Цели проекта

• Автоматизация учета
  • Внедрение аналитического учета и единых правил обработки финансовых данных.
  • Ликвидация разрозненных источников информации и создание централизованной системы.
  • Формирование профессиональной команды для работы с системой.
• Обоснование ценовой политики
  • Переход на принятие решений на основе достоверных данных.
  • Внедрение механизмов оценки и управления финансовыми рисками.
• Контроль денежных потоков и прибыли
  • Планирование и мониторинг движения денежных средств.
  • Прогнозирование прибыли на основе актуальных данных.
• Оперативное управление отчетностью
  • Регулярное формирование управленческой отчетности в автоматизированном режиме.
  • Повышение скорости и точности финансового анализа.

Ситуация до внедрения

SINOWAY Industrial Group — это российско-китайская компания, являющаяся крупным оператором 3PL международной торговли и логистики, также компания предоставляет услуги современной складской логистики, российского и международного экспедирования, аутсорсинга ВЭД, комплексные поставки оборудования, финансирование импортных поставок из Китая.

SINOWAY Industrial Group является действующим Уполномоченным Таможенным оператором и оказывает полный спектр таможенных услуг. Компания также осуществляет транспортировку грузов различной степени сложности, организует мультимодальные и проектные перевозки.

Компания начала свою деятельность в 2002 году и на сегодняшний день имеет 12 филиалов по всей России, центральный офис располагается в Екатеринбурге. Среди клиентов компании – крупнейшие предприятия Китая и России, строительные и производственные компании, предприятия электроэнергетической и нефтегазовой отрасли.

В 2023 году выручка компании достигла около 10 миллиардов рублей, а штат сотрудников увеличился в 50 раз. Этот резкий рост бизнеса создал новые вызовы, особенно в области управления финансами. Расчет прибыли и оплата счетов стали значительно сложнее и требовали более эффективного решения.

До внедрения новой информационной системы все финансовые потоки зависели от работы всего лишь двух сотрудников: бухгалтера, который осуществлял платежи, и генерального директора, который их утверждал. Финансовые документы хранились в хаотичном порядке, а согласование происходило через мессенджеры, такие как WhatsApp. Отсутствовали аналитический учет, а также профессиональная команда, ценовая политика не опиралась на твердые данные, а риски не формировались и не страховались, плановые потоки денежных средств и прибыль не контролировались.

Фактическая информация собиралась вручную из множества отдельных файлов и программ, включая Excel и различные модули 1С ("1С:Бухгалтерия", "Альфа-авто" и "1С:Зарплата и управление персоналом"). Процесс был трудоемким, постоянно возникали ошибки: забытые или дублирующие оплаты, потерянные данные и некорректные формулы в Excel значительно увеличивали риски финансовых нарушений.

Уникальность и инновационность проекта

• Скорость внедрения: удалось автоматизировать процесс казначейства за 1 месяц (проект был закончен раньше на 2 недели).
• Модульный подход: различные модули программного продукта были поэтапно интегрированы, что дало возможность бизнесу адаптироваться к изменениям и внедрять новые функции по постепенно.
• Собственная методология: была разработана и внедрена единая методология ведения управленческого и регламентированного учета с оптимизацией текущих бизнес-процессов.
• Простота настройки: интуитивно понятный интерфейс системы позволяет проводить донастройку решения без необходимости обращения к разработчикам, что ускоряет процесс адаптации и снижает затраты на поддержку.
• Интерактивные инструменты и дашборды: использование интерактивного дашборда для управления денежными потоками и автоматического формирования платежных документов значительно ускоряет процессы и минимизирует вероятность ошибок.
• Автоматизация сбора фактических данных: система автоматизирует формирование бюджета движения денежных средств, что позволяет создать точные и актуальные отчеты без ручного ввода информации.
• Гибкость системы: возможно настроить маршруты визирования и контроля, что позволяет учитывать потребности разных уровней управления и адаптировать процессы под конкретные бизнес-устройства.
• Поддержка современных технологий: внедрение возможности удаленного доступа, согласования и делегирования через Telegram-бота и мобильное приложение позволяет пользователям работать более эффективно и гибко.
• Исключение рутинных операций: за счет автоматизации значительно снижены трудозатраты на ручные операции, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Спустя месяц использования программного продукта были отмечены следующие результаты:

