Цели проекта

1. Осуществить оптимизацию запасов ТМЦ. Уменьшить объем денежных средств, "замороженных" в запасах.
2. Повысить качество внутренних процессов.
3. Автоматизировать основные процессы управления и снизить влияние "человеческого фактора".
4. Повысить производительность труда на предприятии.
5. Внедрить единые правила ведения НСИ в КИС с учетом потребностей автоматизируемых блоков, в том числе создание справочников номенклатур, складов, статей затрат, статей доходов, контрагентов.
6. Снизить трудозатраты сотрудников организации и минимизировать ручные операции при ведении бухгалтерского и налогового учета.
7. Упростить поддержку и использование информационной системы бухгалтерского и налогового учета.
8. Повысить оперативность и качество подготовки управленческой отчетности.
9. Упростить анализ эффективности коммерческой деятельности и использования финансов предприятия.

Ситуация до внедрения

Акционерное общество "Внешнеэкономическое объединение "Алмазювелирэкспорт" – это многопрофильное предприятие, почти полвека занимающееся экспортом алмазов, бриллиантов, металлов платиновой группы и ювелирных изделий.

Компания создана в соответствии с приказом Министерства внешней торговли СССР от 19 февраля 1970 г. № 67 как Всесоюзное внешнеторговое объединение с исключительным правом экспорта алмазов, бриллиантов, металлов платиновой группы и ювелирных изделий. Приказ о создании Объединения был подписан Министром внешней торговли СССР Николаем Семеновичем Патоличевым.

До старта проекта ведение учета в компании заказчика производилось в разрозненных системах: регламентированный и налоговый учет в зарубежной системе, операционный учет, операционный учет в системе собственной разработки на базе СУБД Rocketsoftware D3 DBMS, согласование договоров в системе собственной разработки СУБД Postgres, автоматизированное Казначейство отсутствовало, сбор факта по управленческому учету и бюджетирование в Excel.

Историческая зарубежная учетная система и системы собственной разработки не обеспечивали выполнения всех необходимых задач по автоматизации процессов, функциональность требовала развития. Регламентированная отчетность заполнялась вручную и отправлялась по ТКС с помощью продукта 1С:Налогоплательщик. Отсутствовала возможность формирования в основной учетной системе регламентированных отчетных форм.

Бюджет доходов и расходов формировался в Excel, Бюджет движения денежных средств и лимиты не формировались, заявки на расходование денежных средств оформлялись на бумажном носителе, требовался сбор подписей всех ответственных лиц в соответствии с казначейским регламентом, а сбор информации о фактических данных в Excel требовал существенных затрат по времени, т.к. помимо ручного труда по сбору приходилось регулярно отслеживать изменения в бухгалтерских документах, следствием чего невозможно было оперативно сформировать управленческую отчетность, возникала сложность контроля финансовой и управленческой деятельности, планирования затрат и расходования денежных средств.

Уникальность и инновационность проекта

На проекте решались задачи адаптации функционала под потребности компании.

Одними из наиболее сложных доработок стали:

• Изменение механизма расчета себестоимости. Себестоимость новой ПСН в типовой конфигурации рассчитывается исходя из стоимости комплектующих ПСН. Однако в оперативном учете Заказчика себестоимость рассчитывается исходя из стоимости каждого камня. Суммы, рассчитанные в разных системах, могут отличаться. Приоритетным являлся оперативный учет, поэтому было разработано решение учета себестоимости, приходуемой на склад номенклатуры на основе данных, переданных из системы оперативного учета Заказчика. В целях отслеживания идентичности информации в оперативном и бухгалтерском учете была предусмотрена сверка данных по расчетной себестоимости и записываемой в регистры для списываемого со склада товара.
• Изменение типового механизма по учету НДС. В типовой конфигурации 1С не предусмотрено поступление комиссионного товара с типом налогообложения НДС "Экспорт". При реализации на экспорт комиссионного товара типовой функционал проверяет остатки в разрезе налогообложения НДС и не дает отгрузить на экспорт комиссионные товар, как так при поступлении он имеет другой вид налогообложения. Было разработано решение, направленное на обеспечение возможности реализовать комиссионный товар с налогообложением НДС "Экспорт".
• Интеграция со смежными системами. В связи с техническими особенностями исторических систем Заказчика интеграции с 1С:Документооборот и 1С:Комплексная автоматизация + БитФинанс была реализована посредством передачи файлов json. Исполнителем разработаны шаблоны данных файлов и механизм загрузки на стороне КИС. Заказчиком разработан механизм выгрузки данных по предоставленным шаблонам.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "БИТ.ФИНАНС.Холдинг" для "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:Документооборот" в АО "Внешнеэкономическое объединение "Алмазювелирэкспорт"
• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в АО «Внешнеэкономическое объединение «Алмазювелирэкспорт»

