Цели проекта

Основной целью проекта являлось формирование единого информационного пространства в области организации документационного обеспечения, договорной и закупочной деятельности, работы с обращениями граждан, учета журналов расшифровки скоростемерных лент, включая работу с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, а также повышение контроля исполнительской дисциплины.

В результате проекта должны быть реализованы следующие ключевые задачи:

1. Максимальное использование типового функционала конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 3.0 с полным сохранением функционала (в том числе доработанного) системы редакции 2.0, в том числе в части системы доступов и прав.
2. Миграция исторических данных с сохранением иерархии связей объектов и обеспечением разграничения прав доступа по историческим данным. Полный перенос НСИ и документов с 2012 года, перенос всех задач и процессов с 2023 года.
3. Интеграция с подсистемой оперативного мониторинга и управления (ОМиУ), объект интеграции — по блоку "Обращения граждан".
4. Одномоментный и полный переход на СЭД ред. 3.0: по завершению миграции пользователи полностью переходят в новую систему.
5. Производительность системы должна позволять осуществлять непрерывную работу не менее 800 пользователей одновременно в круглосуточном режиме.
6. Скорость реакции системы на действия пользователей в новой системе должна соответствовать средним значениям исходной системы.

Ситуация до внедрения

АО "Центральная ППК" - крупнейший пригородный железнодорожный перевозчик России, который осуществляет перевозку пассажиров в 9 регионах Российской Федерации.? Компания обеспечивает более 63% всех пригородных перевозок в нашей стране с показателем пассажиропотока в год в 524 млн.человек. На текущий момент штат компании составлен более 10 000 человек.

Инициация проекта была обусловлена рядом причин:

1. Использование устаревшей версии конфигурации, не развиваемой в части функционала вендором (релиз 2.0.19.1 от 26.05.2016г.).
2. Наличие постоянных проблем с отказоустойчивостью и надежностью, требующих постоянной поддержки со стороны подрядчика, что являлось трудозатратным и нецелесообразным.
3. Потребность в ближайшей перспективе в использовании функций, наличествующих в типовой поставке "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0 (в том числе в части ЭП, ЭДО, МЧД, интеграция с системой архивного хранения).
4. Потребность в пересмотре доработок системы с целью оптимизации функциональности и отказа от устаревших, либо избыточных функций.
5. Необходимость перехода на отечественное программное обеспечение в части операционной системы и системы управления базами данных (СУБД) в рамках реализации политики импортозамещения.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта был решен ряд специфических задач, обуславливающих уникальность данного проекта:

1. Устаревшие релиз и версия СЭД 2.0 не позволили использовать возможности типового модуля миграции на версию 3.0. Проектной командой был выполнен перенос и адаптация типового модуля "миграции данных", используемого в 1С:ДО ред. 2.1 в исходную ИС версии 2.0.
2. Параллельно с переходом на новую версию СЭД проектной командой были выполнены работы по переходу на отечественное программное обеспечение: в части операционной системы: с Windows на Astra Linux — Воронеж. В части СУБД — с MS SQL на PostgreSQL.
3. В сжатые сроки (1 месяц) была выполнена миграция большого объема данных: более 3 000 000 документов и НСИ, более 300 000 задач и процессов. Обеспечение беспрерывности работы пользователей в СЭД происходило за счет двухэтапной миграции данных: основной (всех документов, введенных по состоянию на 1.12.2023 и процессов за 2023 год) и дополнительной (документов и процессов, введенных пользователями в СЭД 2.0 за период основной миграции).
4. Большое внимание было уделено подготовке пользователей как залогу обеспечения беспрерывной работы ИС. Использовались различные форматы: текстовые инструкции, видеоинструкции, обучающие сценарии, очное обучение в малых группах, индивидуальное обучение ключевых пользователей.
5. На протяжении всего проекта проводился контроль качества кода и контроль производительности системы с помощью нагрузочных тестирований.

Схема 2 (Взаимодействие 1С:Документооборот, ред. 3.0 с другими информационными системами)

Пояснения к схеме:

• ОМиУ - оперативная система учета и мониторинга: система для ведения учета обращений пассажиров в АО "Центральная ППК"; ЕИС - единая информационная система закупок.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедренный программный продукт: 1С:Документооборот, ред. 3.0 (1С:ДО 3.0), релиз 3.0.11.25 от 17.07.2023г.

Результаты проекта

Количественные результаты проекта:

1. 100% пользователей исходной ИС перешли на работу в новой системе СЭД 3.0.
2. 100% запланированных исторических данных перенесено в новую систему: 3 000 000 документов и НСИ, 300 000 процессов.
3. 100% пользователей системы были охвачены мероприятиями в рамках обучения работе в новой системе. 272 человека прошли обучение в очном и онлайн формате.
4. В ходе опытно-промышленной эксплуатации системы было отработано более 2400 запросов от пользователей, из них 35% консультационного характера, 15% — связанных с настройкой прав доступа, 40% — связанных с ошибками, возникшими в результате миграции исторических данных.
5. Темпы ввода документов и запуска процессов в новой системе уже на этапе ОПЭ были сопоставимы с темпами работы в исходной СЭД, 25 000 документов и 35000 процессов в месяц, что говорит об успешности и полноценности проекта по переходу.
6. Производительность новой системы с учетом перехода на отечественное ПО в части СУБД и операционной системы соответствует целевым показателям — в среднем 3 секунды на проведение документа.

Качественные результаты проекта:

1. Упрощение работы со справочниками: единый справочник "Документы" вместо группировок по отдельным типам документов.
2. Обработка документов стала нагляднее и проще, а настройка более гибкая. Теперь в программе обработка документа состоит из последовательности действий, выполняемых по правилам обработки. А вся информация о действии над документом собрана в одном месте.
3. Появилась возможность делегирования прав не только по общим объектам, но и в разрезе конкретных видов действий задач и документов.
4. Значительно расширились возможности настройки прав доступов. За счет гибкой настройки появилась возможность точечно задать права сотруднику на каждом этапе процесса.
5. Выполнена оптимизация системы за счет аудита доработок, отказа от ненужной доработанной функциональности, максимального использования типового функционала новой версии конфигурации.
6. Достигнута независимость информационной системы от внешних факторов (экономических санкций) в силу полного использования отечественного программного обеспечения.

Количественные KPI информационной системы (экономическая эффективность):

1. Среднее время обработки запроса — сократилось на 30%.
2. Требуемое количество сотрудников IT-поддержки для конечных пользователей — снизилось на 20%.
3. Среднее время безотказной работы системы — выросло в 3 раза.
4. Среднее время ремонта/восстановления системы — сократилось на 35%
5. Целевая точка восстановления (максимальное количество информации, которое может быть потеряно при отказе системы) — уменьшилась в 5 раз.

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство (включая подсистему Обращения граждан)
• Претензионная работа
• Договора
• Закупки
• Контроль исполнительской дисциплины
• Нормативно-справочная информация
• Модуль интеграции Обращения граждан с внешней системой оперативного мониторинга и управления

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе "1С:Документооборот КОРП", версия 3.0.

В ходе проекта были адаптированы и настроены для работы на новой версии конфигурации следующие блоки системы:

1. Делопроизводство (включая подсистему "Обращения граждан").
2. Претензионная работа.
3. Договора.
4. Закупки.
5. Контроль исполнительской дисциплины.
6. Нормативно-справочная информация.
7. Выполнена интеграция блока "Обращения граждан" с внешней системой оперативного мониторинга и управления.

Проект включал в себя следующие этапы:

1. Обследование и разработка проектной документации: