Цели проекта

В рамках комплексного внедрения в АО "Полаир-Недвижимость" требовалось выполнить проект в минимальные сроки с фокусом на основные процессы создания ценности автоматизации бизнеса на предприятии и связанными с ними учетными задачами. Были выделены следующие цели:

• Автоматизировать, унифицировать и оптимизировать учетные процедуры и бизнес-процессы;
• Обеспечить оперативность и полноту отражения всех финансово-хозяйственных процессов в управленческом и бухгалтерском учете;
• Повысить оперативность, достоверность, качество и надежность учетных данных компании;
• Автоматизировать казначейские и финансовые процессы компании, что, в свою очередь, позволит повысить результативность управления ликвидностью, обеспечить платежи "точно в срок";
• Упорядочить информационные потоки внутри компании, стандартизировать и организовать необходимый контроль за построением, наполнением и корпоративной миграцией НСИ;
• Ускорить подготовку регламентированной и управленческой отчетности;
• Обеспечить сохранность данных и накопление статистики, необходимой для принятия управленческих решений;
• Обеспечить актуальную поддержку и обновление новой системы, соответствующей требованиям законодательства.

Ситуация до внедрения

Компания Polair™ — крупнейший российский производитель профессионального холодильного оборудования с широким ассортиментом и покупателями более чем в 20 странах.

Производство находится в г. Волжске с 1987 года. Сейчас в компании работает свыше 2500 сотрудников с сетью обслуживания профессионального оборудования для предприятий общественного питания и торговли по всей России.

Ассортимент Polair насчитывает более 10 000 наименований продукции со времени основания завода, 25 000 модификаций продукции.

Масштаб производства насчитывает:

• 2 500 000 м2 сэндвич-панели для холодильных камер в год;
• 105 000 шт. моноблоков и сплит-систем в год;
• 153 000 шт. холодильных шкафов в год.

Предпосылки проекта внедрения новой системы "1С"

На момент начала сотрудничества с интегратором 1С-решений оперативный, регламентированный и частично управленческий учет в компании "Полаир-Недвижимость" (Полаир) вели в информационной системе "1С:Управление производственным предприятием" (1С:УПП), которая была существенно кастомизирована. В связи с прекращением поддержи данного продукта с 2026 года со стороны вендора требовался переход на более современное программное решение на платформе "1С:Предприятие 8".

До старта проекта перехода на современное программное обеспечение в части цифровизации бизнес-процессов наблюдались сложности в следующих вопросах:

• Планирование и контроль расхода денежных средств:
  • в исторической системе 1C:УПП отсутствовало планирование и контроль расхода денежных средств;
  • согласование заявок на расходование денежных средств осуществлялось вручную посредством электронной почты.
• Консолидация отдельных бюджетов ЦФО в единой системе:
  • планы расходования денежных средств по каждому Центру финансовой отчетности собирались посредством электронных таблиц и почты, что приводило к высокой трудоемкости и сложности процесса консолидации данных и подготовки необходимой отчетности;
  • сбор фактических данных для план-фактного анализа проводился также вручную в электронной таблице по данным регламентированного учета, что вызывало высокую трудоемкость в подготовки данных;
  • ведение бюджетов в таблице, что приводило к несвоевременному внесению бюджетных данных и отсутствию контроля их подготовки;
  • низкая скорость формирования, корректировки или согласования бюджетов и отчетности.

Отсюда ответственные лица компании испытывали трудности при принятии управленческих решений. Качество итоговых отчетов и прогноза зависело от конкретных сотрудников с уникальным набором знаний.

• Управление производством и оптимизация планирования:
  • организация бизнес-процессов на предприятии до начала внедрения была неоптимальной и требовала от сотрудников работы в исторической системе с отключенным контролем остатков, что негативно сказывалось на точности производственного планирования и расчетах потребности в материальном обеспечении производства;
  • функциональность 1С:УПП в части выпуска готовой продукции не учитывала особенности бизнес-процесса, что приводило к существенному временному разрыву между фактическим выпуском изделий и фиксацией факта в системе;
  • в силу особенностей организации планирования материального обеспечения производственных подразделений мастера цехов не имели возможности изменить состав и количество запрашиваемых материалов;
  • до начала проекта в унаследованной системе отсутствовал механизм позволяющий в онлайн-режиме отслеживать количество забракованной продукции в партии производства и факт его устранения, что приводило к трудностям при планировании и отгрузке заказов.

