Цель проекта: разработать и внедрить автоматизированную систему управления автотракторной техникой для повышения эффективности эксплуатации автопарка ОАО "РЖД" и контроля оказания автотранспортных услуг для нужд ОАО "РЖД" внешними исполнителями.

• Перейти с зарубежной системы на отечественное отраслевое решение на платформе "1С:Предприятие".
• Перевести в новую систему 52 филиала, состоящих из 2 200 центров ответственности по управлению автохозяйством ОАО "РЖД" (11 500 пользователей).
• Выполнить кастомизацию решения "1С:Управление автотранспортом ПРОФ" для учета оказанных услуг внешними исполнителями, расчета нормативного количества техники и работы с путевыми листами, формирования внутренней отчетности.
• Настроить взаимодействие системы управления автотранспортом с автоматизированными системами ОАО "РЖД".

Функциональным заказчиком проекта автоматизации выступил Центр управления автотранспортом – структурное подразделение ОАО "РЖД".

Под управлением подразделений ОАО "РЖД" находится 29 500 единиц легкового, грузового, грузопассажирского автотранспорта, автобусов, а также крупнотоннажной и спецтехники для регламентных и аварийных производственных работ. 21% транспортных единиц переданы в аренду трем компаниям-подрядчикам по оказанию услуг для нужд РЖД.

Фото из карточек транспортных единиц в "1С:Управление автотранспортом". Предоставлено ЦАТ ОАО "РЖД"

Перед "ОЦРВ" в рамках принятой ИТ-стратегии ОАО "РЖД" поставлены масштабные задачи по цифровизации железнодорожной отрасли, унификации подходов к созданию и оптимизации работы информационных систем всех компаний, входящих в холдинг.

Ранее управление собственным парком и электронный документооборот с внешними контрагентами были организованы в зарубежной ERP-системе. В рамках импортозамещения стартовал проект перехода на отечественное отраслевое решение.

По результатам проведенного конкурса основой для построения единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами, а также контроля передачи в аренду транспортных средств выбрали "1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ" разработки компании "1С-Рарус". Исполнителями проекта выступили ООО "ОЦРВ" совместно с компанией "1С-Рарус".

Создание функционала расчета целевой структуры парка техники

Проектной командой реализован функционал отклонений фактического наличия парка от утвержденных целевых структур филиалов РЖД. Также разработан механизм определения парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе.

На основании регламентов технологической оснащенности структурных подразделений филиалов РЖД для обеспечения основного технологического процесса формируются и утверждаются целевые структуры парка филиалов. Фактическое наличие техники приводится в соответствие с утвержденными структурами.

Осуществляется автоматическое определение парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе на основании установленных критериев: работы парка за прошлый период, его технического состояния и возраста.

Реализована возможность формирования пообъектного перечня при двойном клике по заголовку столбца.

Подача заявок на предоставление автотранспортных услуг для нужд ОАО "РЖД":

Реализованы и настроены интеграционные взаимодействия с системами внешних исполнителей по договорам оказания автотранспортных услуг:

2. Обратный механизм обмена данными с третьим партнером по оказанию автотранспортных услуг:

Разработка индивидуальных форм путевых листов

В ОАО "РЖД" альбомом форм первичной учетной документации утверждены внутренние формы путевых листов для 6 видов техники. Каждая форма отличается наличием полей для отражения дополнительной информации, например, в путевой лист грузового автомобили добавлены поля по наличию прицепов, участвующим в поездке в составе автопоезда.

В систему формирования путевых листов включены обязательные поля, предусмотренные приказами Минтранса России, в том числе: вид сообщения, вид перевозки, срок действия путевого листа и др.

Кроме того, в путевых листах легковых автомобилей добавлены поля движения электричества для электромобилей. Пример автоматизированного в 1С путевого листа легкового автомобиля (электромобиля) приведен в разделе "Дополнительные файлы".

1) Повысилась достоверность и полнота данных для учета автотранспорта собственности ОАО "РЖД", как находящегося в самостоятельном оперировании подразделениями РЖД, так и переданного в аренду. Внедрение системы позволяет осуществлять эффективный мониторинг и управление транспортным парком, обеспечивая принятие обоснованных и своевременных управленческих решений.