Результаты проекта

• Осуществлена оптимизация учета запасов ТМЦ. Уменьшен объем денежных средств, "замороженных" в запасах.
• Повышено качество внутренних процессов.
• Автоматизированы основные процессы управления и снижено влияние "человеческого фактора".
• Внедрены единые правила ведения НСИ с учетом потребностей автоматизируемых блоков, в том числе созданы справочников номенклатур, складов, статей затрат, статей доходов, контрагентов, управленческих статей оборотов, ЦФО, сценариев бюджетирования.
• Снизить трудозатраты сотрудников организации и минимизировать ручные операции при ведении бухгалтерского и налогового учета.
• Повышена оперативность и качество подготовки управленческой отчетности.
• Анализ эффективности коммерческой деятельности и использования финансов предприятия стал более доступным и информативным.

БИТ.Финанс :
• Налоговый учет
• Бухгалтерский учет

1С:Комплексная автоматизация

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Была произведена интеграция и синхронизация данных с внешними системами, в том числе интеграция с системой собственной разработки на базе СУБД Rocketsoftware D3 DBMS, интеграция с системой СУБД Postgres (алмазное сырье), доработка типовой синхронизации с 1С:Документооборот, доработка механизма синхронизации данных с 1С:ЗУП, ред. 3.0

Внедренные программные продукты:

1C:Комплексная автоматизация

БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет для "1С:Комплексная автоматизация"

БИТ.ФИНАНС.Холдинг для "1С:Комплексная автоматизация"

1С:Документооборот 8 КОРП

В ходе проведения предпроектного обследования и Исполнителем был проведен анализ существующих бизнес-процессов Заказчика, определены функционально-технические требования на основании, которых Заказчику было предложено внедрение комплексной информационной системы, максимально охватывающей все нюансы текущей деятельности бухгалтерии и финансово-экономического отдела, для повышения качества внутренних процессов, подразделений АО "В/О "Алмазювелирэкспорт", отвечающих за составление, исполнение контроля и анализа финансовых планов (бюджетов) предприятия, а также документооборота с целью автоматизации бизнес-процессов согласования, ускорения обработки договорной документации, канцелярии и контроля исполнительской дисциплины.

Проект длился 2 года и реализовывался в несколько этапов:

Предпроектное обследование – на данном этапе было проведено изучение и верхнеуровневое описание целевых бизнес-процессов Заказчика, актуализация требований к модели и интеграции будущей КИС. Проведено моделирование ключевых бизнес-процессов и выявлены функциональные разрывы.

Проектирование – на данном этапе совместно с Заказчиком была проведена приоритизация функциональных разрывов и разработаны частные технические задания на разработку нетипового функционала.

Разработка – на данном этапе в типовой функционал системы были внесены изменения в соответствии с требованиями Заказчика к целевой КИС. Проведено функциональное тестирование с демонстрацией Заказчику кастомизированного функционала.

Интеграция со смежными системами. В связи с техническими особенностями исторических систем Заказчика интеграции с 1С:Документооборот и 1С:КА + Бит.Финанс была реализована посредством передачи файлов json. Исполнителем разработаны шаблоны данных файлов и механизм загрузки на стороне КИС. Заказчиком разработан механизм выгрузки данных по предоставленным шаблонам.

Исходная архитектура:

Реализованная архитектура:

Групповой инструктаж пользователей – на данном этапе были разработаны печатные и видео инструкции, а также проведены демонстрации по работе с КИС для пользователей.

Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации – на данном этапе был произведен ввод предварительных начальных остатков автоматическим и ручным способом. Сверка по балансовым счетам БУ. Настроены интеграции со смежными системами. КИС подготовлена к старту ОПЭ

Опытно-промышленная эксплуатация – на данном этапе проведена организация работ по ведению параллельного учета до момента сдачи квартальной отчетности. Выполнена сверка результатов закрытия периода в исторической системе и КИС. Осуществлена поддержка пользователей по возникающим вопросам, очные консультации по нюансам работы в КИС, а также выполнены запросы по развитию функционала КИС.

При выполнении проекта мы столкнулись со следующими сложностями:

Исторические системы и целевая КИС сильно отличались по интерфейсу и перечню действий, необходимых для выполнения одинаковых операций, что вызывало определенные сложности при переходе в опытно-промышленную эксплуатацию.

Данный фактор не помешал успешному завершению проекта и реализации поставленных задач.

Реализация проекта обеспечила переход из отдельных систем (операционный учет, регламентированный учет в зарубежной системе, согласование договоров в собственной разработке, бюджетирование в Excel) в комплексную информационную систему.