Цели проекта

Проект был инициирован с целью создания современной, прозрачной и управляемой цифровой среды для осуществления закупочной деятельности в АО "ПО "Кристалл". Повышение операционной эффективности и устранение информационных разрывов между службами закупок, логистики, финансов и производственных подразделений стали ключевыми задачами автоматизации.

В основные цели проекта были включены:

• Автоматизация закупочной функции — создание инструментария, позволяющего специалистам закупок осуществлять планирование, контроль и исполнение закупок в едином цифровом контуре;

• Повышение оперативности и прозрачности закупочных процессов, включая формирование планов, обработку заявок, отслеживание исполнения закупок и контроль перемещений МТР по складам;
• Создание единой базы номенклатуры материально-технических ресурсов (МТР) для устранения дублирующих и обобщённых позиций, повышения точности планирования и ускорения процесса согласования;
• Сокращение трудозатрат при сборе потребностей товаров, работ и услуг от различных подразделений за счёт стандартизации и цифровизации этого процесса;
• Формирование планов закупок с учётом ключевых корпоративных и регуляторных метрик, включая долю закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства (СМиСП), долю закупок отечественного происхождения, уровень конкуренции, количество договоров в электронной форме и другие показатели;
• Обеспечение интеграции между закупочной и финансовой функциями предприятия для синхронизации данных, планов и контроля исполнения обязательств;
• Внедрение инструментов аналитики и контроля, позволяющих управлять закупочной деятельностью на основе актуальных данных о статусах закупок, сроках исполнения, источниках затрат и уровне обеспечения подразделений;
• Повышение удовлетворенности внутренних заказчиков — цехов, ремонтных служб и производственных подразделений — за счёт своевременного и точного обеспечения необходимыми ресурсами.

В результате реализации проекта планировалось обеспечить не только технологическую модернизацию закупочной функции, но и повысить общий уровень управляемости, прозрачности и адаптивности процессов в масштабах всего предприятия.

Ситуация до внедрения

АО "Производственное объединение "Кристалл" — крупнейший производитель бриллиантов в России и Европе, одно из ведущих российских предприятий в своей отрасли, обеспечивающее полный цикл производства и технического обслуживания. Для стабильной работы производственных мощностей предприятию требовались высокая оперативность и точность в обеспечении структурных подразделений материально-техническими ресурсами (МТР), что напрямую зависит от эффективности закупочной деятельности.

На момент старта проекта закупочные процессы компании имели ряд критических ограничений:

• Отсутствовала автоматизированная система мониторинга статусов закупок, что затрудняло контроль на всех этапах исполнения;
• Не было интеграционного обмена данными между закупочной и финансовой функциями, что снижало согласованность и увеличивало сроки принятия решений;
• Не автоматизирован процесс планирования и исполнения закупок, в результате чего возникали дублирующие и обобщенные позиции номенклатуры, увеличивалась трудоёмкость при сборе потребностей;
• План закупок не формировался на основе ключевых метрик: доли закупок у СМиСП, уровня конкуренции, доли российских поставщиков, количества электронных договоров и т. п.;
• Общее качество сервиса закупочной функции не соответствовало потребностям производственных подразделений компании.

В качестве партнёра по автоматизации закупочной функции АО "ПО "Кристалл" была выбрана команда компании "1С:Первый Бит офис Спортивная", обладающая высокой экспертизой в области внедрения сложных проектов на платформе 1С. Ключевыми факторами при выборе стали наличие успешных кейсов в промышленном секторе, опыт реализации сквозных интеграций между функциональными блоками и способность адаптировать типовой функционал под требования конкретного предприятия без потери устойчивости системы. Подрядчик продемонстрировал готовность выстраивать взаимодействие в условиях ограниченного доступа к ИТ-инфраструктуре заказчика, что обеспечило гибкость реализации проекта и соблюдение регламентов безопасности заказчика.

