Цели проекта

1. Автоматизация ключевых бизнес-процессов Заказчика в части сбора факта по управленческому учету и консолидации для повышения скорости обработки информации и планирования корректирующих действий.
2. Повышение детализации подготовки управленческой отчетности для более прозрачного и точного планирования и учета денежных потоков.
3. Снижение вероятности человеческого фактора и улучшение целостности данных.

Задачи проекта:

1. Учет реестра заказов, расчет оперативного финансового результата при закрытии "Заказа".
2. Анализ выручки и затрат в разрезе аналитики "Заказ", ЦФО и проект.
3. Учета НЗП в УУ по "Заказам"
4. Анализа данных в управленческой отчетности остатков дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе аналитики "Документы расчетов с контрагентами"
5. Обеспечение возможности начисления амортизации ОС в УУ в разрезе аналитик ЦФО и "Заказ"
6. Отражение заработной платы и исчисленных налогов в УУ и обеспечение возможности распределять заработную плату сотрудников в УУ в разрезе аналитик ЦФО и "Заказ"
7. Закрытие счетов 20 и 90 в УУ в разрезе "Заказов" по определенным алгоритмам закрытия
8. Разработка регламентной операции реформации баланса при закрытии года
9. Исключение внутригрупповых оборотов по собственным юридическим лицам в бюджетной отчетности в части плана и факта и факта по МСФО.
10. Реализация не типовых отчетных форм (в количестве десяти) по доходам и расходам, денежным потокам с расшифровкой по управленческой аналитике.
11. Настройка обмена с внешней системой ПЕРСП_СОУП (Перспективная Система для ведения оперативного учета перевозок).
12. Обучение пользователей и формирование пользовательских инструкций.
13. Ввод остатков по счетам МСФО, настройка правил трансляции из РСБУ в МСФО, ввод системы в эксплуатацию.

Ситуация до внедрения

Компания Баррус осуществляет:

• Управление логистикой (3PL)
• Комплексные решения по перевозке генеральных и негабаритных грузов различными видами транспорта
• Разработка транспортно-технологических схем перевозок, технических заданий, планов организационно-технических мероприятий, графиков производства работ и др.
• Доработка транспортной инфраструктуры
• Решения по консолидации, складированию и хранению грузов в пунктах перевалки, дистрибуция
• Фрахтование морских и авиа судов
• Оказание услуг таможенного брокера и получение классификационных решений в любой точке РФ
• Доставка МТР до месторождений любыми видами транспорта
• Управление поставкой проектных грузов "от двери до двери"

На момент старта проекта управленческий учет был автоматизирован в СОУП и имел ограничения по формированию общих отчетов ввиду отсутствия в СОУП полного перечня операций.

В управленческой отчетности СОУП отсутствует возможность исключать плановые данные с учетом ВГО. В управленческой отчетности фактические данные получаются с учетом ВГО. Финансовые показатели анализируются посредством настроенных отчетов в СОУП. Валюта анализа отчетов СОУП – Доллар США.

Выявленные проблемы:

1. В БУ и УУ отличается учет ОС.
2. В БУ и УУ отличается дата принятия доходов по заказу.
3. В БУ и УУ отсутствует возможность балансировать налог на прибыль в БУ с помощью НЗП с возможностью расшифровки НЗП для целей БУ.
4. В БУ и УУ отличается схема принятия расходов и отражение выручки для комиссионной торговли.

Для учета результатов в разрезе направлений деятельности и географии используется ЦФО.

Выручка и производственные расходы формируются на основании заказов. Своевременное закрытие заказов является основополагающим условием корректного отражения выручки, производственных расходов и, как результат, операционной прибыли.

В регулярном бизнесе заказ создаётся в СОУП (система для ведения оперативного учета перевозок) на каждый запрос клиента и закрывается после выполнения всех работ и подготовки /сбора всех первичных документов по заказу. В проектном бизнесе, в отличии о регулярного, даже если запрос от клиента один, заказ в СОУП создается или на каждую поставку по проекту, или на отделимые этапы проекта, по которым можно выставить счет клиенту. В проектном бизнесе также допускается создание заказов под общие расходы по проекту, т. е. расходы, которые нельзя отнести к какой-либо конкретной поставке или этапу проекта.

Основная задача – закрыть заказ и получить финансовый результат по заказу как можно быстрее, но без потерь финансовой или аналитической информации.