Таким образом, не все бизнес-процессы оперативного учета, связанные с производственной деятельностью, продажами, закупками и складским учетом были автоматизированы в соответствии с текущими потребностями бизнеса. Требовался уход от учета и расчетов в электронных таблицах.

Также существовала потребность в развитии функциональности информационной системы в части автоматизации управленческого учета и подготовки бизнес-отчетности.

Необходимым было и изменение подхода к расчету себестоимости продукции Polair в рамках учета затрат по вспомогательному производству.

Как выбирали партнера и решение

При внимательном отборе партнеров-франчайзи "1С" выбор был сделан в пользу WiseAdvice-IT с 21-летним опытом внедрения систем комплексной автоматизации, обладающей статусом "1С:Центр ERP–Производство" и экспертной командой специалистов для быстрого старта проекта.

По результатам проведенного предпроектного обследования в компании "Полаир-Недвижимость" для реализации целевой архитектуры интегратор рекомендовал программный продукт "1С:ERP Управление предприятием" (1С:ERP) в качестве системы для автоматизации оперативного, регламентированного, управленческого учета, а также финансового планирования и анализа.

Анализ функциональных требований показал, что значительное количество процессов может быть автоматизировано с использованием типового функционала решения "1С:ERP Управление предприятием". Наибольшая кастомизация типового решения необходима для реализации функциональных требований, связанных с особенностями процессов планирования, управления продажами, управления производством, управления качеством, а также для целей интеграций и управления мастер–данными.

На этапе моделирования для выявления требуемых доработок специалисты WiseAdvice-IT сформировали функциональную модель процессов "Полаир" на базе типового решения 1С:ERP, проанализировали возможности и способы реализации функциональных требований, определили функциональные разрывы и приоритеты их реализации для запуска системы с 1 января 2025 г.

Уникальность и инновационность проекта

1. Основная уникальность проекта внедрения Единой корпоративной информационной системы управления предприятием в компании "Полаир" – выполнение в короткие сроки с запуском системы в эксплуатацию с 4 января 2025 года в соответствии с Технологией корпоративного внедрения (1С:ТКВ), адаптированной под стандарты проектного офиса департамента автоматизации WiseAdvice-IT.

Технология позволяет создавать пользовательские системы любой сложности и масштаба. Выполнение проекта в соответствии с данной технологией позволило существенно снизить ряд специфических для ИТ-проектов рисков в части содержания проекта, сроков и бюджета, архитектурных ошибок и пр.

Разработка функционала проводилась по очередям (спринтам) в разрезе приоритетности требований к запуску системы. Такой подход позволил эффективно управлять проектом в рамках ограничений по срокам реализации проекта и удовлетворить потребность заказчика в расширении функциональности типовой системы 1С:ERP в соответствии со спецификой деятельности компании.

2. Функциональные блоки регламентированный учет и бюджетирование автоматизированы и запущены практически в типовой функциональности (количество доработок минимально).

3. Реализована новая подсистема "Управление качеством". В рамках разработанной функциональности данной подсистемы автоматизирована система учета и контроля качества готовой продукции, а также полуфабрикатов и сырья.

Необходимая функциональность также частично обеспечивалась типовым серийным учетом "1С:ERP Управление предприятием". Доработки были сделаны в части одновременного учета готовой продукции по индивидуальным серийным номерам и категориям годности изделий. Первоначальная фиксация качества готовой продукции производится на этапе приемки, непосредственно в производственном подразделении. Учтены особенности учета и возможность перевода изделия из одной категории качества в другую. Для этих целей разработаны новый документ "Контроль качества готовой продукции" и необходимые регистры учета движения качества. Добавлены перечисления категорий качества и справочники причин возникновения брака.

Для полуфабрикатов и сырья реализована возможность входного контроля качества. Автоматизировано присвоение первоначальной категории качества при приемке на складе в зависимости от настроек Номенклатуры (необходим или нет входной контроль). Добавлен документ "Корректировка качества" для изменения категории качества полуфабрикатов и сырья по результатам испытаний Отдела технического контроля. Реализованы справочники причин отнесения продукции к браку и регистры, учитывающие движения категорий качества.

Реализован процесс работы с претензиями покупателей. Добавлены документы учета претензий, принятых в работу. Автоматизирована цепочка документов от приема претензии до передачи покупателю замененной номенклатуры – создание документов "на основании". Добавлен новый документ "Заказ по претензии". Разработаны специализированные печатные формы актов по претензиям. Механизм позволяет связать все документы по каждой претензии и упрощает контроль за процессом ее исполнения.