Уникальность и инновационность проекта

Проект стал важным шагом в цифровой трансформации закупочной функции АО "ПО "Кристалл", обеспечив:

1. Создание инструмента для управления закупками, позволяющего своевременно обеспечивать структурные подразделения МТР;
2. Формирование единой базы номенклатуры МТР, необходимой для интеграции с ремонтной функцией, повышения качества взаимодействия, планирования потребности и учета складских остатков;
3. Повышение уровня автоматизации всех ключевых процессов закупочной деятельности:

• планирования;
• лотирования товаров, работ, услуг;
• организации закупок;
• заключения и исполнения договоров;
• логистики и перемещений МТР;

4. Внедрение инструментов аналитики, позволяющих строить детализированные отчёты по статусам закупок, срокам, заказчикам и другим ключевым метрикам;
5. Контроль затрат в разрезе структурных подразделений, что позволило повысить прозрачность финансовых потоков;
6. Увеличение уровня удовлетворенности внутренних заказчиков благодаря повышению оперативности и точности снабжения, включая функции по управлению ремонтами и обеспечению оптимального уровня коэффициента технической готовности (КТГ).

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:ERP. Управление холдингом" в АО "ПО "КРИСТАЛЛ"

Дополнительная информация к описанию проекта

В рамках проекта специалисты столкнулись с техническими ограничениями:

• Разработчики не имели удалённого доступа к базам заказчика;
• Среда разработки была развернута на стороне подрядчика (1С:Первый Бит).

Для решения этой задачи была организована ежевечерняя передача актуальных доработок в виде файлов конфигураций, что позволило поддерживать регулярный цикл тестирования и внедрения при соблюдении требований информационной безопасности со стороны заказчика.

Результаты проекта

В результате реализации проекта АО "ПО "Кристалл" получило современную автоматизированную систему управления закупочной деятельностью, обеспечивающую полный цифровой цикл — от планирования потребностей до контроля исполнения договоров и логистики перемещений материально-технических ресурсов.

Проект позволил устранить фрагментированность процессов, повысить прозрачность закупочной деятельности, сократить трудозатраты на сбор потребностей и сформировать единую базу номенклатуры для эффективного взаимодействия всех подразделений. Интеграция закупочной и финансовой функций создала условия для своевременного обеспечения производственных и ремонтных подразделений необходимыми ресурсами, а внедрение инструментов аналитики открыло новые возможности для планирования и контроля затрат.

Повышение операционной эффективности закупочной службы напрямую способствовало росту удовлетворенности внутренних заказчиков и укреплению устойчивости производственных процессов компании.

В ходе проекта было реализовано:

1. Автоматизация планирования потребности подразделений. Разработаны механизмы работы с потребностью на следующих этапах:

• Регистрация потребности (рис.1, рис.2, рис.3);

Для регистрации потребности используется документ "План закупок" со сценарием "Заявка на регистрацию потребности". При заполнении документа используются механизмы автоматического заполнения данных и ограничения ввода/корректировки информации:

• Автоматическое определение периода планирования. Потребность формируется на 15 месяцев (Календарный год + 1 квартал следующего года);
• Автоматическое заполнение потребности данными прошлого года;
• Автоматическое заполнение поля "Проект" для лимитированных товаров;
• Автоматическое заполнение поля "Статья бюджета", "Подстатья/мероприятие" и "Вид затрат";
• Автоматическое заполнение поля "Характеристика" для номенклатуры с характеристиками;
• Автоматическое заполнение поля "Выдача товара/получение услуги" для лимитированных товаров;
• Автоматическое заполнение поля "Количество" для лимитированных товаров;
• Автоматическое заполнение поля "Валюта";
• Автоматическое заполнение поля "Цена за единицу без НДС". Заполняется по определенному виду цен их прайс листа;
• Автоматическое заполнение поля "Цена за единицу по месяцам";
• Автоматическое заполнение поля "Стоимость" (по месяцам);
• Автоматическое заполнение поля "Источник норм, лимитов". Заполняется ссылкой на документ установки норм (Документ "План внутренних потреблений");
• Автоматическое заполнение поля "Количество" для лимитированных товаров по кнопке "Актуализировать нормы";
• Отображение информации об отклонениях в количественном и стоимостном выражении при актуализации потребности подразделениями (при изменении норм на лимитированные материалы);
• Выделение цветом строк с товарами, которые были добавлены вручную (установлены значения поля "Выдача товара/получение услуги" Циклическая, Разовая, Коррелирующая), если такие товары дублируются после актуализации потребности (для товаров указано значение поля "Выдача товара/получение услуги" Лимитированная).
• Ограничение корректировки 1 квартала планового года. При этом потребность в работах и услугах, закупаемых подразделением самостоятельно или через другое подразделение, может корректироваться;
• Ограничение корректировки потребности в статусе заявки "Сформирована", "На согласовании у руководителя подразделения", "Согласована руководителем подразделения";
• Ограничение выбора подразделений в поле "Заказчик";
• Ограничение выбора подразделений в поле "Инициатор";
• Ограничение корректировки потребности в лимитированных товарах;
• Ограничение указания конкретных наименований техоснастки;
• Ограничение выбора проектов по подразделениям;
• Ограничение выбора проекта "Нормы расходов" для значений "Лимитированная" и "Циклическая" поля "Выдача товара";
• Ограничение выбора статьи бюджета и подстатьи бюджета для товаров;
• Ограничение изменения поля "Выдача товаров/получение услуги" для лимитированных товаров (значение поля "Лимитированная");

