Цели проекта

• Цифровизация документации по нормам выдачи СИЗ, закупкам СИЗ, поступлению и списанию СИЗ, а также учета выдачи СИЗ.
• Оптимизация контроля со стороны сотрудников отдела охраны труда.
• Ведение учета СИЗ и СиОС в соответствии с Едиными типовыми нормами (ЕТН).
• Автоматизированное ведение личных карточек учета выдачи СИЗ.
• Автоматизация учета износа СИЗ и СиОС.
• Содействие сотрудникам в решении задач, связанных с их функциональными обязанностями, на современном уровне.
• Обеспечение сохранности и передачи данных по выданной спецодежде и СИЗ при переводе сотрудников между филиалами.
• Интеграция "Охрана труда" ("ИнформЦентр") с помощью "1С:Шина" посредством СУИ с системами: "1С:Управление холдингом" (в части выгрузки нормативно-справочной информации); Внутренним корпоративным порталом (в части интеграции антропометрических данных, выданных СИЗ); "1С:Управление производственным предприятием" (в части выгрузки документов по складскому учету, планированию закупок и выдачи спецодежды и СИЗ), "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" (в части выгрузки кадровых данных).

Ситуация до внедрения

Группа компаний ООО "Газпром бурение" и ООО "РусГазБурение" — крупнейшая нефтесервисная группа компаний на российском рынке, реализующая проекты по строительству скважин на условиях раздельного сервиса и генерального подряда. Группа компаний осуществляет управление проектами и оказывает полный комплекс нефтесервисных услуг на протяжении всего цикла строительства скважин, включая капитальное строительство, бурение, освоение и испытание скважин, а также инжиниринг процессов на суше и на шельфе по всей территории Российской Федерации. В компании работает более 26 000 сотрудников с представительствами в филиалах, расположенных в Уренгое, Оренбурге, Астрахани и других регионах России. ООО "Газпром бурение" активно развивается, расширяется и стремится к лидерству на рынке, обеспечивая высокотехнологичный сервис.

В настоящее время Группа компаний реализует проекты по схеме IPM, а также оказывает услуги по капитальному и текущему ремонту скважин, цементирование скважин, интенсификации и освоению скважин, восстановлению скважин методом зарезки боковых стволов, комплексу подготовительных работ, интенсификации притока методом гидравлического разрыва пласта. Кроме того, компания занимается изготовлением буровых растворов и утилизацией отходов бурения, спуском и свинчиванием обсадных колонн и насосно-компрессорных труб, обслуживанием и ремонтом систем верхнего привода, наклонно-направленным бурением и телеметрическим сопровождением.

До старта проекта в компании существовала сложная система учета средств индивидуальной защиты (далее - СИЗ). Структура компании включает административно-управленческое подразделение (АУП), 3 филиала и 9 дочерних обществ (для контура проекта). Учет в головной компании и ДЗО велся разрозненно: использовались собственные базы данных, каждая со своей спецификой учета. В копаниях применялись разные конфигурации и базы "1С" ("1С:УХ", "1С:УПП", "1С:ЗУП", НСИ), что затрудняло руководству компании отслеживание расчета бюджета на закупку СИЗ. Кроме того, возникали сложности с анализом обеспеченности складов спецодеждой для выдачи новым сотрудникам и сотрудникам, переведенным из других филиалов.

Из-за различий в системах учета "1С", возникла проблема разрозненной номенклатуры (СИЗ, спецодежды). Это усложняло централизованную закупку, и компания тратила значительные ресурсы на приведение данных к единой аналитической отчетности.

При заказе спецодежды на определенный период компании не хватало информации об антропометрических данных сотрудников для формирования более точного плана закупок и резерва. Нередко возникала ситуация, когда определенного размера СИЗ не хватало для выдачи новому сотруднику, в то время как остаток другого размера долгое время оставался на складе, и у данной номенклатуры истекал срок действия сертификатов соответствия. Это увеличивало затраты на закупку СИЗ и требовало значительных трудозатрат от сотрудников для планирования потребности в СИЗ по размерам на определенный период.

Нормирование выдачи СИЗ велось в бумажном виде и не соответствовало законодательству, а удаленность филиалов и отсутствие данных о размерном ряде сотрудников приводили к росту бюджета. Ответственные руководители не получали актуальную информацию о выдачи спецодежды, кадровых переводах сотрудников и не могли своевременно автоматически формировать отчетность для отслеживания и анализа бюджета. Кроме того, при переводе сотрудника между филиалами, спецодежда на прежнем месте работы полностью списывалась, а на новом месте работы производилась выдача полного комплекта СИЗ. В то время, как некоторые позиции спецодежды со старого места работы могли использоваться данным сотрудником в другом филиале. Этот факт также увеличивал затраты предприятия.

