Цели проекта

Автоматизация с нуля складских операций, связанных с ответственным хранением, включая выгрузку, погрузку, оформление документов и комплектации.

Ситуация до внедрения

Терминал Восток – компания, предоставляющая услуги ответственного хранения и обработки грузов. Склад имеет стратегически удобное место расположение для ведения бизнеса - третий транспортный узел по розничному товарообороту в России, учитывающий особенности транспортной инфраструктуры региона Свердловской области.

Комплекс состоит из 13 секций с высотой потолков 14 метров, что обеспечивает свободу для установки различных типов стеллажного и фасовочного оборудования без промежуточных колонн. Каждая секция оснащена современным холодильным оборудованием с температурным режимом от -20°C до +6°C, что позволяет эффективно хранить широкий ассортимент товаров.

В каждой секции предусмотрено 3-4 погрузочно-разгрузочных дока с современными опциями, что оптимизирует логистические процессы, способствует эффективной и быстрой обработке грузов.

1. Сотрудники склада вручную вводили данные в электронные таблицы, что увеличивало шансы на опечатки, дублирование и потерю информации, в связи с чем возникал неверный учет товара, путаница с поступлениями и отгрузками, а также потеря товаров;
2. В связи с тем, что Еxcel не позволяет эффективно в онлайн режиме передавать данные между отделами, замедлялось взаимодействие между операторами склада и водителями погрузочной техники, появлялись информационные пробелы между кладовщиком и руководителем склада, что затрудняло принятие оперативных управленческих решений;
3. В связи с тем, что кладовщики и операторы склада, использовали преимущественно ручные процессы, не соответствующие требованиям скорости и эффективности в области ответственного хранения, это приводило к снижение производительности, что усугубляло эффективность работы и увеличивало риски клиентской неудовлетворенность. Кроме того, из-за неэффективности ручных процессов возникали дополнительные расходы на ресурсы, включая время работников, которое можно использовать более эффективно.

Основными пожеланиями, озвученными со стороны руководства являлись автоматизация ручных операций сотрудников склада, сокращение времени на работу программных продуктов, а также повышение качества информации, обрабатываемой в рамках процессов.
Изменения затрагивали несколько смежных функциональных областей:

1. Управление поставками и запасами склада;
2. Планирование /бюджетирование;
3. Документооборот.

Ключевым фактором при выборе партнера-интегратора являлся опыт внедрения систем для автоматизации складского учета. Проведя анализ рынка, заказчик выбрал компанию "1С:Первый Бит" в Екатеринбурге.

Уникальность и инновационность проекта

Основным инициатором изменений стал директор склада ООО "Терминал Восток", который активно участвует в большинстве ключевых и вспомогательных процессов, а также выступает потребителем информации, формируемой в результате этих процессов. Компании необходимо своевременно получать аналитическую сводку как по оказанным услугам ответственного хранения, так и приемке, комплектации и отгрузке товаров. Данные используются для сверки фактических расхождений нахождения товара на складе, отслеживания остатков и движения товаров по адресам в любой момент времени, для контроля выполнения операций сотрудниками склада.

Ключевые требования к проекту:

• Скорость – время, необходимое для выполнения каждой задачи или этапа проекта, должно быть минимальным;
• Качество – автоматизация компании должна не только ускорить работу бизнес-процессов, но и обеспечить их эффективность и прибыльность.
• Полнота (аналитика) данных – руководству компании было необходимо иметь полное представление о ходе выполнения проекта.

На начальном этапе работ было проведено обследование анализа текущего состояния бизнес-процессов, по итогам которого, определены требования и возможности автоматизации.

Основными процессами, которые были выбраны для автоматизации:

1. Управление складом в режиме реального времени;
2. Оптимизация потоков сборки заказов и отгрузок;
3. Оптимизация документооборота с поклажедателями;
4. Внедрение штрихкодирования и системы контроля операций по штрих-кодам.

Для успешного внедрения системы автоматизации логистических процессов команда специалистов выбрала итеративный подход вместо классического метода Waterfall - метод, основанный на последовательном выполнении задач по очереди. Преимуществами данного метода являются: заранее известен бюджет и сроки, минимальное участие заказчика, высокое качество, прозрачность работы.

Проект стартовал с детального этапа моделирования, в ходе которого был подготовлен документ концепции, описывающий основные бизнес-процессы и взаимодействия в системе.

Запущены два параллельных направления:

1. Настройка системы, которая обеспечила интеграцию различных бизнес-функций;
2. Разработка уникальных функций для загрузки документов. Этот процесс позволил упростить ввод данных и снизить вероятность ошибок.