Публикации о проекте

• Компания Polair вышла на новый уровень управления качеством холодильного оборудования за счет перехода на "1С:ERP Управление предприятием"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проектная команда WiseAdvice-IT провела большую работу по созданию и описанию методологических проектов:

1. По архитектуре НСИ.
   Систематизирована вся нормативно-справочная информация, накопившаяся за годы работы компании. Это позволило создать и внедрить единый, унифицированный стандарт для работы с НСИ во всех подразделениях компании.
   Предоставленные рекомендации позволили:

• Обеспечить единые принципы унификации представления нормативно-справочной информации в рамках внедрения единого корпоративного Комплексного решения на основе продуктов 1С;
• Сформировать на этой основе инструментарий по описанию единого информационного пространства для описания процессов Компании в области снабжения, производства, складирования и хранения, логистики, маркетинга, сбыта;
• Описать информационные потоки различных подразделений и служб компании;
• Обеспечить синхронизацию различных информационных и учетных систем компании;
• Учесть специфику хозяйственной деятельности, принятую в "Полаир-недвижимость»" систему управленческого учета и отчетности для анализа результатов деятельности, принятия управленческих решений и формирования перспективных планов.

2. По расчету себестоимости.
Описаны основные аналитики и настройки ERP-системы, используемые для расчета себестоимости, а также предоставлены рекомендации, что позволило:

• Установить общий подход и детальную структуру аналитических разрезов, используемых при расчете себестоимости с помощью учетной системы "1С:ERP Управление предприятием";
• Систематизировать классификаторы статей расходов, применяющихся при расчете плановой и фактической себестоимости продукции (работ);
• Зафиксировать правила распределения прямых и косвенных производственных расходов для включения в себестоимость продукции (работ);
• Распространить действие методики на расчет себестоимости всех видов производимой компанией продукции (работ) при плановом и итоговом фактическом расчете себестоимости;
• Предусмотреть необходимые формы отчетности для анализа плановой и фактической себестоимости продукции (работ);
• Предусмотреть расчет необходимых целевых показателей эффективности производственной деятельности компании;
• Использовать принципы расчетов для целей управленческого учета предприятия.