Для решения этих проблем было принято решение о внедрении новой информационной системы учета СИЗ. При выборе интегратора компания провела тщательный анализ рынка, изучив репутацию и опыт различных поставщиков. В результате выбор был сделан в пользу компании "1С:Первый Бит" (офисы Белорусская и NFP), которая обладает значительным опытом в реализации подобных проектов, строго соблюдает сроки и демонстрирует высокий уровень профессионализма. Компания оценила надежность и экспертизу "1С:Первый Бит" как наиболее соответствующие своим потребностям и ожиданиям.

Уникальность и инновационность проекта

Проект направлен на внедрение инновационной платформы "Охрана труда КОРП" для автоматизации и систематизации бизнес-процессов по закупке, учету и выдачи спецодежды. Рост компании и увеличение затрат на СИЗ стимулировали руководство к автоматизации учет размерного ряда сотрудников, оптимизации процессов закупки и выдачи СИЗ, а также внедрению электронных личных карточек.

Основная цель проекта — автоматизация и оптимизация процессов учета, закупки и выдачи СИЗ, а также интеграция различных информационных систем компании для повышения прозрачности и эффективности управления. Внедрение электронных личных карточек позволило сократить трудозатраты и повысить прозрачность контроля за использованием средств защиты. В рамках устранения выявленных функциональных разрывов были выполнены следующие уникальные доработки и интеграционные решения:

Автоматизация формирования характеристик номенклатуры

Создание характеристик по размерному ряду номенклатуры реализовано посредством доработки, формирующей размеры исходя из наименования СИЗ. Это снизило трудозатраты ответственных сотрудников при переходе в новую систему. При синхронизации данных со смежной системой "1С:УПП" доработка автоматически заполняла поля "Характеристика" номенклатуры в табличной части "Товары" документа "Поступления товаров", "Авансовый отчет", "Инвентаризации товаров на складе", "Списания товаров", "Оприходования товаров" и "Перемещение товаров", исходя из характеристики, привязанной к данной номенклатуре.

Реализовано создание "Характеристик номенклатуры" соответствующего размерного ряда, при загрузке новых позиций номенклатуры из базы НСИ на основе значений реквизитов "Наименование" и "Вид номенклатуры" справочника "Номенклатура". Это исключает ошибки и дублирование данных.

Автоматизация документооборота при переводе сотрудников

Реализовано автоматическое формирование документов "Списание спецодежды, СИЗ", "Оприходование товаров", "Выдача спецодежды, СИЗ" в случае, когда сотрудник переводится из одного филиала в другой. При проведении документа "Кадровые изменения сотрудников" (Состояние = Поступление) запускается Подписка на событие и проверяется наличие ранее созданного документа "Кадровые изменения сотрудников" (Состояние = Увольнение). Если он существует, то проверяются данные по выданным этому физическому лицу СИЗ и нормы выдачи СИЗ на новом месте работы, после чего формируется цепочка документов.

Автоматизация заполнения документа "Внутренний заказ"

Разработан механизм автоматического заполнения табличной части "Потребности" документа "Внутренний заказ" номенклатурой ТОН с учетом организации, указанной в шапке документа, а также номенклатуры с учетом приоритета. Добавлены реквизиты "Объект работ", "Оперативный проект" и "Базис поставки", что упрощает процесс планирования заказов.

Создание регистра сведений о СИЗ при переводе сотрудников

Создан регистр сведений "Сведения о СИЗ при переводе сотрудника между филиалами" для хранения цепочки связанных документов по выдаче СИЗ при перемещении сотрудника из одного филиала в другой.

Доработан справочник "Единые типовые нормы" (ЕТН)

Добавлена принадлежность элементов справочника "ЕТН" к конкретной Организации. Это позволяет разграничить данные между пользователи разных организаций и обеспечивает ввод уникальных норм для каждой организации. Кроме того, при выборе элементов данного справочника в документах, пользователи имеют доступ только к элементам своей организации. Добавлена проверка на заполнение обязательных реквизитов справочника и автоматическое заполнение предопределенными значениями. Это исключает ошибки при ручном вводе данных.

Разграничение доступа пользователей и назначение прав доступа

Реализовано разграничение доступа пользователей к данным, в соответствии с выполняемыми ими функциями. В "Охрана труда КОРП" настраиваются отдельные системные объекты типа "Роль", определяющие вид доступа к тем или иным типам объектов информационной базы. "Роли" группируются в более крупные объекты: "Профили групп доступа". Такая настройка выполняется в режиме запуска приложения "Предприятие". Определение профилей групп доступа и включение пользователей информационной базы в соответствующие группы обеспечивает необходимый объем полномочий для каждого пользователя в рамках экземпляра информационной базы. Это необходимо для соблюдения требований Федерального закона № 152-ФЗ.

Интеграция с корпоративным порталом

Реализована выгрузка личных карточек учета выдачи СИЗ для каждого сотрудника в формате XML посредством API на внутренний корпоративный портал компании для ознакомления. Сотрудники компании, в личном кабинете на внутреннем корпоративном портале, вносят свои антропометрические данные, которые передаются в "Охрана труда КОРП" для формирования дальнейшей потребности в СИЗ. Из "Охрана труда КОРП" в формате XML передаются "Личные карточки учета выдачи СИЗ", с которыми сотрудники могут ознакомиться.

