие актуальных сведений в системе и на бумажных носителях. Этот механизм гарантирует, что сведения на учетных документах строгой отчетности соответствуют актуальным изменениям в системе. Такой механизм штрихкодирования применяется в системе для приказов, ведомостей, расписок поступающих и других документах.

В ходе реализации проекта был реализован учет обучающихся по программам среднего профессионального образования в «1С:Университет ПРОФ». Уникальность решения в том, что это было реализовано с преимущественным использованием модели учета высшего образования вуза, что позволило приблизить бизнес-процессы для разных уровней образования и сделать их более унифицированными. Также был реализован специализированный функционал для учета СПО.

В ходе проекта была разработана, внедрена и опробована новая экспериментальная схема обмена с Московским социальным реестром (ГУП МСР), которая в будущем будет использована повсеместно как более эффективная модель взаимодействия.

Была реализована интеграция с комплексом программных решений ABBYY. Это позволило оптимизировать бизнес-процесс по работе с ведомостями. Из «1С:Уиверсиет ПРОФ» можно распечатать машиночитаемые ведомости. После выставления оценок преподавателями ведомости массово сканируются и обрабатываются с помощью специального программного обеспечения, а результаты автоматически загружаются в систему.

При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса был реализован уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. Был реализован функционал по подготовке и учету индивидуальных планов преподавателей и плана кафедры, который не имеет аналогов в тиражном решении.

Была реализована прямая интеграция с программным комплексом «GosInsp» («Шахты»). В результате внедрения учебные планы формируются только в «1С:Университет ПРОФ», а для проверки соответствия стандартам могут быть открыты в «GosInsp» прямо из «1С:Университет ПРОФ».

В ходе реализации проекта были спроектированы, реализованы и внедрены новые подсистемы и функциональные блоки для решения «1С:Университет ПРОФ»: Миграционный учет – функциональный блок, позволяющий осуществить полный комплекс работ по осуществлению миграционного учета; Анкетирование – модуль позволяет подготавливать анкетирование по различным вопросам, а также обрабатывать результаты анкетирования непосредственно в «1С:Университет ПРОФ» (анкетирование выпускников, анкетирование по трудоустройству, анкетирование студентов по удовлетворенности оказываемыми вузом услугами); Договоры на оказание образовательных услуг – подсистема предназначена для заключения, изменения и сопровождение договоров на образовательные услуги, расчета начислений. Интеграции с «1С:БГУ» позволяет учитывать фактические начисления и контролировать платежи. Данная подсистема является уникальной, т.к. создана специально для учета образовательных договоров и полностью учитывает их специфику; Справки и услуги вуза – подсистема позволяет принимать заявки от студентов и контролировать их исполнение операторами. При наличии возможности свободной подачи заявлений через доступные студентам ресурсы это многократное снижает скорость обработки заявок, повышает удобство сервисов, что в целом повышает качество оказываемых услуг; Модуль автоматизированной рассылки – позволяет осуществлять автоматизированную рассылку по событию различным группам лиц: рассылка приказов после их утверждения, автоматизированная рассылка отчетов, рассылка предупреждений об скором окончании срока действия документов миграционного учета, отчеты администраторам по обмену данными между системами и многое другое; И другие подсистемы.

Проектная команда Заказчика и Исполнителя столкнулась с рядом проблем: отсутствие единого источника хранения данных и логические ошибки при загрузке исторических сведений; проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами; проблема с наличием строгих регламентов в отдельных бизнес-процессах; большое число функциональных заказчиков в вузе и другие. Несмотря на это, слаженные действия и профессионализм Заказчика и Исполнителя обеспечили успешное исполнение проекта в срок. Это можно тоже считать уникальным для такого масштабного и сложного проекта.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В результате адаптации и внедрения была получена единая автоматизированная система учета; было построено единое однородное информационное пространство вуза, ядром которого стал программный продукт «1С:Университет ПРОФ».

Был организован единый и надежный источник данных по обучающимся (включая данные филиалов), в т.ч. и для других информационных систем. При загрузке исторических данных они были выправлены. Были унифицированы управление и контроль за бизнес-процессами НИТУ «МИСиС».

Создана система по работе с составом обучающихся, обеспечивающая достижения показателей и характеристик целевой модели. Был осуществлен перенос значительного числа настроек системы из «Конфигуратора» на сторону пользовательского интерфейса, что сократило издержки на техническое сопровождение системы.

Параллельно с внедрением системы Заказчик переработал бизнес-процессы вуза и регламенты работы, что в результате позволило получить уникальное пространство для деятельности вуза, в котором согласована методика работы, регламенты работы и технические.

Границы проекта представлены на рисунке

1С:Университет ПРОФ :
• Подсистема автоматизации работы приемной комиссии
• Подсистема управления студенческим составом
• Подсистема планирования учебного процесса
• Подсистема управления индивидуальными образовательными траекториями
• Подсистема управления платными образовательными услугами
• Подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников
• Подсистема «Управления практиками»
• Подсистема «Военно-учетный стол»
• Подсистема «Расписание»
• Подсистема «Анкетирование»
• Подсистема управления послевузовским образованием и аттестацией научных кадров
• Подсистема управления дополнительным образованием
• Подсистема «Профком»
• Модуль автоматизированной рассылкой e-mail
• Модуль «Личный кабинет поступающего»
• Модуль заказа справок
• Интеграция «1С:Университет ПРОФ» и учетных систем НИТУ «МИСиС»
• Интеграция «1С:Университет ПРОФ» и федеральных информационных систем

Архитектура решения и масштаб проекта

Объект автоматизации - НИТУ «МИСиС»:

• Ведущий вуз страны по подготовке инженерных и научных кадров;
• С 2003 года аккредитован в качестве научной организации, с 2008 года имеет статус НИТУ;
• Вуз в числе 1000 лучших вузов мира и 100 вузов BRICS;
• Участник проекта повышения конкурентоспособности вузов (проект 5-100);
• Более 15 000 обучающихся по основным образовательным программам;
• Более 1500 преподавателей, более 500 научных сотрудников;

Автоматизацией охвачено:

• Головной вуз и 3 его филиала;
• Более 70 структурных подразделений;
• Более 800 пользователей (более 650 в Московском подразделении и более 150 в трех филиалах);
• 8 Администраторов системы у Заказчика: (4 человека - в Москве, 4 - в филиалах);
• 9 институтов «головного вуза» и
• Более 50 направлений подготовки, более 160 учебных планов в год;

В ходе проекта:

- Внедрено 5 крупных функциональных блоков;

- Внедрено 17 «функциональных» подсистем решения «1С:Университет ПРОФ» (включая новые разработанные) и более чем 100 «технических подсистем» (включая стандартные и новые разработанные); - Проведена интеграция более чем с 10-ю крупными информационными системами, порталами и программными средствами, используемыми в НИТУ «МИСиС»; - Проведена интеграция с 6-ю крупными государственными информационными системами и коммерческими информационными системами; - Было потрачено более 25 000 человек-часов работы; - Привлечено к исполнению более 40 специалистов Исполнителя (программисты, методисты, аналитики, системные архитекторы, консультанты, менеджеры и руководители).

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Microsoft Windows Srvr, SQL Srvr, PostgreeSQL