Результаты проекта

• В сжатые сроки произведен полный переход двух подразделений "Полаир-Недвижимость" на современную учетную систему, разработанную по бизнес-требованиям компании на базе "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5 с полным переносом бухгалтерского и налогового учета в новую конфигурацию и интеграцией со смежными системами компании;
• Автоматизирована система учета и контроля качества готовой продукции, а также полуфабрикатов и сырья, что привело к сокращению трудозатрат подразделения на 10%. Учтены особенности учета и реализована возможность перевода изделия из одной категории качества в другую. Для полуфабрикатов и сырья реализована возможность входного контроля качества. Реализован процесс работы с претензиями покупателей;
• Разработан и внедрен механизм учета и присвоения порядковых серийных номеров готовой продукции и значимых компонентов (электронный блок управления и компрессор). В том числе организовано ведение, хранение и присвоение серийных номеров по видам продукции, с различной префиксацией;
• В соответствии со спецификой работы заказчика доработан механизм печати этикеток. Механизм учитывает виды и категории продукции. Печать этикеток производится оперативно в момент приемки готовой продукции из документа "Контроль качества готовой продукции";
• На 10% повысилась оперативность ведения заказов, производственного и управленческого учета, формирования отчетности в компании. Расчет фактической себестоимости номенклатуры стал точнее;
• Создано автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника отдела сопровождения продаж, что позволяет сотруднику в "одном окне" видеть остатки и заказанное количество Номенклатуры. При необходимости в этом же окне производится указание количества для резервирования либо реализации. АРМ производит пакетную обработку документов "Заказ клиента" и "Реализация товаров и услуг", что привело к экономии трудозатрат ответственных сотрудников;
• Реализовано уточненное отражение затрат по подразделениям вспомогательного производства, осуществляющих разные виды деятельности;
• Исключено наличие отрицательных остатков в новой учетной системе, что также положительно сказывается на точности в расчетах себестоимости;
• Для производственных подразделений разработаны специальные удобные рабочие места, которые позволяют экономить время на внесение информации, быстро создавать и корректировать документы;
• Автоматизирован процесс отгрузки готовой продукции с использованием терминалов сбора данных;
• Благодаря ведению учета в единой системе появилась возможность расшифровать отчетность до первичных документов;
• Автоматизирован бюджетный процесс в компании и формирование управленческой отчетности: настроены отдельные бюджеты расходов 28 подразделений, бюджеты доходов по 3 направлениям деятельности, настроены механизм разделения общей плановой выручки по группам аналитического учета, расчет бюджета производства в зависимости от графика работы цехов и производственных мощностей, мастер бюджеты БДДС и БДР в сравнительном и скользящем вариантах. Отсюда снижена трудоемкость сбора плановых и фактических данных, повышена их точность с ростом скорости получения управленческой отчетности на 15%;
• Для контроля и организации перевозок реализован процесс на основе механизма оформления документов "Заявка на перевозку" из "Заказа поставщику" с последующей возможностью подбора перевозчика (вне системы), отслеживания статуса выполнения заявки (в системе), и формирования печатных форм "Договор-заявка на перевозку" и "Транспортная накладная";
• Разработанная подсистема планирования производства позволяет формировать задания на производственные участки, учитывая специфику производственных линий на разные группы продукции.
• Также разработан механизм, позволяющий в автоматическом режиме обеспечивать потребности производственных переделов в материалах и производимых полуфабрикатах.
  В процессе планирования учтена потребность по загрузке рабочих центров с учетом их наладки и мощностей;
• Работа сервисной службы была автоматизирована на основании интеграции с программой контроля гарантийного обслуживания, в рамках которой производится выгрузка данных по контрагентам, номенклатуре, серийным номерам на сайт сервисной программы. Благодаря механизму учета и присвоения порядковых серийных номеров для готовой продукции и значимых компонентов ускоряется процесс замены компонентов в рамках гарантийного обслуживания.
  Дополнительно для сервисной службы реализован отчет, который позволяет по серийному номеру продукции узнать, каким документом была оформлена реализация и какой компрессор и электронный блок использовался при производстве готовой продукции в рамках выбранного периода.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление закупками
• Управление продажами
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Управление складом и запасами
• Управление производством
• Управление качеством
• Межцеховое планирование (в рамках подсистемы Управление производством)
• Казначейство
• Управление финансами и бюджетированием
• Регламентированный учет

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:ERP Управление предприятием" под особенности процессов и требования компании. В качестве мастер-системы функциональной модели предполагается использование программы 1С:ERP на платформе "1С:Предприятие 8.3".

Масштаб проекта:

• В автоматизации участвовали все подразделения: управляющая компания в г. Москва и производственное предприятие в г. Волжск;
• Автоматизировано 200 рабочих мест;
• Внедрены и адаптированы под бизнес 8 функциональных подсистем, разработана подсистема "Управление качеством" и межцехового планирования;
• Настроены интеграции с различными программными продуктами, в которых работают сотрудники компаний группы Polair:
• интеграция c "1С:Бухгалтерия", используемой "Радакс" (компания-производитель теплового профессионального оборудования для кухни), в рамках которой производится загрузка данных со станка, формирование пакета документов по давальческой схеме в 1С:ERP. Интеграция реализована посредством "1С:Шина" для упорядочивания данных, доставки пакетов обмена в прогнозируемое время и во избежание потерь информации при остановках обмена между системами;
• интеграция c действующей программой контроля гарантийного обслуживания. В рамках интеграции производится выгрузка данных по контрагентам, номенклатуре, серийным номерам на сайт сервисной программы через протокол FTP;
• автоматизирован процесс обмена c системой "1С:Управление торговлей" компании "Партс Тайм" (официальный сервисный партнер заводов "Полаир" и "Радакс") для загрузки номенклатуры в документы реализации товаров и услуг с закрытием заказов клиента по ФИФО;
• интеграция c внутренней системой "1С:Зарплата и управление персоналом" реализована посредством прямого обмена справочниками и документами между системами по типовой схеме.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Atlassian Jira – программное обеспечение для отслеживания статуса, сроков и трудоемкости задач и контроля их исполнения, отслеживание и контроль устранения ошибок по проекту;
• Confluence – вики-система для ведения проектной документации в соответствии с проектной технологией, система удобна для командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.
• 1С-Коннект – система для учета обращений пользователей на этапах опытной и промышленной эксплуатации.
• Zoom – сервис видео-телефонии для проведения встреч и конференций.
• NextCloud – облачное хранилище для хранения и обмена данными с Заказчиком.