Наиболее ответственным этапом является закрытие операционной прибыли. Каждый продающий ЦФУ должен убедиться, что выручка и производственные расходы отражены в полном объеме, для чего, перед закрытием, проверить незавершенное производство, не актированные счета и счета без даты реализации.

По результатам закрытого периода, не позднее чем на девятый рабочий день, финансовый отдел формирует предварительный отчет о прибылях и убытках для каждого ЦФУ и рассылает руководителям ЦФУ для ознакомления и проверки.

Производственные затраты признаются в периоде, в котором отражена выручка, к которой эти затраты относятся.

Учет ОС в УУ имеет ряд отличий от учета в БУ:

• Разные сроки полезного использования в УУ и БУ.
• В БУ и УУ различаются ежемесячные суммы начисленной амортизации.
• ОС, которые принимаются в БУ, могут не приниматься в УУ и списываться на расходы ЦФО единовременно.

В УУ необходимо обеспечить возможность анализа выручки внешним клиентам и выручки между своими ЦФО. При отражении выручки в УУ, сумма выручки внешним клиентам уменьшается на сумму выручки между своими ЦФО.

В управленческой отчетности присутствует возможность анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность в разрезе аналитики "Заказ". В БУ аналитика "Заказ" отсутствует, что затрудняет сбор требуемой отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

Часть реализованных на проекте отчетов из-за сложной логики расчетов, заложенной в структуру модулей, и большого объема данных формировалась в течение нескольких часов.

Потребовалось изменить логику построения отчетов, переведя алгоритмы расчетов в код запросов на СКД.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "БИТ.Финанс" в ООО «Баррус.Проектная логистика»

Результаты проекта

1. Автоматизированы ключевые бизнес-процессы Заказчика в части сбора факта по управленческому учету и консолидации, повышена скорость обработки информации и планирования корректирующих действий.
2. Повышена детализация подготовки управленческой отчетности, обеспечена прозрачность и точность планирования и учета денежных потоков.
3. Снижена вероятность влияния человеческого фактора и улучшена целостность учетных данных.

БИТ.Финанс :
• Управленческий учет
• Бюджетирование, финансовое планирование 
• Финансовый анализ 

Архитектура решения и масштаб проекта

БИТ.Финанс внедрен в единой базе данных 1С:Бухгалтерия.

Система внедрялась по проектной технологии "водопад" по следующим этапам:

1. Обследование
2. Моделирование и проектирование
3. Разработка и настройка
4. Обучение (в процессе сдачи разработанного и настроенного функционала)
5. Документирование (подготовка пользовательских инструкций по работе с системой – инструкция администратора, специалиста МСФО и по позаказному учету в системе)
6. Тестирование
7. Ввод в эксплуатацию

В процессе реализации возникали задачи, не зафиксированные в списке первичных функциональных требованиях, для таких случаев подписывались дополнительные соглашения на реализацию доработок и отдельных настроек.

Автоматизировано решение следующих задач:

1. Учет реестра заказов, автоматизация расчета оперативного финансового результата при закрытии "Заказа".
2. Анализ выручки и затрат в разрезе аналитики "Заказ", ЦФО и проект.
3. Учета НЗП в УУ по "Заказам"
4. Анализа данных в управленческой отчетности остатков дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе аналитики "Документы расчетов с контрагентами"
5. Начисление амортизации ОС в УУ в разрезе аналитик ЦФО и "Заказ"
6. Отражение заработной платы и исчисленных налогов в УУ и обеспечение возможности распределять заработную плату сотрудников в УУ в разрезе аналитик ЦФО и "Заказ"
7. Закрытие счетов 20 и 90 в УУ в разрезе "Заказов" по определенным алгоритмам закрытия
8. Отражение регламентной операции реформации баланса при закрытии года
9. Исключение внутригрупповых оборотов по собственным юридическим лицам в бюджетной отчетности в части плана и факта и факта по МСФО.
10. Реализация не типовых отчетных форм (в количестве десяти) по доходам и расходам, денежным потокам с расшифровкой по управленческой аналитике.
11. Настройка обмена с внешней системой ПЕРСП_СОУП.
12. Обеспечен ввод остатков по счетам МСФО, настроены правила трансляции из РСБУ в МСФО, проведен ввод системы в эксплуатацию.