Состояние заявки контролируется при помощи статусов - В работе, Сформирована, На согласовании у руководителя подразделения, Согласована руководителем подразделения, Отменена.

Рис. 1 – Документ План закупок со сценарием Заявка на регистрацию потребности

• Консолидация потребности (рис.4, рис.5, рис.6);

Для консолидации потребности используется документ "План закупок" со сценарием "Консолидированная потребность подразделения". Документ консолидации собирает документы регистрации потребности в разрезе подразделений. При создании документа используются механизмы автоматического заполнения и ограничения заполнения:

• Автоматическое заполнение табличной части формы потребности по кнопке "Заполнить потребность";
• Выгрузка табличной части потребности в файл Excel;
• Автоматическая актуализация потребности по лимитированным товарам при консолидации потребности (при создании документа "План закупок" с установленным статусом "На согласовании у руководителя подразделения"). При актуализации происходит проверка на дубли лимитированных товаров;

Рис. 4 – Документ План закупок со сценарием Консолидированная потребность подразделения

Рис. 6 – Итоговые количество и сумма за 12 и 15 месяцев

• Очищение потребности от остатков и применение страхового запаса (рис.7, рис.8, рис.9);

Очищение потребности от остатков происходит в документе "План закупок" со сценарием "Очищение потребности от остатков". Создается единый для всех подразделений документ.

При работе с документом доступны следующие функциональные механизмы:

• Автоматическое уменьшение заявленной потребности подразделения на количество свободных остатков на центральных складах (очистка от остатков);
• Ручное уменьшение заявленной потребности подразделения на количество свободных остатков на центральных складах (очистка от остатков);
• Просмотр остатков, страхового запаса, количества к закупке, товаров в пути;
• Возможность предварительного просмотра результатов очистки от остатков;
• Автоматическое резервирование товаров из свободного остатка при очищении потребности;
• Автоматическое создание заявок на выдачу товаров со склада (документы "Заказ на перемещение" и "Заказ на внутреннее потребление").

Рис. 7 – Документ План закупок со сценарием Очищение потребности от остатков

1С:ERP. Управление холдингом :
• Бюджетирование
• Планирование
• Закупки
• Корпоративные закупки
• Склад и доставка
• Процессы и согласование

Архитектура решения и масштаб проекта

Основные этапы реализации:

1. Проектирование системы:

• Проведение обследования и подготовка проектных решений по функциональным блокам:
• Планирование обеспечение потребности;
• Закупочный процесс;
• Учет договоров;
• Складской учет;
• Интеграции;
• Информационная безопасность.
• Определение требований к инфраструктуре и ИТ ландшафту.

2. Модификация и адаптация:

• Разработка дополнительного функционала;
• Подготовка программы и методики испытаний;
• Проведение интеграционного теста;
• Подготовка шаблонов миграции данных;
• Проведение испытаний на соответствие требований информационной безопасности.

3. Подготовка к ОПЭ и обучение:

• Проведение дистанционного обучения пользователей;
• Разработка инструментов миграции НСИ и остатков;
• Загрузка НСИ и остатков;
• Настройка прав доступа для пользователей;
• Подготовка регламента предоставления доступа.

4. Сопровождение в рамках ОПЭ:

• Оказание консультационной поддержки;
• Актуализация НСИ и остатков;
• Передача информационной системы на поддержку ИТ службе.