В рамках данного подхода, заранее подготовлена документация, описывающая процессы, а также одновременно проходило обучение сотрудников и настройка системы под задачи клиента.

При внедрении новой системы автоматизации логистических процессов перед интеграторами была поставлена задача по созданию комплексного решения для сбора и анализа статистики по выполненным операциям, которое должно обеспечивать автоматическую обработку данных на уровне сотрудников, а также по видам операций. В результате, разработали систему с акцентом на возможность дальнейших расчетов показателей эффективности (KPI) сотрудников. Кроме того, в процессе реализации адаптировали программу "1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом" для работы с различными типами штрих-кодов, в том числе с составными штрих-кодами, которые содержат в себе не только информацию о товаре, но и его весовые параметры, а также даты производства и сроков годности.

Реализована возможность загрузки данных в программу "1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом" из таблиц Еxcel. Для оптимизации данного процесса взаимодействия с клиентами, специалистами Первого Бита была разработана универсальная форма для загрузки данных в программу, что позволяет операторам склада эффективно обрабатывать информацию, поступающую по электронной почте от заказчиков. В результате тесного сотрудничества и договоренности с клиентами ООО "Терминал Восток", было достигнуто соглашение о том, чтобы все необходимые данные заполнялись непосредственно в разработанной форме. Это нововведение не только упростило процесс передачи информации, но и значительно снизило вероятность ошибок, что в свою очередь повысило общую эффективность работы склада.

Одним из основных вызовов проекта являлся подбор необходимых для склада этикеток, учитывающих специфические требования проекта: стойкость при хранении в условиях нижних температур (- 20 °C).

Кроме того, во время реализации проекта возникал ряд сложностей, требующих оперативного решения. Например, при настройке ответственного хранения изначально была разработана система, основанная на использовании палет, в рамках которой продукция раскладывается по компактным поддонам-паллетам, расположенных ряд за рядом. По мере работы над проектом было принято решение изменить подход, и система была адаптирована для хранения и обработки товаров в коробках вместо палет. Этот шаг позволил более гибко управлять различными размерами упаковок и упростил процесс обработки заказов. В результате перехода от палет к коробкам, улучшился процесс сборки и отправки заказов, так как использование коробок более комфортно и эффективно для определенных товаров, что также увеличивает скорость выполнения заказов.

В ходе проекта реализована важная задача по созданию сети Wi-Fi для офиса и склада, так как изначально у клиента отсутствовало необходимое подключение к интернету. Для обеспечения стабильной работы системы и эффективного доступа к данным, интеграторы подключили и настроили отдельные сети БИТ.WiFi, что значительно улучшило взаимодействие сотрудников и доступ к ресурсам. На начальных этапах проекта серверное оборудование было размещено в облаке, что предоставило команде высокую доступность данных и возможность удалённого доступа к системе. Использование облачной инфраструктуры способствовало гибкости работы, позволяя сотрудникам получать доступ к информации и программному обеспечению из любого места с интернет-соединением. В процессе внедрения были организованы две отдельные сети: одна для склада и другая для офиса. Разделение позволило улучшить безопасность и управление данными. Например, в офисной сети сотрудники могут оформлять документы, лицензии и подключаться к терминалам сбора данных, которые необходимы для выполнения операций на складе.

По результатам проекта, планируется дальнейшее развитие/расширение процесса для других видов оказываемых услуг (по мере появления).

Публикации о проекте

• Автоматизация нового склада компании "Терминал Восток" на базе 1С:WMS

• Внедрение ПП "1С:WMS Логистика. Управление складом " в ООО "Терминал Восток"

Дополнительная информация к описанию проекта

Руководитель проекта со стороны Заказчика Миронов Антон Сергеевич поделился своим мнением об опыте работы с командой "Первый Бит" в рамках проекта:

"Выражаем благодарность команде офиса Центральный г. Екатеринбург за профессионализм и решение поставленных задач. Своевременная обратная связь, соблюдение сроков, компетенции сотрудников позволили выполнить поставленные задачи перед бизнесом в срок!"

Результаты проекта

1. Оптимизированы потоки сбора и отгрузки заказов;
2. В три раза сокращено время на обработку входящего и исходящего продукта;
3. Настроена система, благодаря которой, руководство склада в онлайн режиме видит работу сотрудников, формирует необходимую документацию и отчеты для принятия управленческих решений.

1С:WMS Логистика. Управление складом

Архитектура решения и масштаб проекта

• 1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом 5;
• Интеграция с системой БИТ.WiFi.