Цели проекта

1. Перенести данные по управлению собственным транспортом в единую систему перевозок.
2. Усовершенствовать и доработать функционал системы для повышения эффективности взаимодействия с заказчиками и перевозчиками.
3. Разработать интеграционные механизмы обмена с внешними платформами и сервисами:

• Мессенджер Telegram - для информирования участников бизнес-процесса об изменениях на каждом этапе перевозки.
• Электронная почта - для упрощения документооборота с заказчиками и перевозчиками.
• "Почта России" – для отслеживания текущего состояния и местоположения отправлений.
• Биржа грузоперевозок SMART-LOGIST – для автоматической публикации тендеров на перевозки.
• "Транспондер ЗСД" (бесконтактный расчет за проезд по магистрали "Западный скоростной диаметр") – для мониторинга расходов на проезд по платным дорогам.
• "1С:Аналитика" – для построения BI-отчетов в веб-интерфейсе.
• Внешнее решение для управления автосервисным подразделением – для загрузки информации по выполненным ремонтным работам.

Ситуация до внедрения

ООО "Флит Компани" доставляет продукцию в сетевые магазины и оптово-розничные гипермаркеты, в том числе с соблюдением необходимого температурного режима.

Собственный автопарк перевозчика включает 60 транспортных средств грузоподъемностью до 20 тонн, включая автомобили и прицепы. Центральный офис находится в Санкт-Петербурге. "Флит Компани" выполняет перевозки по всей России благодаря долгосрочным контрактам с региональными автотранспортными компаниями.

Для наращивания темпов бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов возникла необходимость в модернизации используемой IT-системы компании. До проекта "Флит Компани" использовала несколько отраслевых решений:

• "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП" – для управления парком привлеченного транспорта;
• устаревшее самописное решение, созданное на платформе 1С, для управления собственным транспортом;
• внешнее решение для автосервиса – для использования в ремонтном подразделении.

Компании не хватало серверных мощностей, росли временные и финансовые затраты на поддержание разрозненных программ. Не было возможности развивать функционал системы для управления собственным автопарком.

Команде офиса "1С-Рарус" в Санкт-Петербурге поставили задачу централизовать управление и контроль всех направлений деятельности "Флит Компани". Основой для построения единой системы, кастомизированной под процессы предприятия, стало решение совместной разработки фирмы "1С" и компании "1С-Рарус" - "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП". Программа уже успешно зарекомендовала себя в управлении экспедиторскими услугами компании.

Уникальность и инновационность проекта

При доработке интеграции с "Почтой России" возникли некоторые организационные сложности, что было обусловлено масштабом структуры и необходимостью сложных согласований с технической поддержкой. Усложняло процесс интеграции то, что требовалось отправлять одновременно несколько сотен трек-номеров посылок.

В результате усилий проектной команды реализована автоматизация отправки пакетных запросов трек-номеров. В программе отображаются данные почтовой отправки с соответствующим статусом. Эта интеграция обеспечила полное представление о текущем состоянии и местоположении каждой посылки и значительно улучшила процесс мониторинга почтовых отправлений.

В процессе разработки функционала интеграции системы с мессенджером Telegram был досконально, вплоть до мелочей, проработан бизнес-процесс работы с заказом на грузоперевозку. Совместно с группой экспертов "Флит Компани" составлена подробная дорожная карта информирования участников процесса.

Уведомления об изменении статусов перевозки приходят как пользователям системы 1С - диспетчерам, логистам, службе безопасности (отвечающей за согласование выбранных перевозчиков), так и сотрудникам, выходящим в рейс.

Прослеживается весь процесс с момента поступления в компанию заказа, поиска, выбора, проверки и утверждения перевозчика, оформления заявки на перевозку и товаросопроводительной документации, мониторинга в пути, а также разбора проблемных ситуаций. Полученные автоматизированные инструменты позволили улучшить уровень качества перевозок собственным транспортом и усилить контроль за работой партнеров-перевозчиков.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности компании ООО "Флит Компани" с помощью информационной системы "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Нимченко Андрей Владимирович, руководитель по информационным технологиям и безопасности бизнеса, ООО "Флит Компани":

"В результате проекта создан потенциал для дальнейшего развития ИТ-экосистемы компании. "1С‑Рарус" разработал инструкции и провел обучение персонала, сопровождает и поддерживает систему. В планах развития: полный перенос блока автосервиса в единую систему, доработка подсистемы для службы безопасности, внедрение машинных технологий в работу с документацией".

Результаты проекта

1. Проектной командой "1С-Рарус" перенесен в единую систему и значительно доработан блок управления собственным транспортом. Основные изменения коснулись разработки и внедрения интеграционных взаимодействий с внешними платформами и системами. Автоматизированы процессы контроля каждого этапа перевозки, а также выполнения ремонтов автотранспорта.
2. Данные из системы управления транспортом загружаются в BI-систему "1С:Аналитика", что позволяет быстро и удобно формировать отчеты по анализу рентабельности услуг, выручке по менеджерам и другим показателям.
3. Усовершенствован процесс управления рекламациями. Сотрудники могут просматривать созданные рекламации и легко отслеживать статусы операций, создавать заявки на оплату.
4. Для усиления конкурентных позиций на рынке соискателей в компании создана уникальная система тарификации работы водителей собственного автопарка. В программе фиксируются показатели расчета, от которых зависит оплата. Для отслеживания эффективности введенной тарификации разработан отчет "Анализ заработной платы водителей".
5. Автоматическая синхронизация данных и интеграция с внешними платформами позволили оптимизировать использование ресурсов компании:

• В 5 раз ускорен процесс отправок заявок перевозчикам в результате доработки функционала отправки документов по электронной почте.
• Улучшена дисциплина по предоставлению товарно-сопроводительных документов благодаря автоотправке уведомлений перевозчикам.
• Существенно упрощен и ускорен процесс поиска деловых партнеров и организации транспортировки грузов за счет автоматической публикации тендеров на биржах грузоперевозок.
• Значительно улучшен контроль перевозок благодаря интеграции с "Почтой России" и информированию ответственных лиц через Telegram-Бот.

6. Трудозатраты по ведению учета снижены на 50% благодаря централизации информации по собственному автопарку, привлеченному транспорту и автосервису. Исключен множественный ввод данных в разные программы. Создан потенциал для дальнейшего развития ИТ-экосистемы компании.

1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП :
• Управление заказами
• Работа с привлеченным транспортом и проведение тендеров
• Тарификация
• Взаиморасчеты с контрагентами
• Учет рекламаций и штрафов
• Аналитические инструменты для управления рентабельностью перевозок
• Учет автомобилей, прицепов и оборудования
• Учет документов ТС и водителей
• Учет и обработка путевых листов
• Учет ГСМ и технических жидкостей
• Учет ремонтов и агрегатов
• Учет ДТП и штрафов водителей
• Складской учет запчастей и расходных материалов
• Учет работы водителей
• Аналитические инструменты для учета доходов и затрат автопарка
• Мобильное приложение Водитель УАТ

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП" предлагает множество интеграционных возможностей, позволяющих выполнять обмен данными с внешними сервисами и упрощать управление перевозками.