2) "1С:Управление автотранспортом" помогает контролировать полноту и достоверность объемов оказанных внешними исполнителями услуг для нужд РЖД. Это минимизирует риски и финансовые расходы, а также значительно облегчает операционную нагрузку и позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах.

3) Переход на электронный технологический документооборот позволил минимизировать бумажную работу. Интеграция системы управления автотранспортом с решениями внешних исполнителей способствует высокой оперативности аутсорсинговой работы.

4) Внедрение системы электронных подписей упростило процесс подтверждения оказанных услуг и сверки данных, обеспечив более точное формирование бухгалтерских актов и выставление счетов.

5) Настроена передача информации в рамках самостоятельной эксплуатации техники и выдачи путевых листов. Из путевых листов данные о расходе топлива передаются в учетные системы для автоматического формирования акта на списание материальных ценностей.

6) Ускорен процесс оказания автотранспортных услуг за счет автоматизации подачи заявок. Ведение учета путевых листов в единой системе позволяет автоматически генерировать отчеты о работе автотракторной техники, включая пробег, время работы, расход ГСМ, статистику по технике, переданной в аренду, и объемы оказанных автотранспортных услуг.

7) Создан блок расчета отклонений фактического наличия техники от ее нормативного количества в подразделениях РЖД, который позволяет ответить на вопросы: сколько техники должно быть на предприятии согласно утвержденным нормативам, какой парк подлежит обновлению в отчетном периоде и в среднесрочной перспективе, и как найти баланс между использованием собственного автопарка и привлечением сторонних услуг. Упрощены процессы анализа эффективности использования автопарка и выявления неиспользуемых ресурсов.

8) Реализован строгий учет и контроль объемов оказанных услуг. В систему управления автотранспортом поступает информация от внешних исполнителей по оказанным услугам через талоны заказчика и малые технологические акты. Система помогает центрам ответственности по управлению автопарком верифицировать эти данные с объемами оказанных услуг, принятых к бухгалтерскому учету.

9) В системе настроены справочники тарификации оказанных услуг для 16 региональных железных дорог. Реализовано автоматическое отслеживание: корректности применения тарифов в малых технологических актах оказанных услуг; соответствия типов техники, указанных в заявках, тем услугам, что были фактически предоставлены. Выявление ошибок применения тарифов на стадии подписания талонов заказчика позволяет экономить средства, не оплачивая некорректно выставленные услуги.

10) Сокращены затраты на формирование регламентированной и управленческой отчетности. Информация собирается линейными подразделениями, которые являются балансодержателями техники, и иерархически структурируется до регионального уровня, филиала, полигона железной дороги и ОАО "РЖД" в целом. Система значительно ускорила процессы и сократила затраты на обработку данных, что упростило составление сводных отчетов на всех уровнях управления.

11) На 10% оптимизировано количество транспортных единиц в автопарке РЖД с момента запуска системы транспортного аутсорсинга и электронного технологического документооборота. Значительно сокращены расходы на содержание автопарка, техническое обслуживание и ремонты, оптимизированы налоговые отчисления, что позволяет направлять сэкономленные средства на модернизацию инфраструктуры и повышение качества автотранспортных услуг.

Динамика количества автотранспортных единиц ОАО "РЖД", 2021-2025 гг.

"Мы не собираемся останавливаться на достигнутом и продолжим развивать созданную систему. Во-первых, реализуем "Рабочее место механика" для управления техобслуживанием и ремонтами техники, находящейся на балансе наших филиалов. Во-вторых, автоматизируем процессы проведения ежегодной технической инвентаризации автотранспорта. Важным дополнением к системе станут информационно-аналитические панели с ключевыми показателями по всему автотранспорту ОАО "РЖД".

Виталий Валерьевич Градобоев, начальник Центра управления автотранспортом ОАО "РЖД":

"С первых дней работы нашего Центра мы ориентировались на автоматизацию и получение данных с минимальным участием человека. Наша основная цель – достичь результатов и стимулировать использование разрабатываемой системы, что для компании с многоуровневой структурой управления очень непросто.У нашей проектной команды получается эффективно внедрять изменения, демонстрируя, как ИТ-технологии могут преобразить работу государственных организаций".