• Финансовый директор знает, где и как расходуются средства и может оперативно их контролировать.
• Корпоративная отчетность формируется в единой системе, обеспечивая прозрачность и достоверность данных.
• Получение управленческой отчетности ускорилось на 50%.
• У сотрудников финансового отдела освободилось время на важные задачи, трудозатраты на ручные операции в подразделениях сократились на 20%. В освободившееся время они заняты задачами в других проектах.
• Повысилась прозрачность учета движения денежных средств и качество отчетности, предоставляемой руководству.
• Финансовый директор тратит на согласование заявок на расходование ДС до 30 минут в день (если платежей много).
• Формирование БДДС на основе платежного календаря занимает меньше 1 дня и руководство знает, на какие цели идет расход средств.
• Сократилось время на формирование платежных документов благодаря рабочему месту казначея.
• Появилась возможность удаленного просмотра, согласования или делегирования с помощью Telegram-бота или мобильного приложения.

Рис 1. Пример интерактивного дашборда

БИТ.Финанс :
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Для компании, в частности для финансового директора, было важно погрузить всех руководителей центров финансовой ответственности в единый процесс:

• контролировать финансовые потоки и операционные расходы,
• мониторить точку безубыточности и маржинальность каждого SKU,
• оперативно отслеживать кассовые разрывы.

Поскольку внедрить систему требовалось как можно быстрее, проектные команды заказчика и исполнителя встречались два раза в неделю в формате удаленного доступа. Работы сдавались на специально подготовленной модельной базе, где они сначала были протестированы специалистами исполнителя.

После этого было проведено обучение для сотрудников и система была передана в опытно-промышленную эксплуатацию. Первую линию поддержки при запуске системы осуществляла команда заказчика, вторую – исполнителя.

Потребовалась первоначальная настройка и загрузка справочников, таких как организации, контрагенты, договоры контрагентов, банковские счета, валюты и прочее, а также настройка учетной политики бухгалтерского учета.

Проект реализовали в несколько этапов:

• I этап: Загрузка всех необходимых справочников в базу.
• II этап: Настройка алгоритмов визирования.
• III этап: Настройка механизма по установке и контролю лимитов.
• IV этап: Настройка прав доступа пользователям к подсистеме.
• V этап: Настройка системы оповещений пользователей по электронной почте для согласований заявок.

Ниже более подробно рассмотрели настроенные решения, которые помогли увязать в рамках единой цепочки работу руководителей, финансистов и бухгалтеров, а также значительно повысить оперативность принятия решений при большом потоке платежей.

Был настроен интерактивный дашборд, который помогает управлять планируемыми потоками денежных средств и следить за фактическим и планируемым остатком денежных средств. С помощью этого инструмента можно, например, автоматически сформировать платежный документ или «перетащить» сумму платежа на другой день или другой расчетный счет/кассу. См. рис 1. Пример интерактивного дашборда

В ходе доработки системы достигнуты значительные улучшения в процессах согласования и распределения финансовых потоков. Во-первых, модернизирован процесс видимости алгоритмов согласований, что позволяет ответственным лицам оперативно отслеживать текущий этап согласования заявки без необходимости входа в саму заявку. Это значительно повышает прозрачность и эффективность процессов согласования.

Дополнительно, разработаны новые процессы распределения платежей по НДС и утилизационному сбору на основе VIN-номеров автомобилей. Это решает проблему точного учета и своевременности расчетов, что, в свою очередь, оптимизирует финансовые потоки.

В результате этих доработок система показала улучшения в обработке платежей: все финансовые операции теперь фиксируются в рамках установленного графика. Заказчик перешел на трехдневный процесс оплаты, что позволяет эффективно управлять свободными средствами, размещая их на депозитах с наиболее выгодными ставками.

Система также обеспечивает полный контроль над расходами: компания знает, на какие цели и в каком объеме расходуются денежные средства в реальном времени. На основе полученных данных легко формируется бюджет движения денежных средств (БДДС), хотя на данный момент выполнение этой задачи осуществляется в Excel.

Кроме того, отчетность теперь доступна в режиме реального времени, а платежный день закрывается до 10:00 следующего дня, что способствует повышению оперативности и эффективности финансовых операций.