Интеграция со смежными системами

Обеспечена интеграция с системами "1С:УПП", "1С:УХ" и "1С:ЗУП" через "1С:Шину" с использованием системы управления интеграцией (СУИ). Это позволяет синхронизировать данные между системами и исключает дублирование информации.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета, закупки и выдачи СИЗ в ООО "Газпром бурение" с помощью "Охрана труда. Версия КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект реализован по проектной технологии с поэтапным вводом в эксплуатацию. В рамках подготовки к запуску выполнена миграция и нормализация более 15 000 номенклатурных позиций СИЗ, проведена унификация 12 разрозненных карт норм выдачи в соответствии с актуальными требованиями законодательства РФ. Для обеспечения бесшовного обновления все доработки реализованы через механизм расширений конфигурации, что гарантирует сохранение совместимости с релизами вендора. Проведено обучение ключевых пользователей и специалистов охраны труда, разработаны и утверждены внутренние регламенты работы в системе. Архитектура решения заложена с учетом тиражирования на новые подразделения холдинга без изменения ядра интеграционного контура и бизнес-логики.

Результаты проекта

Группа компаний успешно перешла на новую модель управления бизнес-процессами в части учета средств индивидуальной защиты (СИЗ), внедрив комплекс систем на платформе "Охрана труда КОРП" для головной компании, ряд дочерних обществ находятся на этапе завершения опытно-промышленной эксплуатации.

В ходе проекта было реализовано:

• перевод нормирования выдачи СИЗ в электронный формат;
• автоматизация формирования характеристик номенклатуры;
• интеграция с внутренним корпоративным порталом компании;
• интеграция со смежными системами компании;
• система уведомлений и отчетность для руководителей;
• автоматизация планирования обеспечения СИЗ.

Ключевыми эффектами от внедрения автоматизированной системы "Охрана труда КОРП" являются как материальные, так и качественные и управленческие выгоды, в частности:

1. Качественные улучшения от внедрения были достигнуты за счет:

• внедрение единых стандартов и процессов для АУП, 3 филиалов и 9 дочерних обществ, что повысило прозрачность и согласованность данных;
• автоматизация процессов закупки и выдачи спецодежды, что значительно ускорило выполнение задач и повысило управляемость;
• интеграция с внутренним корпоративным порталом позволила автоматизировать сбор данных от сотрудников, оптимизировав процесс формирования заявок на средства индивидуальной защиты (СИЗ).

2. Материальные эффекты от внедрения были достигнуты за счет:

• централизованная система учета упростила контроль размерного ряда номенклатуры СИЗ, что привело к сокращению избыточных закупок и минимизировало риски повышения бюджета;
• автоматизация документооборота и отчетности позволила сократить трудозатраты профильных специалистов;
• внедрение превентивного подхода позволило снизить риски прямых и косвенных потерь, связанных с ошибками в учете и планировании.

3. Управленческие эффекты от внедрения были достигнуты за счет:

• организован централизованный источник данных для корпоративных аналитических систем, обеспечивающий согласованность и актуальность информации;
• руководители получают оперативную информацию о потребности в выдаче спецодежды, кадровых переводах и состоянии бюджета, что позволяет своевременно принимать управленческие решения;
• внедрена система разграничения доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников, обеспечивающая безопасность данных и соблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ "О персональных данных";
• настроена автоматическая выгрузка личных карточек учета выдачи СИЗ в формате XML в личные кабинеты сотрудников на корпоративном портале, повышая прозрачность и доступность информации;
• руководителям подразделений приходят оперативные уведомления о необходимости выдачи СИЗ сотруднику, замене и списании СИЗ.
• формируется ежемесячная отчетность по потреблению СИЗ с детализацией по подразделениям, сотрудникам, номенклатуре;
• автоматизированный процесс планирования обеспечения СИЗ позволяет исключить ручной поиск и выверку сотрудников, которым требуется выдача СИЗ в определенный период, что значительно экономит время и повышает эффективность работы.

ИнформЦентр: Охрана труда :
• СИЗ и СиоС

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение реализовано по клиент-серверной архитектуре.

Автоматизировано 50 рабочих мест (работа через тонкий клиент).

Система охватывает головное административно-управленческое подразделение (АУП) 3 филиала и 9 дочерних зависимых обществ холдинга, общая численность персонала которого превышает 26 000 сотрудников.

Интеграционный контур построен на базе "1С:Шина" с использованием СУИ, что обеспечивает бесшовный обмен данными между разнородными системами "1С" ("1С:УПП", "1С:УХ", "1С:ЗУП") и корпоративным порталом через API. Строгое разграничение прав доступа реализовано через профили групп доступа в соответствии с требованиями 152-ФЗ. Система принята заказчиком в промышленную эксплуатацию и функционирует в стабильном режиме.